Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
кадровой деятельности, по другим вопросам управления персоналом;
x службой документационного обеспечения управления — по
вопросам документирования и организации работы с документами, а также по согласованию распорядительных документов.
4.5. Кадровая служба
(служба управления персоналом)
На предприятиях России функции управления персоналом были традиционно разделены между такими подразделениями, как
отдел кадров, отдел организации труда и заработной платы, отдел
социального развития и некоторые другие, которые находились в
административном подчинении у различных руководителей предприятия. Подобная структура не соответствует современным требованиям управления, поэтому в настоящее время наиболее рациональной представляется единая служба по управлению персоналом
предприятия.
Кадровая служба офиса — одно из основных подразделений административной системы управления предприятием, осуществляющее
управление его персоналом.
Она является составной частью субъекта работы с кадрами. Основная задача управления персоналом предприятия — создание
наиболее эффективного кадрового потенциала, организация его развития и рационального использования для достижения организационных целей.
Имеются различные положения об отделах кадров, отражающие
их функции. В этих положениях прослеживаются три тенденции:
1) функции кадровой работы сводятся к выполнению вспомогательных обязанностей технического и информационно-учетного характера. В этом случае создается не столько отдел кадров, сколько
отдел их учета. Объем кадровой работы в его значительной части
возлагается на хозяйственного руководителя;
2) расширение функций службы кадров, чтобы добиться ее решающей роли в работе с хозяйственными кадрами. Все кадровые
вопросы решаются в самой фирме, и кадровую службу возглавляет
первый заместитель руководителя или сам руководитель;
3) существенное возрастание роли кадровой службы, расширение ее функций с сохранением в целом вспомогательной роли этой
службы.
Для определения функций службы кадров необходимо обозначить основные виды деятельности по управлению персоналом. К ним
относятся:
x определение потребностей фирмы в человеческих ресурсах;
51
x формирование персонала предприятия;
x развитие персонала;
x нормирование и оплата труда персонала;
x взаимоотношения администрации и работников офиса;
x режим труда и отдыха персонала;
x ведение кадровой документации.
Структура кадровой службы офиса может включать в себя подразделения, обеспечивающие управление определенными участками
работы: планирование численности персонала, отбор персонала, организация труда и условия его оплаты, повышение квалификации,
оценка и аттестация персонала и др.
В своей деятельности кадровая служба (служба управления персоналом) должна руководствоваться законами РФ и постановлениями Правительства, уставом предприятия и положением о его подразделениях, а также приказами и инструкциями.
Руководитель кадровой службы и его подчиненные должны
знать: трудовое законодательство, методические и нормативные материалы по вопросам управления персоналом, правила учета личного
состава и ведения кадрового делопроизводства, основы социологии
и психологии труда, быть профессионалом в кадровом менеджменте
и владеть современными методами управления персоналом. Должны быть хорошо подкованными в вопросах регламентации функций
структурных подразделений предприятия и его работников, иметь
представление о перспективах развития фирмы, в частности развития персонала.
Кадровая служба должна быть укомплектована профессионалами, способными решать широкий спектр вопросов деятельности
предприятия — менеджерами по управлению персоналом, юристами,
социологами, психологами, другими специалистами.
В своей работе кадровая служба взаимодействует:
x с руководством — по вопросам кадровой политики предпри-
ятия и распорядительной деятельности в отношении персонала;
x с юридической службой — по вопросам соблюдения трудового
законодательства, подготовки и заключения трудовых соглашений (контрактов) с персоналом предприятия, положения
дисциплинарных взысканий, вынесения поощрений, согласования приказов по личному составу и др.;
x со службой документационного обеспечения — по вопросам
документирования кадровой деятельности;
x с финансовой службой — по вопросам оплаты труда работни-
ков фирмы.
52
4.6. Техническая служба
Техническая служба в разных организациях может именоваться
как инженерно-техническая или служба материально-технического
оснащения. Эта служба предназначена для обеспечения и поддержания в надлежащем состоянии материальных и технических ресурсов
предприятия.
В организационном плане техническая служба может иметь в
своем составе следующие структурные звенья:
x отдел техники и инвестиций — изучает и проектирует разви-
тие материально-технической базы предприятия, обеспечивает
эксплуатацию трудового оборудования и технических средств,
ведет техническое обучение персонала;
x отдел снабжения (закупок) — осуществляет закупку всех ви-
дов необходимых материально-технических средств для внутреннего использования и в целях продажи, а также предназначенных к реализации товаров;
x подразделение средств связи — осуществляет их установку и
эксплуатацию, инструктирует правила использования этих
средств;
x транспортный отдел — ведает вопросами обеспечения транспор-
том, его эксплуатацией, организацией диспетчерской службы;
x отдел технического дизайна — проектирует размещение слу-
жебных помещений, их оборудование и оформление.
Техническая служба находится в подчинении заместителя руководителя офиса и главного инженера.
4.7. Социально-бытовая служба
Социально-бытовая служба офиса имеет своей основной задачей
создание для персонала офиса комфортных условий труда и отражает степень заботы руководства о своих служащих.
Структура этой службы в зависимости от масштабов организации может состоять из нескольких подразделений.
В их числе:
x административно-хозяйственный отдел, ведающий ремонтом
и эксплуатацией зданий и помещений, он обеспечивает в них
оптимальные санитарно-гигиенические условия;
x медицинская часть, оказывающая профилактические услуги
по охране здоровья и первую помощь при заболеваниях;
x группа питания персонала, организующая работу служебных
столовых, кафе, кафетериев, буфетов в офисе, а также обслуживающая протокольные мероприятия;
53
x группа организации досуга и отдыха персонала, организующая
культурно-спортивные и туристические мероприятия, а также
приобретение путевок для санаторно-курортного лечения;
x социально-бытовая служба должна укомплектовываться спе-
циалистами инженерно-технического профиля, медиками, социологами, менеджерами в области спорта и туризма.
Служба должна подчиняться одному из заместителей руководителя офиса.
4.8. Служба безопасности
Служба безопасности (охраны) офиса — обязательное для
офиса подразделение, выполняющее разнообразные функции,
основу которых составляют обеспечение стабильных условий труда
и защита деятельности офиса и его персонала от неправомерных
посягательств.
В организационной основе службы безопасности офиса должна
лежать продуманная система охраны прав предприятия, его собственности, персонала и информации от различного рода внутренних
и внешних угроз.
Объектами защиты от потенциальных угроз и противоправных
посягательств на предприятии являются:
x все категории персонала;
x финансовые средства, валюта, драгоценности;
x материальные средства — здания, сооружения, хранилища,
техническое оборудование, транспорт и иные средства;
x информационные ресурсы с ограниченным доступом, состав-
ляющие служебную и коммерческую тайну, а также иная конфиденциальная информация, информационные массивы и базы
данных, программное обеспечение, информативные физические поля различного характера;
x средства и системы информатизации — автоматизированные
системы и вычислительные сети различного уровня и назначения, линии связи, технические средства передачи информации, вспомогательные средства и системы;
x технические средства и системы охраны и защиты материаль-
ных и информационных ресурсов.
Служба безопасности подчиняется непосредственно руководителю предприятия, возглавляется начальником и может иметь в своей
структуре следующие подразделения:
x отдел охраны — включает секторы быстрого реагирования,
контрольно-пропускной службы и личной охраны;
54
x оперативный отдел — включает информационно-аналити-
ческий сектор, оперативно-технический сектор и сектор оперативной работы;
x отдел режима — сектор контроля документооборота, сектор
контроля использования технических средств и сектор охраны
служебных помещений;
x отдел инкассации.
Основными функциями службы безопасности офиса являются:
x защита прав коммерческого предприятия, его структурных
подразделений и сотрудников;
x сохранение финансовых, материальных и информационных
ресурсов предприятия;
x повышение имиджа и роста прибылей за счет обеспечения
качества услуг и безопасности его клиентов;
x обеспечение безопасности проведения конфиденциальных пе-
реговоров и совещаний.
Служба безопасности при исполнении своих функций должна
опираться на федеральные законодательные акты, указы, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, а
также на Уголовное право и Уголовно-процессуальный кодекс.
4.9. Служба связей с общественностью
и служба рекламы
Служба, обеспечивающая связи с общественностью (public relations — PR), имеет своей основной задачей создание для предприятия благоприятного климата как со стороны потенциальных клиентов и партнеров по бизнесу, так и со стороны общества.
В PR-службе могут выделяться подразделения, занимающиеся
следующими вопросами:
1) заказом маркетинговых, социологических, политологических
и прочих исследований; их анализом и синтезом, разработкой программ по формированию общественного мнения или измерению
его в пользу фирмы, организацией тендеров и выбором специальных PR-агентов для возможной совместной работы;
2) налаживанием корпоративных связей с общественностью,
формированием имиджа фирмы среди широких слоев населения,
коммуникациями с лидерами, создающими общественное мнение, —
официальными политиками, лоббистами, деятелями культуры, учеными и пр.;
3) взаимодействием со СМИ, организацией пресс-конференций,
подготовкой пресс-релизов, статей, радио- и телепередач, брошюр,
55
каталогов, бюллетеней, отчетов о коммерческой и общественной
деятельности фирмы, включая спонсорство и благотворительность,
пожертвования;
4) организацией презентаций фирмы, производимых ею товаров
и услуг, семинаров, экскурсий на фирму, юбилеев и других торжеств;
5) внутрифирменными PR: оптимизацией кадровой политики
фирмы, созданием системы внутрифирменного статуса, поддержкой
программ по работе с молодыми сотрудниками, ветеранами, пенсионерами, участием в разработке и проведением акции социального, культурного, спортивно-оздоровительного характера, планированием и осуществлением мероприятий для сотрудников фирмы в
нерабочей обстановке.
Служба PR тесно контактирует по ряду вопросов с рекламной и
социально-бытовой службами офиса.
В структуру PR-службы могут включаться такие подразделения,
как пресс-служба, протокольная группа, группа по связям с государственными и общественными организациями и др.
В штат PR-службы приглашаются специалисты по социологии,
психологии, маркетингу, менеджменту по связям, журналистике и т.п.
Деятельность PR-службы курирует один из представителей высшего менеджмента — вице-президент фирмы, заместитель генерального директора фирмы и пр.
Предназначение службы рекламы заключается в разработке и
организации рекламной деятельности организации. Она может состоять в зависимости от масштабов предприятия из самостоятельного отдела или отдельных специалистов. Служба рекламы непосредственно подчиняется заместителю руководителя офиса,
ведающему вопросами маркетинга.
4.10. Секретарская служба
Значение и задачи секретарской службы Ни одно предприятие, ни
одна фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность.
Любой руководитель нуждается в секретариате, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание.
На небольших предприятиях эту работу выполняет секретарь или
секретарь-референт, в крупных фирмах может создаваться секретариат, состоящий уже из нескольких работников.
В процессе развития административных служб были попытки
сокращения секретарского персонала и организации на предприятиях централизованных секретарских служб. Однако этот опыт
56
оказался неудачным и лишь подтвердил необходимость наличия
секретаря при руководителе. Секретарь связывает руководителя с
внешним миром и сотрудниками фирмы (офиса). Высококвалифицированному секретарю-референту поручается и подготовка
документов.
Слово секретарь (от ëàò. secretarius) первоначально означало
доверенное лицо. В настоящее время в словарях слово секретарь
определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного
лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».
Секретари — основная и наиболее многочисленная профессиональная группа конторских работников. Учитывая, что секретарь
является своеобразным символом офиса, его «лицом», требования к
этой категории работников в последнее время значительно изменились. Современный секретарь — это профессионал в управлении,
высококвалифицированный помощник руководителя, его референт.
Европейская ассоциация профессиональных секретарей определила,
что главная роль секретаря состоит в знании существа деятельности
руководителя и умении значительную часть его работы взять на себя. Такой секретарь может принимать решения, давать указания и
представлять своего руководителя в различных управленческих ситуациях. Конечно, секретарь не вмешивается в компетенцию руководителя, но обеспечивает и подготавливает непосредственную подготовку решений.
Совсем недавно малопопулярная и низкооплачиваемая профессия секретаря стала ныне одной из самых престижных в России. На
рынке труда она имеет постоянный спрос, а высокая заработная
плата привела к работе секретаря людей с высшим образованием.
57
Основные функции секретаря Функции секретаря и секретарской служ-
бы можно условно разделить на две группы. К первой относятся работы, связанные с делопроизводством и документированием, ко второй — бездокументное обслуживание и обеспечение процесса
управления.
Среди этих функций:
x документирование процесса управления;
x оперативное размножение документов;
x ведение делопроизводства;
x обеспечение быстрой передачи информации;
x ведение архива;
x организация информационного обслуживания;
x планирование рабочего времени;
x ведение контроля по закрепленным направлениям деятельности;
x организация всех видов коммуникаций;
x организация совещаний и обеспечение их работы.
Этот перечень может изменяться и дополняться в зависимости
от специфики и масштабов деятельности предприятия и сложившегося в нем разделения труда.
Требования, предъявляемые к секретарской работе Работа секре-
таря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой
общей культуры и образованности, но и специальных знаний и
навыков. Как правило, секретарь-референт должен иметь высшее
образование, обладать хорошими коммуникационными способностями.
Сфера профессиональных знаний современного секретаря довольно широка. Он должен знать:
1) правовые основы управления:
x административное, трудовое и хозяйственное право;
x законодательно-нормативные акты, определяющие порядок
работы организации, фирмы того типа, где он работает.
2) организацию управления:
x систему органов власти и управления в стране и своем регионе;
x принципы организации государственных, общественных, коо-
перативных и частных предприятий и объединений;
x отрасль, в которой он работает, ее взаимосвязи;
x задачи, функции и структуру предприятия, в котором работает,
его связи по вертикали и горизонтали;
3) основы менеджмента;
4) основы социальной психологии;
5) основы этики и эстетики;
6) делопроизводство и методы создания и оформления документов;
58
7) бездокументное обслуживание;
8) архивное дело.
Секретарь должен уметь пользоваться современными средствами
связи, компьютерной техникой, базой данных и информацией через
Интернет.
Все это должно содержаться в должностной инструкции секретаря-референта.
Деловые ɢ личные качества секретаря Работа секретаря отличается
быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач
и потребностью оперативного их решения, необходимостью часто
вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.
Поэтому при приеме на работу в должности секретаря предъявляются определенные требования к деловым и личным качествам
кандидата на замещение этой должности.
Ê деловым качествам относятся профессиональные навыки, в
числе которых, помимо специального образования и практического
опыта, умение принимать решение самостоятельно, в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому
поводу. Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не
будет предан своей фирме, организации.
На одно из первых мест выдвигается требование сохранения
служебной тайны, способность проявлять дипломатичность в деловых контактах с партнерами и клиентами.
 личных качествах важное место отводится умению адаптиро-
ваться, быстро переключаться с одного вида работы на другой и
способности одновременно выполнять несколько поручений.
Немалое значение имеет любезность, вежливость и доброжелательность по отношению к посетителям и сотрудникам. Отличительным свойством секретаря должна быть самоорганизованность,
стремление к профессиональному росту, коммуникабельность. Внешний вид секретаря должен привлекать опрятностью, умением одеваться, учитывая деловую обстановку.
Секретарь первый, с кем встречается посетитель, он последний,
кого видят, покидая офис. Деловые и личные качества работника,
поступающего на должность секретаря, могут быть проверены тестированием.
Коммуникационные сферы секретаря-референта Служебные комму-
никации составляют значительную долю профессиональных обязанностей секретаря. Эти коммуникации реализуются в различных
формах и проявляются как в непосредственном общении, так и в
общении при помощи средств связи (рис. 4.1).
59
Поскольку основным предназначением секретаря является организационное и коммуникационное обеспечение труда руководителя,
то очень важна эффективность коммуникаций «руководитель — секретарь».
Ðèñ. 4.1. Коммуникации секретаря-референта
Успех таких коммуникаций определяет не только высокий профессиональный уровень секретаря, но и психологическая совместимость с руководителем, умение постоянно поддерживать деловые
отношения. Секретарь создает условия для нормальной и эффективной работы руководителя, ограждает его от непроизводительных
затрат рабочего времени, осуществляет планирование рабочего дня
руководителя и обеспечивает выполнение запланированного. Секретарь должен проявлять тактичное внимание к руководителю и заботу о нем.
Секретарь в силу своих должностных обязанностей — связующее
звено между руководителем и подчиненным ему персоналом. Поэтому
именно от секретаря зависит создание и поддержание благоприятного
климата в коллективе, главной задачей которого является выработка
единой стратегии взаимодействия и организации эффективной совместной деятельности. Эффективным считается взаимодействие,
при котором цели достигаются с наименьшими затратами времени
и энергии, а само взаимодействие оставляет у его участников удовлетворение и желание сотрудничества. Такими целями руководствуется секретарь, организуя контакты руководителя с подчиненными
в виде еженедельного приема, различных бесед и совещаний, а также
при передаче указаний и заданий.
60
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]