Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
Глава 4
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ
СЛУЖБЫ ОФИСА
4.1. Разделение и кооперация труда
в учреждениях и организациях
Разграничение функций между внутренними подразделениями
организации базируется на принципах разделения и кооперации
управленческого труда.
Разделение труда — это обособление качественно отличных видов трудовой деятельности в процессе совместного труда.
Кооперация труда — это форма организации труда, при которой
работники объединяются для планомерного и совместного участия
в одном или разных, но связанных между собой процессах труда в
целях достижения конечных результатов и повышения его производительности.
Различают следующие виды разделения труда: общее (по отраслям), частное (внутриотраслевое) и единичное (внутри предприятия,
учреждения, организации).
Трудовая деятельность работников разделяется по функциональному, технологическому, программно-целевому, профессиональному
и квалификационному признакам. Решение задачи разделения и
кооперации управленческого труда заключается в определении рациональной структуры аппарата управления, в четком разграничении
должностных обязанностей работников внутри структурного подразделения. Функциональное разделение и кооперация управленческого труда связаны со структурой аппарата управления в данной
организации, с созданием структурных подразделений, специализированных на выполнении определенных функций управления. Составными частями структуры аппарата управления являются подразделения, отдельные должностные лица и связи между ними по
выполняемым функциям.
Суть формирования структуры аппарата управления состоит в
том, что в организационной форме выражается содержание процесса разделения задач, функций и полномочий.
41
Распределение функций между подразделениями должно сочетаться с их специализацией.
Кооперация управленческого труда в организации осуществляется посредством информационных связей между подразделениями
и отдельными работниками, а также в процессе управления некоторые служащие участвуют в работе другого подразделения или служащего. Конкретные формы — обмен информацией, согласование,
консультации и пр.
Для оценки рациональности разделения труда и кооперации
служащих была разработана специальная методика, основанная на
вычислении коэффициента рациональности разделения и кооперации управленческого труда:
ɋ
ɞ
=(1–Ɏ ),
ɄɄ
ɪɤ ɞ ɬ
ɋ
ɨ
ãäå Ñ
— число служащих, имеющих утвержденные должностные инструкции;
ä
Ñ
— общее число служащих;
î
— коэффициент качества должностной инструкции. Он рассчитыва-
Ê
ä
åòñÿ: Ê
инструкции, не соответствующих требованиям;
— удельный вес не свойственных работникам функций.
Ô
í
= 1 – ПН, здесь ПН — суммарный удельный вес пунктов
ä
4.2. Информационно-документационная
служба офиса
Организационные формы документационного обеспечения управле-
íèÿ
Как уже отмечалось, документирование управленческой деятельности было одной из первых обособившихся и определившихся
как офисная функций. С эволюцией административных служб и их
функций можно предположить, что главенствующее место в них может занимать какая-либо другая функциональная служба, но документированию управления и организации работы с документами в
любом случае следует уделять должное внимание.
На современном предприятии служба организации документаци-
онного обеспечения управления (ДОУ) становится также настоящим
информационным центром, а информационно-документационное
обслуживание — главной обеспечивающей функцией управления,
от которой зависят эффективность, оперативность и четкость деятельности любого предприятия.
Государственные нормативно-методические документы не регламентируют выбор организационной формы ДОУ. Это объясняется
тем, что он зависит от многих факторов, характерных для условий
42
работы данного предприятия — объема документооборота, степени
технической оснащенности службы ДОУ, территориального размещения структурных подразделений предприятия, его структуры и
др. Оценивая эти факторы, предприятие имеет возможность самостоятельно выбрать наиболее подходящую для него форму, определяющую оптимальную технологию работы с документами.
В научной и практической деятельности принято разделять три
формы ДОУ — централизованную, децентрализованную и смешанную.
Ïðè централизованной форме обработка всех документов предприятия осуществляется в одном специализированном структурном
подразделении (на крупном предприятии) или одним сотрудником
(на небольшом предприятии). Этот участок работы является информационно-документационным центром предприятия, в котором
выполняется полная обработка документов: получение, отправка,
первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, организация справочно-информационного обслуживания аппарата управления, организация систематизации и хранения документов.
Централизованная форма ДОУ наиболее рациональна. Ее преимущество заключается в том, что она позволяет снизить затраты,
улучшить организацию труда, обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников, более производительно использовать
технические средства.
Децентрализованная форма организации ДОУ предполагает, что
каждое структурное подразделение предприятия самостоятельно производит весь технологический цикл работы с документами. Подобная
форма в наибольшей степени подходит для предприятий с территориально-разобщенными структурными подразделениями, а также,
когда документирование имеет специфические особенности и должно осуществляться непосредственно в структурных подразделениях.
43
Смешанная форма организации работы с документами является
наиболее распространенной. В этом случае часть операции выполняется централизованной службой ДОУ, а другая их часть — децентрализованно в подразделениях предприятия.
Функции и структура информационно-документационной службы
офиса
áû предприятия (организации) являются:
понимается состав ее внутренних подразделений, их подчиненность
и взаимодействие между собой, а также между службой и аппаратом
управления.
внутренней организации службы ДОУ. В качестве такой службы может выступать секретариат, канцелярия, управление делами, общий
отдел, отдел документации и т.п.
дана в Основных положениях государственной системы документационного обеспечения управления. Согласно им в службу ДОУ может включаться следующий типовой набор подразделений:
Основными функциями информационно-документационной служ-
x внедрение и введение унифицированных форм документов
предприятия;
x экспедиционная обработка, регистрация документов и инфор-
мационно-справочная работа по ним;
x организация своевременного рассмотрения поступающих до-
кументов;
x контроль правильности оформления поступающих на подпись
документов;
x контроль исполнения документов;
x организация машинописного изготовления, тиражирование и
копирование документов;
x разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хра-
нения дел и оперативного использования документной информации;
x контроль правильности формирования и оформления дел в под-
разделениях предприятия;
x организация работы архива;
x разработка мероприятий по совершенствованию форм и мето-
дов работы с документами;
x повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;
x организация рабочих мест и условий труда работников служ-
áû ÄÎÓ.
Ïîä структурой информационно-документационной службы
На практике имеет место значительный разнобой в названиях и
Частичная регламентация названия и структуры подобных служб
x секретариат — осуществляет предварительное рассмотрение и
подготовку к докладу руководителю поступающей корреспонденции по принципиально важным вопросам;
44
x группа электронного документооборота;
x протокольное бюро (группа) — осуществляет подготовку нор-
мативно-распорядительных документов, писем, справок, их согласование, проводит анализ справок и докладов, готовит по
ним заключение;
x экспедиция — ведет прием поступающих документов, сорти-
рует их, распределяет по структурным подразделениям, ведет
количественный учет поступающих и отправляемых документов, доставляет их в подразделения, обрабатывает и отправляет
исходящие документы;
x подразделение по учету и регистрации документов — регист-
рирует входящие, исходящие и внутренние документы; формирует и ведет справочно-информационный фонд, проверяет
правильность составления и оформления исходящих и внутренних документов;
x копировально-множительное бюро — осуществляет копирова-
ние и тиражирование документов и их учет;
x отдел совершенствования работы с документами и внедрения
технических средств — разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы ДОУ, разрабатывает организационно-методические документы, инструкции и т.п., типовые (трафаретные) письма; разрабатывает номенклатуру
дел, перечни документов со сроками хранения; организует
повышение квалификации работников службы ДОУ;
x группа контроля — осуществляет все операции по контролю
и исполнению документов;
x архив — отвечает за учет, прием и хранение документов
(оформленных дел), инструктирует подразделения по оформлению дел, подлежащих сдаче в архив, контролирует правильность формирования, хранения и использования дел в подразделениях; готовит дела к передаче на постоянное хранение.
Кроме названных подразделений в состав службы ДОУ могут
включаться отдел защиты информации (особый или первый отдел),
отдел групп приказов и многие другие.
Регламентация деятельности службы документационного обеспече-
ния управления
ных, организационных и распорядительных документов (положение, инструкция, правила, приказы распределения обязанностей).
Инструкция по делопроизводству — основной нормативный акт,
регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними.
Регламентация проводится при помощи норматив-
45
Инструкция составляется с учетом специфики деятельности
предприятия. Основой для индивидуальной инструкции является
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (1993).
Инструкция включает в себя общие положения, тематические разделы и приложения.
Раздел «Общие положения» содержит информацию о сфере распространения инструкции, ответственности за ее соблюдение и методическом обеспечении деятельности службы. Здесь же устанавливаются должности сотрудников, отвечающих за работу с документами.
Раздел «Документирование» определяет вопросы деятельности
предприятия, подлежащие документированию, перечисляет виды и
разновидности документов, используемых в деятельности предприятия. Там же определяются общие правила подготовки, визирования, согласования и утверждения документов, их порядок изготовления и размножения, правила оформления и заверения копий и
приложений, правила использования и хранения бланков, печатей,
штампов. В этом же разделе дается описание работы исполнителей
с документами.
В разделе «Организация документооборота» устанавливаются
правила приема, обработки, распределения документов организации,
их транспортировки, приема и передачи от одного подразделения к
другому, основные инстанции движения различных групп документов, правила учета объема документооборота.
Раздел «Регистрация документов» определяет организацию и особенности регистрации отдельных групп документов, методику заполнения регистрационных форм, порядок индексации документов.
В разделе «Организация справочной работы» рассматриваются
принципы построения информационных картотек, порядок систематизации справочных массивов и обеспечение их доступности.
Раздел «Организация контроля за исполнением документов» устанавливает категории документов, подлежащих контролю, порядок
их постановки на контроль, технику контрольных операций, обязанности исполнителей, порядок обобщения контрольных данных,
информирование руководителей о результатах контроля.
В разделе «Оперативное хранение документов» определяются
правила хранения дел в структурных подразделениях, правила разработки номенклатуры дел, формирование документов в дела, система
индексации дел.
Раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» определяет порядок проведения экспертизы ценности документов, правила подготовки дел к архивному хранению, требования к описанию документов и порядок передачи дел в архив.
46
Приложения содержат иллюстративный и справочный материал
к отдельным разделам инструкции по делопроизводству; схемы документопотоков, примеры оформления отдельных видов документов, образцы регистрационных форм, перечни контролируемых документов, формы их учета и т.п.
В составлении инструкции по делопроизводству участвуют работники службы ДОУ и архива. Она согласовывается с юридической
службой и утверждается приказом руководителя предприятия.
Другим важнейшим в деле регламентации деятельности службы ДОУ документом является положение о службе ДОУ предприятия. Примерное положение о такой службе прилагается (приложение 4.1).
4.3. Юридическая служба
Юридическая служба — самостоятельное подразделение офиса
большой организации. В небольших организациях функции этой
службы выполняет юрист.
В крупных предприятиях юридическая служба может в своем
составе иметь отделы (подразделения), отвечающие за договорно-правовые вопросы, арбитражные и кодификационные вопросы, а также
за ведение юридических дел предприятия.
Основной деятельностью юридической службы является правовое обеспечение и защита интересов предприятия. Для достижения
этих целей в задачи службы входят:
x создание базы данных законодательных и нормативных актов
по всем аспектам деятельности предприятия;
x оказание юридической помощи всем функциональным служ-
бам и работникам предприятия, а также защита их интересов;
x проверка издаваемых на предприятии распорядительных до-
кументов на соответствие их действующему законодательству;
x разработка проектов хозяйственных договоров и контрактов;
x юридический контроль и консалтинг деятельности финансо-
вой и кадровой служб;
x представление интересов своего предприятия в судебных и ар-
битражных органах, а также других инстанциях.
Требования к руководителю юридической службы офиса, его
права и обязанности, а также информационные связи представлены
в положении о юридической службе (приложение 4.2). Руководитель
юридической службы подчиняется непосредственно руководителю
предприятия.
47
4.4. Финансово-бухгалтерская
служба
Работа с бухгалтерскими документами Все организации независимо
от форм собственности ведут бухгалтерский учет, который в соответствии с законом можно определить как: упорядоченную систему
сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Таким образом, само определение бухгалтерского учета говорит
о непрерывном документировании всех хозяйственных операций.
Соответственно предусматриваются в зависимости от объемов
работы, различные организационные формы ведения бухгалтерского учета:
x бухгалтерия как структурное подразделение, возглавляемое
главным бухгалтером;
x штатная должность бухгалтера;
x ведение бухгалтерского учета лично руководителем организации.
Почти все бухгалтерские документы унифицированы. Они создаются на бланках типовых и междуведомственных форм. Большинство форм бухгалтерских документов относятся к бланкам строгой отчетности.
Задачи и функции финансово-бухгалтерской службы Финансовая
служба в большинстве структур офиса объединена с бухгалтерией,
являясь важнейшим подразделением предприятия (организации).
Уже отмечалось, что бухгалтерские функции наряду с делопроизводством были наиболее типичными конторскими видами деятельности, которые обособились в первую очередь от производства, образуя офис.
Сложность структуры финансово-бухгалтерской службы определяется масштабами и особенностями деятельности предприятия.
Так, в банковской системе, где финансы являются основным
предметом деятельности, структура этой службы сложна и представляет
собой основу всего предприятия. На небольшом предприятии решение финансовых вопросов одновременно с бухгалтерским учетом
осуществляется главным бухгалтером.
Основными задачами финансово-бухгалтерской службы — осуществление финансовых операций при строгом соблюдении действующего финансово-хозяйственного законодательства и ведение бухгалтерского учета и отчетности на предприятии.
48
Для реализации этих задач финансово-бухгалтерские службы выполняют следующие функции:
x составление финансового плана и необходимых расчетов к не-
му, обеспечивающих финансовую устойчивость и платежеспособность предприятия;
x осуществление финансовых, расчетных и кредитных операций;
x составление экономически обоснованных отчетных калькуля-
ций себестоимости продукции, работ, услуг;
x правильное начисление и перечисление установленных пла-
тежей в бюджет, отчислений на специальные нужды;
x погашение в установленный срок задолженности банкам по
ссудам;
x отчисление средств в соответствующие фонды и резервы пред-
приятия;
x организация и ведение бухгалтерского учета на предприятии в
соответствии с законодательством и действующими нормативно-правовыми актами;
x контроль за использованием материальных, трудовых и фи-
нансовых ресурсов, сохранностью собственности и имущества
предприятия;
x обеспечение своевременной разработки и представления бух-
галтерской и статистической отчетности;
x осуществление контроля за соблюдением порядка оформ-
ления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и
платежных обязательств, за расходованием фонда оплаты
труда;
x принятие мер к предупреждению недостач, незаконного рас-
ходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансово-хозяйственного законодательства;
x контроль за проведением инвентаризаций товарно-материаль-
ных ценностей и денежных средств, оформлением материалов
по недостачам и хищениям и передачей их при необходимости в следственные органы;
x ведение работы по законности списания недостач, дебиторской
задолженности и других потерь, по обеспечению сохранности
бухгалтерских документов, оформлению и сдаче их в архив.
В зависимости от избранной схемы руководства офисом, зафиксированной в штатном расписании, финансово-бухгалтерскую
службу возглавляет либо заместитель руководителя предприятия
(организации), либо главный бухгалтер, либо руководитель финансово-бухгалтерской службы.
49
Квалификационные требования Руководитель и сотрудники финан-
сово-бухгалтерской службы должны соответствовать определенным
квалификационным требованиям. Им необходимо знать:
x методические, нормативные и
другие руководящие материалы по
организации бухгалтерского учета
и составлению отчетности, а также касающиеся финансово-хозяйственной деятельности;
x структуру предприятия и перспек-
тивы его развития;
x основы технологии производства
продукции и оказания услуг;
x порядок оформления операций и
организации документооборота по
участкам работы;
x формы и порядок финансовых
расчетов и порядок взимания налогов;
x методы анализа финансово-хозяйственной деятельности;
x средства вычислительной и организационной техники, воз-
можности их применения для автоматизации учетно-вычислительных работ;
x основы маркетинга и менеджмента;
x гражданское право, трудовое, финансовое и хозяйственное за-
конодательство;
x правила и нормы охраны труда, техники безопасности, про-
изводственной санитарии и противопожарной безопасности;
x передовой отечественный и зарубежный опыт совершенство-
вания учета финансовой и хозяйственной деятельности.
Взаимодействие с другими службами Финансово-бухгалтерская служба
офиса должна взаимодействовать со следующими подразделениями,
службами и должностными лицами офиса:
x руководством — по вопросам реализации финансово-хозяй-
ственной политики предприятия;
x руководителями функциональных служб — по подготовке, со-
гласованию проектов контрактов и иных вопросов, затрагивающих финансовые интересы предприятия;
x юридической службой — по претензионным вопросам, предъ-
явлению исков в суды и арбитраж, по перечислению средств
на основании рассмотренных претензий;
x кадровой службой — по заключению коллективных догово-
ров и контрактов, по согласованию приказов по основной и
50
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]