Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
материальных и социальных предпосылок для целенаправленной
управленческой деятельности.
При этом отмечается мощная социальная составляющая функции организации, обусловленная процессом формирования структур управления под цель, «обоснованием места каждого в структуре
управления». В результате этого процесса создается иерархическая
система управления (социальная организация), рассматриваемая им
как специфическая целостность и единый «социальный организм».
В этом пункте А. Файоль предвосхитил системный взгляд на природу организации.
Логика формирования организационной структуры определяется, с его точки зрения, по формуле — «место для каждого и каждому свое место». В трактовке организационной иерархии системное
видение управления базируется на принципах разделения труда и ко-
ординации. В этом свете особое значение приобретают принципы единоначалия и власти. Характеризуя второй принцип, А. Файоль выде-
лял два типа власти:
1) власть, связанную со спецификой должности, т.е. формальную
(в современной терминологии);
2) персональную власть, связанную с индивидуальными качест-
âàìè, ò.å. неформальную.
Он считал, что, чем выше уровень власти, тем шире сфера компетенции и ответственности и тем в большей степени деятельность
руководителя выражается в собственно административной деятельности и в меньшей связана с другими специализированными областями деятельности.
С учетом необходимости разделения труда в рамках управленческой деятельности А. Файоль выделял две принципиально
различные группы работников, занятых в этой сфере: линейные
специалисты, выполняющие административную деятельность, т.е.
непосредственно занятые в системе управления предприятием
(их взаимоотношения строятся на принципах традиционной линейной структуры организации); узкие функциональные специалисты, работающие в рамках специализированных функциональных
служб и занятые формированием условий для выполнения повседневной деятельности управленцев первой группы. Специализация представителей группы функциональных управленцев происходит в рамках выделенных им сфер управления (технической,
финансовой, коммерческой и др.), закрепленных в соответствующих функциональных подразделениях.
А. Файоль выявил специфику требований, предъявляемых к административному руководителю с учетом разных уровней управления, и обосновал необходимость специального образования для административных управленцев.
11
Структура организации — это логическое взаимоотношение уровней управления и функций подразделений, позволяющее наиболее
эффективно достигать целей организации. Основные концепции,
относящиеся к структуре, — специализированное разделение труда
и сфера контроля:
1) закрепление данной работы за специалистами. Во всех организациях, кроме мелких, установлено горизонтальное разделение труда
по специализированным линиям. Важно и вертикальное разделение
труда (сверху — вниз) — это отделение работы по координации от
непосредственного выполнения заданий. Оно необходимо для успешной группировки работы и создает иерархию;
2) «диапазон контроля» — важнейший аспект организационной
структуры. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля.
Администрирование как важнейшая функция управления фирмой
представлено на схеме (рис. 1.1).
Ðèñ. 1.1. Администрирование
как функция управления
Согласно приведенной схеме сначала определяется состав работ (планирование), затем их разделение (организация) и, наконец,
подбираются люди — исполнители (руководство персоналом).
Влияние — способ мотивации людей к действию, в основе которого — комбинация авторитета и власти менеджера (внешняя сила), внутренние силы (восприятие, оценки с позиций потребности)
также влияют на поведение людей и организаций. Последняя стадия в схеме — контроль.
12
1.2. Административная служба
и административная деятельность
Органом, осуществляющим администрирование на конкретном
предприятии, является административная служба, функции кото-
рой, по мнению Файоля, многочисленны. Именно административная служба предвидит и подготавливает условия (финансовые, торговые и технические), в которых работает предприятие; именно она
осуществляет управление персоналом и является инструментом, с
помощью которого осуществляются взаимодействия как внутри самого предприятия, так и за его пределами.
Создание самостоятельных административных служб на предприятиях можно объяснить тем, что перегруженные работой предприниматели не могут одновременно руководить и осуществлять
конторские исполнительские функции. Таким образом, административные службы возникли в процессе развития и усложнения процесса управления разрастающимися предприятиями. Проблема создания административного органа возникает, когда руководитель
уже не в состоянии лично направлять и контролировать всю работу.
Особенностью административной деятельности является то, что
сотрудники должны обладать целым рядом специальных характеристик. Как правило, это облеченные доверием служащие, которым
можно поручить работу, имеющую весьма конфиденциальный характер. С другой стороны, эта работа довольно часто может иметь
рутинный, механический, повторяющийся характер.
Есть учреждения, в которых предоставление административных
услуг — их основная производственная функция и административные службы осуществляют главную, а не вспомогательную задачу. В
качестве примера можно назвать банки и страховые компании.
Секрет разумно организованного и бесперебойно работающего
предприятия заключается в правильном сочетании основных и
вспомогательных функций. Только в этом случае административные службы как вспомогательные органы могут функционировать
на всех уровнях управления, начиная с самого высокого. На небольшом предприятии производственно-технические работы дают
дополнительный эффект только тогда, когда общие усилия координируются и когда связи расширяются благодаря деятельности
административной службы, даже если она состоит всего из одного
служащего.
Одной из трудностей деятельности административных служб является то, что административная исполнительская деятельность осуществляется изолированной группой функций, входящей в состав
13
основных служб, или самостоятельных подразделений. Каждая группа и каждая служба создают свои собственные конторские работы,
свое делопроизводство.
Однако с того момента, когда предприятие достигает определенной ступени эволюции, становится целесообразным эти рассеянные по различным подразделениям вспомогательные виды деятельности сгруппировать в одну функцию и организационно оформить
ее. Здесь представляется возможность увидеть процесс функциона-
лизации — создания новой функции. Это один из самых эффективных способов поднять значение новой функции, которой ранее
пренебрегали, но в силу самых разных обстоятельств она начинает
играть важную роль.
Преимущества функционализации представляют собой возможность более четкого определения различных работ, поручения их
соответствующему персоналу, концентрации этих работ в определенном месте, механизации операций и совершенствования оплаты
труда в соответствии с его фактической производительностью. В результате одним из основных преимуществ и достижений функционализации является улучшение координации и совершенствование
структуры предприятия.
На высшей стадии функционализации административных служб
функцию конторы предприятия следует рассматривать как совершенно автономную, находящуюся на более высокой стадии развития и
имеющую свои проблемы организации, персонала и др. В данном
процессе функционализации содержится также начало стандартизации и нормализации административной деятельности. Это необходимое и обязательное условие развития современного предприятия.
Характер административной деятельности Когда впервые слышат об
административной службе, прежде всего представляют контору. Все
появившиеся в разное время термины — «контора», «администрация», «административные органы», «административный отдел»,
«служба» — для обывателя означают одно и то же. Но для предпринимателя и директора вопрос о роли административных служб более
сложен. С промышленной и научной революцией возникла гибкая и
подвижная система распределения функций, появилось множество
служб и отделов, возникли различные категории служащих. Это произошло потому, что в современном хозяйстве решение любой проблемы требует целой серии распоряжений, конкретных действий,
передачи информации, ее регистрации и получения различных сведений. Выявилась потребность в таком инструменте управления, который может сохранить мысль, не искажая ее. Таким вспомогательным средством служит административный документ, являющийся
носителем направляющей мысли и распоряжений. Его роль движу-
14
щей силы ощущается во всех отделах предприятия. Задача административных служб заключается в том, чтобы передавать решения
посредством письменных документов, а иногда устно.
Деятельность административных служб характеризуется тем, что
«…совершается кругооборот административной документации, который осуществляет связи и координацию, между различными службами всего, что необходимо в высшей степени…» (Жан Обер-Крис).
Деятельность административных служб, по Кендэ, производится
в следующих четырех главных направлениях:
1) регистрация информации, что выражается в создании и распределении документов, необходимых для того, чтобы быть в курсе
текущих дел. Такие документы закрепляют познание определенных
фактов. В этом состоит деятельность клерка — «писаря»;
2) обработка данных о состоянии деятельности хозяйства, как
выполняются его функции. Здесь осуществляется работа бухгалтеров,
статистиков;
3) классификация и хранение результатов деятельности контор.
Это функция организации и ведения архивов.
4) охват внутренней и внешней связи хозяйства, обмен идеями
(письменные или устные). Здесь — роль руководителей и служащих.
Контрольные вопросы
1. Перечислите субъекты управления в развитой экономике и рас-
кройте их функции.
2. Отметьте ключевую роль менеджера в управлении.
3. Дайте классификацию менеджеров.
4. Раскройте структуру бизнеса. Охарактеризуйте типы предприни-
мательских фирм.
5. Объясните смысл администрирования как самостоятельной функ-
ции предприятия и ее двойственный характер.
6. Охарактеризуйте структуру администрирования как важнейшей
функции управления фирмой.
7. Обоснуйте необходимость создания самостоятельной администра-
тивной службы на предприятии, фирме.
8. В чем заключается процесс функционализации?
9. Что представляет собой характер административной деятельности?
10. Осветите основные этапы развития административной службы.
15
Глава 2
ОФИС В СОВРЕМЕННОЙ СИСТЕМЕ
УПРАВЛЕНИЯ
С развитием рыночных отношений в России интерес общества к
проблемам организации офисов и их управления значительно возрос.
В дорыночные времена считалось, что офисы в основном выполняли вспомогательные функции, являясь второстепенной областью управленческой деятельности.
В настоящее время роль офиса в современной фирме стала по
существу ведущей независимо от объемов и направлений ее деятельности.
Одновременно значительное увеличение масштабов управленческой деятельности, а также расходов на содержание аппарата управления требует вносить изменения в вопросы организации офисов
для повышения эффективности конторского труда.
Большое значение при этом приобретает применение новейших
информационных технологий, оказывающих существенное влияние
на модернизацию офисов.
Существуют различные толкования самого понятия «офис»: и как
«служба», «услуга», «обязанность», и как «место, где осуществляются
деловые операции», и как служебное помещение, в котором заняты
преимущественно служащие (клерки).
16
В деловой практике общепризнанным является определение офиса
как аналога понятий «административная служба», «контора» и, если
обобщенно, «аппарат управления». При этом современные офисы
создаются и функционируют в различных сферах деятельности —
хозяйственной, политической, общественной, социальной и пр.
Имеются некоторые различия в понимании офиса как центра
административной деятельности. В частности, для представителей
малого бизнеса офис видится в основном как помещение для деловых
операций, а для представителей более крупного бизнеса офис — не
только помещение, но и символ престижа фирмы, где трудится достаточно большой управленческий персонал.
Во всех случаях офис представляет собой обособленную административную единицу, организующую управление фирмой и оказывающую различные услуги информационного, консультационного и
иного характера, используя труд квалифицированных специалистов.
2.1. Теоретические модели офиса
Принято выделять три модели офиса — информационную, коммуникационную и системную.
 информационной модели офис рассматривается как своеобразный цех, который «производит» информацию в различных видах.
Основной акцент делается на анализ è рационализацию рабочих
процедур. Социально-психологические проблемы либо игнорируются
полностью, либо рассматриваются как ограничительный фактор.
Элементарный информационный процесс представляется состоящим из четырех основных видов деятельности — генерирования
информации, ее хранения, распространения и восприятия. В рамках каждого из четырех элементов модели производится множество
операций над информацией. При этом осуществляется перевод информации в машинную форму или наоборот.
 коммуникационной модели элементарный коммуникационный
процесс представляется состоящим из трех основных элементов: посылка сообщения, его прием и реакция «приемника» в обратной
связи.
Офис в целом рассматривается в виде иерархии взаимосвязанных коммуникационных процессов. Процессы низшего уровня контролируются высшими, но они в свою очередь постоянно изменяются благодаря обратной связи. В коммуникационной модели офиса
подчеркивается роль человека как основного элемента любой системы
сообщений. Анализ поведения людей в офисе — одна из центральных
задач любого научного анализа.
17
На рис. 2.1 и 2.2 даны схемы взаимосвязей в первой и второй
моделях офиса.
Ƚɟɧɟɪɢɪɨɜɚɧɢɟ
ɢɧɮɨɪɦɚɰɢɢ
ɉɟɪɟɞɚɱɚ
ɜɨ ɜɪɟɦɟɧɢ
ȼɨɫɩɪɢɹɬɢɟ
ɢ ɢɧɬɟɪɩɪɟɬɚɰɢɹ
ɢɧɮɨɪɦɚɰɢɢ
ɉɟɪɟɞɚɱɚ
ɜ ɩɪɨɫɬɪɚɧɫɬɜɟ
Ðèñ. 2.1. Офис как система коммуникаций:
основные виды (первая модель)
Ⱥɞɚɩɬɚɰɢɹ Ɉɛɪɚɛɨɬɤɚ
ɂɫɬɨɱɧɢɤ
ɫɨɨɛɳɟɧɢɹ
ɋɨɨɛɳɟɧɢɹ ɜ ɜɟɪɬɚɥɶɧɨɣ
ɢɥɢ ɧɟɜɟɪɬɚɥɶɧɨɣ ɮɨɪɦɟ
ɉɪɢɟɦɧɢɤ
ɫɨɨɛɳɟɧɢɹ
Ɉɛɪɚɬɧɚɹ
Ðèñ. 2.2. Офис как система коммуникаций:
основные виды (вторая модель)
 системной модели офис представляется как социотехническая
система. Это означает попытку анализа и синтеза рационалистическо-
го и поведенческого направлений в менеджменте офиса, выраженных в
информационной и коммуникационной моделях, которые рассматриваются как крайние случаи, пригодные для решения частных
проблем, возникающих в офисе. Поэтому разработчик автоматизированных систем для офиса не может ограничиваться только параметрами информационных потоков, общим характером решаемых
задач или типами коммуникаций. Он принимает во внимание социально-психологические особенности организации, в которой с точки зрения социотехнических систем конечные результаты работы
18
любой организации зависят не только от взаимоувязанной работы,
но и от взаимоотношений между людьми, их ценностями, ориентациями и т.п. В отличие от рационалистического направления автоматизации конторского труда социотехническая система считает,
что информационная технология — это не просто ее применение к
еще одной конкретной области человеческой деятельности, а нечто
совершенно новое, и что она не может в полном объеме быть применена нигде, кроме офиса.
Традиционные концепции автоматизации конторского труда,
основанные на разделении труда, пересматриваются в пользу создания высокоавтоматизированных рабочих мест, а не автоматизации
процессов, что позволит каждому работнику с меньшими затратами
труда и большей творческой отдачей выполнять различные работы.
2.2. Специфика деятельности офиса
и виды офисных работ
Îôèñ, как было указано, — это учреждение или подразделение,
в котором выполняется определенная работа по государственному
или общественному управлению. Как и любому органу управления,
офису присущи управленческие функции — общие и специфические.
По данным исследований было установлено, что реальные функции офиса зависят от его статуса, масштабов предприятия, объема
прав и полномочий и личности руководителя. Традиционное управление офисом в США было связано с организацией документооборота. Ч. Вильсон, бывший президент «Дженерал Моторс», отмечал:
«Ни одного действия по производству и распределению готовой
продукции не осуществляется в наш современный век без того,
чтобы не переместилась какая-либо бумажка».
С началом компьютеризации в теории и практике менеджмента
были серьезно поставлены вопросы о научной обоснованности основных видов работ, выполняемых в офисе, и в связи с этим о роли
и месте офиса в системе управления современной корпорацией. После тщательного анализа было выявлено 30 основных видов работ,
выполняемых в офисе. Среди них:
x бухгалтерские операции;
x проведение внутрифирменного учета и контроля;
x разработка бюджета;
x проектирование новых зданий и сооружений;
x наем, подготовка и переподготовка конторского персонала;
x административное обслуживание;
19
x автоматизация конторских и управленческих работ;
x обеспечение конторскими принадлежностями и оборудова-
íèåì;
x копирование;
x печать;
x ведение архивов и библиотек;
x обеспечение связью;
x почтовые операции;
x содержание кафе и кафетериев, столовых и пр.
Эти разноплановые работы выполняются в офисах в неодинаковых объемах и различными специалистами. Основные задачи, которые были выделены в ходе обследования, сводились к следующему:
x обеспечение работой руководителей и специалистов;
x управление документооборотом;
x обеспечение представительства (включая оформление внеш-
него вида и интерьера штаб-квартиры фирмы).
В средних и мелких фирмах к этим задачам офиса добавляются:
ведение личных дел сотрудников, организация электронной обработки данных, внедрение новой информационной техники (ЭВМ,
сети, банки данных и пр.). Все это привело к необходимости пересмотра сложившихся представлений об офисе и видах выполняемых в нем работ. Вместо общего объединяющего термина «бумажная работа» введен новый: переработка информации с целью
подготовки управленческого воздействия. Исходя из такого толкования сущности работы в офисе, в число его работников в настоящее время включают:
x управляющих;
x специалистов (кроме научных и технических, занятых непо-
средственно в производстве);
x канцелярских работников (клерков) разного рода;
x секретарей.
Общая численность всех четырех групп и их доля в трудоспособном населении постоянно растет и, как уже указывалось, в США
достигла половины общего числа. Однако соотношение внутри этих
групп достаточно устойчиво: 26% работников офисов составляют
управляющие, 40% — специалисты, 28% — канцеляристы и 6% —
секретари. Офис преобразуется и путем стирания барьеров между
руководителями, с одной стороны, и специалистами и клерками —
с другой. Современный рядовой сотрудник офиса, вооруженный
современной техникой получения информации, зачастую более
подготовлен к разработке вариантов решений, чем линейный руководитель. Подходы с системных позиций позволяют рассматривать
различных работников офиса как звенья одной цепи.
20
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]