Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям функциональных служб.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и
оформления.
4.4. Визировать проекты документов, связанных с управленческой
деятельностью предприятия.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложение по улучшению документационного обеспечения управления, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения средств организационной и вычислительной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для
выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Принимать решения в пределах своей компетенции.
5. Ответственность çà:
5.1. Качество документов, представляемых им на подпись руководителя.
5.2. Небрежное, халатное отношение к учету и ведению дел.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, содержавшихся в документах.
5.4. Грубое отношение к работникам предприятия и посетителям.
5.5. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных данной инструкцией.
6. Взаимоотношения (связи по должности).
Секретарь-референт в процессе своей работы взаимодействует со
всеми функциональными службами по вопросам проверки исполнения
документов, подготовки и представления необходимых руководству материалов.
Заместитель руководителя
по управлению персоналом _______________________________
подпись
Юрисконсульт __________________________________________
подпись
«_____» ________________ãîäà
231
К главе 4
Приложение 4.1
О службе документационного обеспечения управления
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия (фирмы)
_______________________________
«_____»______________ãîäà
Íàè ì å íî â à íè å ï ðåä ï ðè ÿ ò èÿ ( ô èð ì û ) ______________ _ _ ___________________
Положение____________________________Дата___________________
Место составления ___________________________________________
1. Общие положения.
1.1. Служба документационного обеспечения, именуемая в дальнейшем «служба ДОУ» является самостоятельной функциональной
службой предприятия, ответственной за установление единого
порядка работы с документами во всех структурных подразделениях.
1.2. В своей деятельности служба ДОУ руководствуется приказами и
указаниями руководства предприятия, а также методическими
материалами архивных органов в области работы с документами и настоящим Положением.
1.3. Состав службы ДОУ включает: секретариат, подразделения (или
иные участки работы) по учету, регистрации и контролю, машинописное бюро, архив.
1.4. Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии со штатным расписанием предприятия.
1.5. Службу ДОУ возглавляют начальник, который назначается на
должность и освобождается от нее приказом руководителя
предприятия.
1.6. Начальник службы ДОУ должен иметь высшее образование и
стаж работы по делопроизводству в коммерческих структурах не
менее ________ лет.
2. Задачи и функции.
С целью установления на предприятии единого порядка работы с
документами, учитывая формализацию документационных процессов, а
также унификацию документов по их составу и содержанию и реко-
подпись
232
мендации Государственной системы документационного обеспечения
управления и стандартов на организационно-распорядительные документы, служба ДОУ выполняет следующие функции:
2.1. Разрабатывает технологию работы с документами на предприятии и в его филиалах, сводную номенклатуру дел и перечень
документов, образующихся в деятельности предприятия с указанием сроков их хранения.
2.2. Организует по поручению руководства предприятия подготовку
проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.
2.3. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов.
2.4. Осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, оперативный поиск и выдачу документной информации.
2.5. Контролирует исполнение заданий руководства предприятия по
документам, обеспечивающим основную деятельность.
2.6. Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в
деятельности предприятия для передачи их на хранение.
2.7. Совершенствует формы и методы работы с документами на
предприятии, в его функциональных службах и филиалах с учетом применения организационной и вычислительной техники.
2.8. Организует повышение квалификации работников предприятия
по вопросам совершенствования документационного обеспечения его основной деятельности.
3. Права.
Для выполнения указанных функций начальнику службы ДОУ пре-
доставляется право:
3.1. Требовать выполнение установленных правил работы с документами в функциональных службах и филиалах предприятия.
3.2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке
проектов документов по поручению руководства предприятия.
3.3. Давать рекомендации по сокращению промежуточной документной информации, образующейся в деятельности предприятия и
его филиалов.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их соответствующей доработки в случае нарушения установленных правил
и требований.
3.6. Давать рекомендации функциональным службам предприятия и
его филиалам по вопросам внедрения новых информационных
технологий.
3.7. Разрабатывать и подписывать Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее персонала.
233
4. Ответственность.
На начальника службы ДОУ возлагается ответственность за:
4.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами
на предприятии.
4.2. Невыполнение указаний и поручений руководства предприятия,
плана работы и несоблюдение необходимых условий труда работников руководимой им службы.
4.3. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.
5. Взаимоотношения (связи по должности).
Начальник службы ДОУ по характеру своей деятельности находится
в тесном взаимодействии с:
5.1. Руководителями функциональных служб предприятия — по
вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, работы совещательных органов, подготовки и предоставления материалов, необходимых руководству
предприятия.
5.2. Юридической службой предприятия — по правовым вопросам,
связанным с подготовкой документов.
5.3. Кадровой службой — по вопросам расстановки кадров и повышения квалификации сотрудников в работе с документами.
5.4. Службами материально-технического и хозяйственного обслуживания предприятия — по вопросам обеспечения средствами
организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, а также бытового обслуживания работников службы ДОУ.
5.5. Вычислительным центром — по вопросам оперативной обработки информации и соблюдения требований стандартов, Государственной системы документационного обеспечения управления и
Унифицированной системы организационно-распорядительной
документации.
5.6. Начальник службы ДОУ в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношение с другими коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения
документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов.
Руководитель службы ДОУ Подпись
Визы
234
Приложение 4.2
О юридической службе офиса
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель предприятия (фирмы)
_______________________________
«_____»______________ãîäà
Íàè ì å íî â à íè å ï ðåä ï ðè ÿ ò èÿ ( ô èð ì û ) ______________ _ _ ___________________
Положение____________________________Дата___________________
Место составления ___________________________________________
1. Общие положения.
1.1. Юридическая служба офиса является самостоятельным структурным подразделением офиса, ответственным за организационно-правовое обеспечение деятельности предприятия.
1.2. В своей деятельности юридическая служба руководствуется действующим российским законодательством; гражданским, трудовым, финансовым и административным правом; нормативными, методическими и другими руководящими материалами по
правовой деятельности предприятия; приказами и указаниями
руководства предприятия и офиса; правилами ведения учета,
составления отчетности о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, заключения и оформления хозяйственных и
иных договоров.
1.3. Наименование должностей работников юридической службы
устанавливается в соответствии со штатным расписанием офиса.
1.4. Юридическую службу возглавляет Главный юрисконсульт, который назначается и освобождается приказом руководителя
предприятия.
1.5. Главный юрисконсульт должен иметь высшее юридическое образование и стаж работы по специальности в коммерческих
структурах не менее _______ лет.
подпись
2.
Задачи и функции.
С целью правового обеспечения деятельности предприятия и защиты его правовых интересов юридическая служба выполняет следующие
функции:
2.1. Организует сбор, учет, систематизацию, хранение и ведение
справочно-информационной работы по законодательству и
нормативным актам, регламентирующим хозяйственно-финансовую деятельность.
235
2.2. Информирует руководство предприятия о новых законодательных и нормативных актах, дает компетентные заключения по
правовым вопросам, а также оказывает соответствующую юридическую помощь как функциональным службам предприятия,
так и отдельным его работникам.
2.3. Осуществляет предварительную проверку соответствия действующему законодательству приказов, распоряжений, инструкций, положений и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии.
2.4. Ведет работу по разработке условий и заключения хозяйственных договоров, обеспечивающих нормальное функционирование предприятия, и контролирует их выполнение.
2.5. Содействует подготовке и заключению коллективных договоров, трудовых соглашений (контрактов) с работниками предприятия и решению вопросов о досрочном их прекращении по
инициативе одной из сторон.
2.6. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению договорной и финансовой дисциплины, обеспечению
сохранности собственности предприятия, по борьбе с растратами и хищениями. Руководит подготовкой материалов о хищениях, растратах и недостачах, выпуске недоброкачественной,
нестандартной и некомплектной продукции (разработок) и об
иных правонарушениях для передачи их следственным и судебным органам. Принимает меры к возмещению ущерба, причиненного предприятию.
2.7. Готовит и передает от лица предприятия в судебные и арбитражные органы исковые и претензионные заявления, возникающие в процессе его деятельности.
2.8. Представляет интересы предприятия в суде, арбитраже, а также
других государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов.
2.9. Разрабатывает предложения по совершенствованию хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.
3. Права.
Для выполнения указанных функций главный юрисконсульт имеет
право:
3.1. Проверять соблюдение законодательств и нормативно-правовых
актов в процессе деятельности предприятия.
3.2. Приостанавливать выполнение распоряжений и указаний руководства предприятия, противоречащих законодательству, вносить обоснованные и компетентные предложения об их отмене.
3.3. Требовать от функциональных служб и отдельных работников предоставления информации, необходимой для осуществления деятельности юридической службы; требовать выполнения ее указаний в пределах функций, предусмотренных данным положением.
3.4. Привлекать специалистов для подготовки проектов документов,
образующихся как в деятельности предприятия, так и в юридической службе.
236
3.5. Осуществлять связь со сторонними фирмами (предприятиями,
организациями, учреждениями) и инофирмами.
3.6. Представлять интересы предприятия в суде, арбитраже, а также
в других государственных и общественных организациях при
рассмотрении правовых вопросов.
4. Ответственность.
На главного юрисконсульта возлагается ответственность за:
4.1. Незнание и неуведомление руководства предприятия о новых законодательствах и нормативных актах.
4.2. Несвоевременное и некомпетентное составление заключений
по возникающим правовым вопросам.
4.3. Неправомерное составление исковых и претензионных заявлений.
4.4. Несоблюдение конфиденциальности сведений, полученных от
руководства предприятия.
4.5. Некачественное и несвоевременное выполнение функций, возложенных на юридическую службу данным положением.
5. Взаимоотношения. Связи.
Главный юрисконсульт в своей деятельности находится в тесном
взаимодействии:
5.1. С руководителями функциональных служб — по подготовке и согласованию проектов положений, приказов по основной деятельности, инструкций, договоров, обязательств, контрактов и иных
документов; по вопросам обоснования заключений с приложением документов в соответствии с протоколами разногласий, претензиями и исками, справками, расчетами, заключениями, отзывами
для предъявления в судебные и арбитражные органы; по проведению (по поручению руководства) соответствующих проверок и
инспекций функциональных служб как на предприятии в целом,
так и в его подразделениях.
5.2. С службой маркетинговых исследований — по вопросам получения сведений об утверждении изменений цен на продукцию
и услуги предприятия, сметы расходов на содержание юридической службы.
5.3. С финансовой службой (бухгалтерией) — по вопросам получения
претензионных материалов, законченных и оформленных для
предъявления исков в органы арбитража и суда; заключений по
претензиям и искам в связи с отказами в оплате счетов и договоров; справок о перечислении денежных средств на основании рассмотренных претензий и исков; заключений и обоснований по договорам с установленными формами расчетов с заказчиками;
документов по фактам взыскания дебиторской задолженности со
сторонних фирм и отдельных граждан по договорам, а также по
вопросам предоставления руководством предприятия решений о
перечислении денежных средств по результатам рассмотрения
претензий и исков.
237
5.4. С кадровой службой — по вопросам подготовки и заключения
коллективных договоров и соглашений (контрактов) с работниками предприятия, наложения дисциплинарных взысканий и
поощрений, согласования приказов по личному составу, а также по вопросам перевода (перемещения) или увольнения отдельных работников.
Главный юрисконсульт Подпись
Âèçû
238
К главе 5
Приложение 5.1
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов
(на основе ÃÎÑÒ Ð.6.30-2003)
При подготовке документов используются следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юри-
дического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
239
Приложение 5.2
Образец оформления постановления
Герб (эмблема)
Наименование государственного органа (организации)
_________________________________________________________
Постановление
Дата Регистрационный номер
Место издания
Заголовок к тексту постановления.
Текст.
Констатирующая часть.
Вступление (указывается причина издания документа).
Описание фактов, событий, их оценка.
Заключение (указывается цель издания документа).
Постановляющая (распорядительная) часть.
Состоит из пунктов, при необходимости и из подпунктов.
1. Действия, которые необходимо предпринять.
2. Срок исполнения.
3. Ответственные за исполнение.
Подпись руководителя (с указанием должности, фамилии, инициалов).
Примечания:
1. Изображение герба в негосударственных коммерческих организациях
не предусмотрено.
2. Место издания указывается, если оно отсутствует в наименовании
организации.
3. Оформление распоряжения и решения в основном производится
аналогично постановлению, однако констатирующая часть в них может отсутствовать.
240
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]