Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
Персональные компьютеры, системы обработки текстов и обеспечения принятия решений, вычислительные сети, получившие название «интеллектуальные технологии», требуют радикального пересмотра всех процедур и методов административной работы.
Административный и конторский труд при этом рассматриваются не как второстепенные, обслуживающие по отношению к основному производству и сбыту продукции, а как основные элементы хозяйственного процесса.
ɗлектроннɵɣ îôèñ: ɫтратегия внедрения Изменения, сопровождаю-
щие внедрение электронных методов работы, происходят в социальных, психологических и организационных характеристиках административного управления.
Накопленный в этой области опыт повлек за собой научный
анализ, к примеру, неудачных проектов, факторов внедрения и ситуационного подхода, взаимопонимания разработчиков и пользователей, социальных изменений и др.
На основе этих разработок стратегия внедрения офисов будущего должна осуществляться согласно определенным правилам.
Чтобы проект офиса был эффективным, с первых же дней должна предусматриваться достаточно интенсивная эксплуатация всех
входящих в него систем.
В организации рабочей среды офиса и рабочих мест его служащих следует продумать систему компенсации негативных последствий автоматизации. С этой целью могут быть предложены открытые
«ландшафтные» офисы в сочетании со специальными перегородками, создающими эффект уединения и уюта, исключение фоновых
психологических нагрузок, приятный интерьер, удобная мебель,
снижение уровня шума, комфортная освещенность и др.
Главным параметром системы должно стать обеспечение свободного обращения за информационными услугами для всех сотрудников
офиса независимо от их статуса, если этого требуют их должностные
обязанности. Для этого информационная система должна охватывать
всех без исключения потенциальных пользователей предприятия. Это
необходимо также для преодоления социально-психологических
барьеров и создания благоприятного климата внедрения.
Следует учитывать характер взаимодействия различных категорий
работников офиса с системой. Для этого в проекте надо предусмотреть
несколько типовых уровней взаимодействия с оборудованием, каждый из которых должен иметь несколько ступеней сложности работы.
Учитывая, что коммуникации являются одним из основных
видов офисной деятельности, система должна обеспечивать эффективное взаимодействие пользователей и их групп. Другими словами, автоматизация не должна нарушать существующие системы
коммуникаций.
211
Офисная система Деятельность электронного офиса базируется на
создании офисных систем.
Офисная система — это программно-аппаратная среда, ориентированная на совместное скоординированное использование электронных методов обработки, передачи, использования и хранения
документов, которые могут быть представлены в виде текстов с привлечением любых средств графики и мультимедийных технологий.
В числе типовых задач офисной системы:
x обработка входящей и исходящей информации;
x чтение писем и ответы на них;
x интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;
x максимальное сокращение бумажного потока информации;
x автоматизация рутинных операций;
x управление выполнением заказов;
x передача документов на любые расстояния;
x обеспечение конфиденциальности и надежности и др.
Современные электронные технологии теперь позволяют не только проводить видеоконференции, но и работать в интерактивном режиме. Это стало возможным благодаря телекоммьютингу, дающему
неисчерпаемые возможности для электронного офиса.
Телекоммьютинг — новый электронный стиль работы, позволяющий использовать электронную технику и средства связи для
дистанционного выполнения конторской и управленческой работы
в офисе и за его пределами.
Интерактивная работа пользователей обеспечивает очень быстрое
получение необходимой информации, эффективно объединяет удаленных друг от друга пользователей.
Схематически электронный офис можно представить следующим
образом (рис. 11.1).
Ðèñ. 11.1. Схема электронного офиса
212
Сферы применения офисных систем практически неограниченны.
Их потенциальными пользователями являются:
x государственные учреждения (например, Госдума);
x финансовые структуры (банки, страховые компании);
x научные центры;
x коммерческие структуры любых уровней и многие другие.
Электронный документооборот Современная электронная канцеля-
рия основана на системе учета документов, соответствующей требованиям и стандартам российского делопроизводства, и реализована
на основе популярных пакетов управления документами. Главная
задача при организации системы управления документами — обеспечение ее интеграции с приложениями, создающими документы.
Это обязательное условие электронного документооборота. Следует
также обратить внимание на интеграцию системы с электронной почтой и факс-системами.
Столь же важной задачей является организация хранения документов, которая должна поддерживать устройства хранения разных
типов. При этом факторы доступности и стоимости хранения должны быть пропорциональны важности и актуальности информации.
Ведение электронного документооборота должно обеспечивать
поиск требуемого документа по множеству критериев, а это в свою
очередь требует организации индексирования документов.
Система электронного документооборота отвечает за управление
вводом документов в систему, хранение, маршрутизацию и обработку документов. При этом главной задачей остается информационная поддержка бизнес-процессов.
Переход от бумажных к электронным документам требует наличия технических и программных средств, позволяющих автоматизировать значительную часть этого процесса.
Вопросы архивного хранения информации решаются архивной
подсистемой электронного документооборота путем создания баз
данных. При этом для перевода всего массива бумажных документов в электронный вид используются системы массового ввода, позволяющие при помощи сканирования сначала обработать изображение документов и очистить их от дефектов, проиндексировать, а
затем ввести в базу данных.
11.2. Новые требования к персоналу
Кардинальные изменения в условиях труда служащих офиса
предъявляют новые требования к персоналу.
Прежде всего повышается его статус, изменяются и другие характеристики:
x уровень оплаты труда;
213
x возможности профессионального роста;
x комфортность офиса и условия труда.
Предполагавшееся ранее вытеснение из офиса людей машинами
не оправдалось, так как только человек может привести офисную
технику в действие и, самое главное, своим интеллектом задать ей
нужное для фирмы направление работы.
В условиях электронного офиса становится невыгодно использовать неквалифицированный персонал, в связи с чем существенно
меняются профессиональные требования к конторским служащим.
Современный сотрудник офиса должен иметь соответствующую
профессиональную подготовку.
Неизбежными станут и изменения в психологии персонала, для
мотивации и производительного труда которого современный офис
создает максимум возможностей и условий.
Основная идея автоматизации в офисе заключается в стремлении повысить эффективность труда за счет исключения повторяющихся трудоемких операций и передачи их информационной технике. В таких условиях персоналу офиса предоставляются большие
возможности для творческого и производительного труда, а также
для профессионального роста.
В условиях автоматизации административного труда существенно
изменяются требования к секретарским должностям. Современный
секретарь должен лучше знать процесс управления, иметь высокую
профессиональную подготовку и базовую подготовку согласно специфике предприятия. Расширяется сфера администрирования секретаря: в электронном офисе он уже может:
x принимать за руководителя второстепенные решения;
x распоряжаться отдельными статьями расходов (командиро-
вочные, канцелярские);
x руководить некоторыми видами конторских работ;
x готовить проекты важнейших документов;
x по поручению руководителя контролировать ход выполнения
работ.
Специальность квалифицированного секретаря стала престижной и дефицитной.
Отрицательными для персонала тенденциями в условиях электронного офиса являются интенсификация труда и разрушения сложившихся межличностных связей.
Изменение представления о роли и месте современного офиса в
бизнесе привело к пересмотру методов и качества подготовки конторских работников, которые признаны недостаточными и неудовлетворительными. Основные проблемы здесь — плохое знание грамматики и иностранных языков.
214
В офисах письмо является одним из основных средств коммуникации. Внедрение автоматизированного оборудования сокращает
число инстанций, при прохождении которых безграмотно составленные письма могут быть исправлены. Такие «документы» при
помощи современной техники беспрепятственно и быстро попадают к адресату, который, воспринимая полученную информацию,
может дать отрицательную оценку деловому уровню всего предприятия-автора, а также неправильно истолковать смысл сообщения
из-за ошибок.
Другая проблема качества персонала офиса — недостаточное
знание и применение современными клерками социально-психологических аспектов управления и теории коммуникаций.
Наконец, от работника офиса требуется основательная подготовка для эффективной работы с ультрасовременными офисными
технологиями. Изменяются и общие тенденции организации труда
и рабочего времени персонала офиса.
Общие рекомендации классической школы менеджмента, направленные на разделение и специализацию работ, имеют достаточно узкий диапазон применимости к условиям современного офиса, порождают значительное недоиспользование творческого и социального
потенциала персонала, состоящего из высокопрофессиональных служащих-универсалов.
Контрольные вопросы
1. В чем состоят предпосылки для создания безбумажного документо-
оборота?
2. Что представляют собой основы концепции офиса будущего (ОБ)?
3. Расскажите об основных позициях стратегии внедрения электронного
офиса.
4. Какие новые требования предъявляют к персоналу офиса?
5. Дайте понятие офисной системы и перечислите ее типовые задачи.
6. Что такое телекоммьютинг?
7. Какова схема функционирования электронного офиса?
8. В чем заключается сущность электронного документооборота?
215
К главе 1
1. Гаврилова Т.В. Управленческий труд в условиях рынка: Моногра-
2. Кендэ Г. Развитие и совершенствование служб управления. —
3. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления: Учеб-
4. Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США. —
5. Крылова Н.М. Управление офисом: Учеб. пособие. — М.:
6. Лунев В.Л. Тактика и стратегия управления фирмой: Учеб. по-
7. Страхова О.А. Деловое администрирование: Учеб. пособие. —
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ
СПИСОК
фия. — Новосибирск, 2000.
М.: Прогресс, 1970.
ник для вузов. — М.: ИНФРА-М, 1999.
М.: Наука, 1985.
ÌÓÏÊ, 1999.
собие. — М.: Финпресс, 1997.
СПб.: Ун-т экономики и финансов, 1995.
К главе 2
1. Кендэ Г. Развитие и совершенствование служб управления. —
2. Котин Л.В., Ларин М.В. Организация управленческого труда в
3. Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США. —
4. Крылова Н.М. Управление офисом: Учеб. пособие — М.:
М.: Прогресс, 1970.
государственных учреждениях. — М.: МГИАИ, 1986.
М.: Наука, 1985.
ÌÓÏÊ, 1999.
216
К главе 3
1. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству. — М.:
2. Должностные инструкции в торговле. — М.: Приор, 2000.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Доку-
4. Краткий курс торгового предпринимательства: Учеб. пособие. —
5. Крылова Н.М. Управление офисом: Учеб. пособие. — М.:
6. О’Шоннесси Дж. Принципы организации и управления фир-
7. Румянцева З.П., Филинов Н.Б., Шрамченко Т.Б. Общее управ-
К главе 4
1. Бизюкова И.В. Кадры управления. Подбор и оценка: Учеб. по-
2. Демин Ю.М. Секретарское дело. — М.: Бератор-Пресс, 2003.
3. Котин Л.В., Ларин М.В. Организация управленческого труда в
4. Краткий курс торгового предпринимательства: Учеб. пособие. —
5. Крылова Н.М. Управление офисом: Учеб. пособие. — М.:
6. Кузнецова Т.В. Работа с бухгалтерскими документами. — М.,
7. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. — М., 1996.
8. Положения об отделах предприятия: Справочник. — М., 2003.
9. Самыкина И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство
10. Степанов Е.А., Корнеев И.К. Информационная безопасность и
Интел-Синтез, 2000.
ментационное обеспечение управления. — М. — Новосибирск:
ИНФРА-М, 2001.
Ì.: ÌÃÓÊ, 2001.
ÌÓÏÊ, 1999.
мой. — М.: МГПресс, 2001.
ление организацией: принципы и процессы. — М.: ИНФРА-М,
1999.
собие. — М.: Экономика, 1998.
государственных учреждениях. — М.: МГИАИ, 1986.
Ì.: ÌÃÓÊ, 2001.
ÌÓÏÊ, 1999.
1997.
для секретаря. — М.: Бином, 1995.
защита информации. — М., 2001.
217
11. Страхова О.А. Деловое администрирование: Учеб. пособие. —
СПб.: Ун-т экономики и финансов, 1995.
12. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. —
Ì.: Äåëî, 1995.
13. Чумиков А.П. Связи с общественностью: Учеб. пособие. — М.:
Äåëî, 2000.
14. Положения об отделах предприятия: Справочник. — М., 2003.
К главе 5
1. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству. — М.:
Интел-Синтез, 2000.
2. Делопроизводство / Под ред. И.К. Корнеева и В.А. Кудрявце-
ва. — М.: Проспект, 2003.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Доку-
ментационное обеспечение управления. — М. — Новосибирск:
ИНФРА-М, 2001.
4. Кузнецова Т.В. и др. Делопроизводство (организация и техно-
логия документационного обеспечения управления). — М.:
ЮНИТИ, 2000.
5. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. —
Ì.: ÐÄË, 2003.
6. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. — М.: Приор-
издат, 2003.
К главе 6
1. Андреева В.И. Образцы документов по делопроизводству. — М.:
2. Богатая Т.Н. и др. Коммерческая корреспонденция в торгов-
3. Веселов П.В. Культура делового общения. — М.: ИВЦ Марке-
4. Делопроизводство и корреспонденция: Учеб. пособие. — М.:
5. Кирсанова М.В. и др. Деловая переписка: Учеб. пособие. —
Интел-синтез, 2000.
ле. — М.: Приор, 2000.
òèíã, 1993.
ÌÓÏÊ, 1997.
М.: ИНФРА-М, 2001.
218
6. Кузнецова Т.В. и др. Делопроизводство и документационное
7. Теппер Рон. Как овладеть искусством делового письма. — М.:
К главе 7
1. Делопроизводство и корреспонденция: Учеб. пособие. — М.:
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. — М.:
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Доку-
4. Краткий курс торгового предпринимательства: Учеб. пособие. —
5. Кузнецова Т.В. и др. Делопроизводство (организация и техно-
6. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с докумен-
7. Степанов Е.А., Корнеев И.К. Информационная безопасность и
8. Ярочкин В.И. Предприниматель и безопасность. Части 1 и 2. —
обеспечение управления. — М.: ЮНИТИ, 2000.
ЮНИТИ, Аудит, 1994.
ÌÓÏÊ, 1997.
ИНФРА-М, 2000.
ментационное обеспечение управления: Учеб. пособие. — М. —
Новосибирск: ИНФРА-М, 2001.
Ì.: ÌÃÓÊ, 2001.
логия документационного обеспечения управления). — М.:
ЮНИТИ, 2000.
тами организации. — М.: Тандем, 1999.
защита информации. — М., 2001.
Ì., 1994.
К главе 8
1. Адамчук В.В. Организация и регулирование оплаты труда: Учеб.
2. Баткаева И.А. Организация оплаты труда в условиях перехода
3. Бизюкова И.В. Кадры управления. Подбор и оценка: Учеб. по-
4. Гаврилова Т.В. Управленческий труд в условиях рынка: Моно-
5. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предпри-
пособие. — М., 2000.
к рыночной экономике. — М.: ГАУ, 1994.
собие. — М.: Экономика, 1998.
графия. — Новосибирск, 2000.
ятиях, учреждениях и организациях с изменениями и дополнениями. — М.: Минтруд, 1997.
219
6. Квалификационный справочник должностей служащих. — М.:
Минтруд РФ, 2001.
7. Котин Л.В., Ларин М.В. Организация управленческого труда в
государственных учреждениях. — М.: МГИАИ, 1986.
8. Крылова Н.М. Управление офисом: Учеб. пособие. — М.: МУПК,
1999.
9. Основы управления персоналом / Под ред. Б.М. Генкина. — М.:
Высшая школа, 1996.
10. Страхова О.А. Деловое администрирование: Учеб. пособие. —
СПб.: Ун-т экономики и финансов, 1995.
11. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. —
Ì.: Äåëî, 1995.
12. Трудовой кодекс РФ. — М., 2003.
К главе 9
1. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний:
Практ. пособие. — М.: Интел-Синтез, 2000.
2. Емельянов О. В бизнесе нет мелочей: этика рынка. — М.:
Прогресс, 2001.
3. Кей В. Делайте бизнес по-американски // Деловой мир. 2001.
¹ 40.
4. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Доку-
ментационное обеспечение управления. — М. — Новосибирск:
ИНФРА-М, 2001.
5. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления: Учеб-
ник для вузов. — М.: Норма — ИНФРА-М, 1999.
6. Котин Л.В, Ларин М.В. Организация управленческого труда в
государственных учреждениях. — М.: МГИАИ, 1986.
7. Крылова Н.М. Управление офисом: Учеб. пособие. — М.:
ÌÓÏÊ, 1999.
8. Кузнецова Т.В. и др. Секретарское дело. — М: Интел-Синтез,
1997.
9. Осипов Ю.М. Основы предпринимательского дела: Моногра-
фия. — М.: Гуманитарное знание, 2002.
10. Хойер В. Как делать бизнес в Европе. — М.: Прогресс, 2001.
220
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]