Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
менте в регистрационных формах. Целью регистрации, помимо учета, является обеспечение контроля и поиска документов. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. При этом регистрируются как
традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Информация о документах, полученная при регистрации, поступает в поисковую систему.
Документы регистрируются в организации один раз: поступаю-
ùèå — в день поступления, создаваемые — в день подписания или
утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителя по основной деятельности, приказы
по кадрам, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности и др. Порядковые
регистрационные номера присваиваются документам в пределах
каждой регистрируемой группы.
Однако не все документы регистрируются централизованно. Документы специальных систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях,
т.е. в местах создания и исполнения документов. Например, распорядительные документы по основной деятельности — в службе ДОУ,
финансовые — в финансовом отделе или бухгалтерии, по поставкам
и закупкам — в коммерческом отделе и т.д.
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по
документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.
Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие
от вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие
внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, докладные записки и пр.), а также обращения граждан.
Одновременно утверждается перечень документов, которые могут
не регистрироваться. Перечень утверждается руководителем организации, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения (организации), или руководителем структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.
Индексация документов При регистрации документов используется
их индексация.
Индексация документов — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений
111
при регистрации, указывающих место их исполнения (составления)
и хранения.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах реги-
стрируемого массива документов, который дополняется индексом дел.
Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения
структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела
его номенклатуры дел. Например, 50/2-15, где 50 — порядковый регистрационный номер, 2 — условное цифровое обозначение подразделения, 15 — номер дела, в которое будет подшит документ.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и
внутренним документам в пределах календарного года.
Установлены следующие обязательные реквизиты для регистрации документов.
Обязательные реквизиты
для регистрации документов
1. Автор (корреспондент).
2. Название документа.
3. Дата документа.
4. Регистрационный номер документа.
5. Заголовок документа или его краткое содержание.
6. Резолюция руководителя (определение исполнителя, содер-
жание поручения, дата и подпись автора резолюции.
7. Срок исполнения — дата, к которой поручение должно
быть исполнено.
8. Отметка об исполнении (краткая запись о решении вопроса
по существу, дата фактического исполнения и индекс документа, который фиксирует исполнение).
9. Отметка о направлении документа в дело («В дело» ¹.....,
дата, подпись ответственного лица).
Состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими
реквизитами (в зависимости от характера документов и задач использования информации).
Поиск документов Значительное место в текущей работе с докумен-
тами, контроле за ходом и сроками исполнения документов, выдачей
справок по вопросам, содержащимся в документах, имеет поиск до-
кументов. Оперативный поиск документов организован путем построения справочно-информационной картотеки.
112
Поисковые системы (традиционные и автоматизированные карточки) строятся на основе регистрационных карточек и банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах).
Поиск дел может также осуществляться по номенклатуре заводимых дел.
После заполнения регистрационные карточки систематизируют
по определенной схеме и расставляют в картотеках, составляющих
основу справочного аппарата к служебным документам.
При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять
следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие — в зависимости от
задач поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по
каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
7.3. Контроль исполнения документов
Исполнение предложений, поручений и вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться.
Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение
своевременного и качественного исполнения документов.
Контроль исполнения включает: постановку документов на контроль; проверку своевременного доведения документов до исполнителя; проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение
результатов контроля исполнения документов; информирование руководителя о результатах контроля.
Контроль исполнения организационно-распорядительных документов (ОРД) осуществляется по поручению руководства организации
специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом.
Контроль исполнения других систем документации (экономической, финансовой и т.д.) ведется по поручению руководителей организации в соответствующих структурных подразделениях.
Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются
в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом
специфики деятельности конкретного предприятия и закрепляются
в перечне. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень, а также отдельные
устные указания. Определяющим критерием постановки документа
на контроль является его содержание.
Контроль исполнения документов строится на базе регистрируемых данных: регистрационных карточек или автоматизированных
банков регистрационных данных.
113
Контрольные картотеки систематизируются по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы, решения, постановления и т.п.).
На контрольных карточках и на документах, поставленных на
контроль, проставляется знак контроля ê или штамп контроль.
На практике в организациях составляются и направляются в
структурные подразделения-исполнители перечни неисполненных в
срок документов. После заполнения соответствующих граф перечни
возвращают в контрольную службу. Подписывает перечень руководитель службы ДОУ.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются
на контрольной карточке и на самом исполненном документе.
После исполнения документ снимают с контроля. Это может
сделать лишь то должностное лицо (или служба), которое поставило
его на контроль. При этом на документе и карточке делается отметка
о снятии с контроля.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с
даты подписания (утверждения документа, а для документов, поступивших из других организаций, — с даты их поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами
высших органов государственной власти, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или
в резолюции руководителя.
Изменение сроков исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — руководителем, который их
установил.
7.4. Систематизация документов
и составление номенклатуры дел
Документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения и подшитый в отдельную обложку.
Номенклатура дел В целях правильного формирования дел, обеспе-
чивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам,
114
производится классификация документов в делопроизводстве. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, являющей-
ся систематизированным списком наименований дел, заводимых в
делопроизводстве с указанием сроков их хранения и оформленных
в установленном порядке.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся
в деятельности предприятия, кроме технической документации и
печатных изданий.
Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексации дел, для
установления сроков хранения дел, в качестве схемы построения
справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве учреждения для временного (до 10 лет включительно) хранения.
Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и
номенклатуру дел организации.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает
типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав
дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный
характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ,
утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и
примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной или просто с экспертной комиссией министерства или ведомства (организации), имеющей подведомственную сеть, на которую
распространяется типовая (примерная) номенклатура дел, а затем
подлежат согласованию с организациями государственной архивной
службы.
Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных
подразделений.
Номенклатура дел организации предварительно согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного
архива, куда документы поступают на государственное хранение, и
утверждается руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел
согласовывают с ЦЭК или ГЭК вышестоящей организации либо с
ее руководителем.
115
При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и
ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает
реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к
тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы (номера) дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), срок хранения дела и ¹ статьи по перечню,
примечания.
В графе I проставляются индексы каждого документа, включенного в номенклатуру.
Индекс должен включать:
x индекс структурного подразделения по классификатору под-
разделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
x порядковый номер дела внутри данного подразделения или
направления деятельности.
В графу II включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовки
дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел.
Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации.
Графа III «Количество томов» заполняется по окончании календарного года.
В графе IV указываются срок хранения и номер статьи со ссылкой на перечень или примерную номенклатуру дел.
В графе V «Примечания» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для
продолжения, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
При формировании номенклатуры дел необходимо оставлять в
каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года на предприятии.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно для постоянного и временного хранения.
Формирование дел Формирование дел — это группировка исполненных
документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
116
При формировании документов в дела используются определенные правила заведения дел.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности, например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.
При формировании документов в дела по предметно-вопросному
признаку за основу берется их содержание, например «Документы
по вопросам маркетинга» (материалы изучения опроса, рекламная
продукция и т.п.).
Авторский признак подразумевает группировку в дела документов
одного автора.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку.
Группировка документов за какой-либо определенный период
производится по хронологическому признаку, например «Годовые отчеты о финансово-хозяйственной деятельности».
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому
признакам.
Дела формируются в соответствии о номенклатурой дел предприятия (организации). В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату,
индекс, номер, заверительную надпись и отметку «В дело».
Внутри дела документы должны располагаться в определенном
порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к
нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
7.5. Экспертиза ценности документов
и оформление дел для сдачи в архив
Экспертиза ценности документов Документы, отложившиеся в дело-
производстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное
хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является
результатом проведения экспертизы ценности документов. Такая экспертиза представляет собой процесс определения ценности доку-
117
ментов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения. Экспертиза проводится при составлении
номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности
отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему
хранению.
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная
комиссия (ЭК), которая в своей деятельности руководствуется положением об Архивном фонде Российской Федерации, основными
правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями
документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об
экспертной комиссии, номенклатурой дел организации. Экспертиза
ценности документов постоянного и временного сроков хранения
должна проводиться ежегодно.
Отбор документов постоянного срока хранения проводится на
основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При этом подлежат изъятию дублирующие
экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет)
хранения с истекшими сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении
дел к уничтожению. Формы описи и акта унифицированы.
Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный
для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт.
Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на
дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены
и переданы в ведомственный архив организации.
Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК и согласовываются с
ведомственным архивом.
Подготовка дел к передаче в ведомственный архив Законченные дело-
производством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков
хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче
в ведомственный архив.
Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.
118
Оформление дел производится службой ДОУ. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения
документов.
Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела
временного хранения — частичному оформлению.
Полное оформление предусматривает:
x перегруппировку документов дела в прямой хронологической
последовательности с января по декабрь (взамен обратной
хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);
x нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в
верхнем правом углу арабскими цифрами;
x составление для наиболее ценных дел внутренней описи до-
кументов дела;
x подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 про-
токола без металлических зажимов с веревочными завязками
или переплет документов дела;
x внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела:
уточнение названия структурного подразделения, если оно
менялось, дело производственного индекса, даты и пр.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы
дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и
должным образом оформленные, ежегодно составляются описи.
Описи составляются отдельно на дела постоянного, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Опись является учетным документом и основной частью справочного аппарата архива и обеспечивает оперативный поиск документов.
До передачи дел в ведомственный архив организуется оператив-
ное хранение их в местах формирования.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность
документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных
для этих целей помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,
обеспечивающих их сохранность, предохраняющих документы от пыли и солнечного света.
119
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках их
обложки указываются индексы по номенклатуре.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям
производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта — заместитель дела. Сторонним организациям дела ведаются по актам.
Изъятие документов из дела допускается в исключительных
случаях с разрешения руководства и обязательным оставлением в
деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Документы, имеющие историческое, культурное, социальное,
научное, экономическое значение, входят в состав архивного фонда
страны и подлежат передаче на государственное хранение.
Для хранения таких документов до передачи на государственное
хранение образуются ведомственные архивы. Туда передаются дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Передача производится по описям, при этом составляется
соответствующий акт. Дела временного (до 10 лет) хранения такой
передаче, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных
подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в
установленном порядке.
В небольших организациях ведомственный архив обычно отсутствует, обязанности архивариуса исполняет секретарь-референт. Он
отвечает за сохранность документации и своевременную сдачу ее в
государственный архив. Взаимодействие коммерческих структур с
госархивом строится на договорной основе. Примерный договор
содержится в письме Роскомархива от 17.12.91 г. ¹ 4/1003.
В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав,
сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.п.
Организация может сократить срок хранения документов до передачи на государственное хранение в случаях прекращения или
нестабильности своей деятельности, отсутствия условий для хранения и пр.
7.6. Работа с документами,
содержащими коммерческую тайну
Информационные ресурсы и конфиденциальность информации Èí-
формационные ресурсы предприятия, организации, фирмы включают в себя отдельные документы и отдельные массивы документов
120
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]