Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
Секретарь организует работу руководителя с посетителями, планирует работу по их приему и готовит документы по каждому вопросу приема. Посещение руководителя осуществляется по предварительной записи. Секретарь должен хорошо знать, по каким вопросам
посетители могут быть записаны на прием к руководителю, а по
каким — к его заместителю. Секретарь ведет документирование результатов приема посетителей и контроль за исполнением принятых
решений.
Секретарь обеспечивает внешние контакты руководителя — встречи с партнерами, телефонные переговоры, разнообразные деловые
мероприятия и командировки. Секретарь берет на себя техническую
сторону организации этих мероприятий. Все встречи с партнерами
должны быть четко организованы — по телефону достигается договоренность о времени и цели встречи, подготавливается необходимая для этого информация, уточняется время и место встречи,
обеспечивается транспорт и пр.
Подготовка и организация деловых поездок руководителя включает
в себя разработку программы командировки, подбор нужных для нее
документов, заказ гостиницы, решение транспортных проблем.
Программа командировки составляется вместе с руководителем.
В программе указываются организации, отделы, лица и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча.
Секретарь-референт может подготовить документы для доклада
(выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые
справки.
На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки слу-
жебных командировок и сотрудников. Он готовит проекты приказов
о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. По указанию руководителя или просьбе
командируемого секретарь может подбирать необходимые документы для командировки.
Особое место в коммуникационной сфере секретаря принадлежит телефонным переговорам. Можно сказать, что фирма для многих
клиентов и партнеров начинается с того, как им ответили по телефону в офисе. Работа секретаря с телефоном составляет значительную
и ответственную часть его обязанностей.
Телефонным переговорам обязательно должен предшествовать
подготовительный этап, включающий в себя следующие операции:
x установление именно того собеседника, который может решать
нужные вопросы;
61
x установление его фамилии, имени, отчества, должности и номе-
ра телефона;
x составление плана беседы;
x подготовка необходимых для разговора информации и доку-
ментов;
x моделирование вариантов ответа на вопросы собеседника и
возможных аргументов.
Обычная процедура служебного телефонного разговора должна
включать в себя определенные операции, к числу которых относятся:
1) момент установления связи, слова приветствия и представление друг другу (первым должен представиться инициатор разговора);
2) введение собеседника в курс дела или суть проблемы, которая
должна быть правильно сформулирована; очень важно, чтобы начало
разговора было емким и энергичным;
3) обсуждение ситуации, ее аргументирование и комментарии, обмен информацией оперативного значения;
4) ответы на вопросы;
5) заключительный этап (слова прощания) — по этикету эти слова первым должен произнести инициатор звонка.
При организации телефонных контактов руководителя секретарь
должен знать список лиц, с которыми необходимо безусловно и незамедлительно соединять руководителя, а на все остальные звонки
секретарь отвечает самостоятельно или переадресует их заместителям руководителя в соответствии с распределением обязанностей
между ними.
Секретарь принимает и передает телефонограммы. Телефонограм-
ìà — это оперативное сообщение по телефону, текст которого обязательно документируется. В связи с этим следует знать правила составления и оформления такого вида управленческого документа, как
телефонограмма. Кроме того, при передаче текста телефонограммы
сложные слова передавать при помощи разбивки по буквам, а правильность записи следует проверять повторным чтением.
Рассмотренная в главе структура офиса включает функциональные службы, характерные в основном для крупных и средних
предпринимательских организаций и предприятий. В небольших
организациях и малых предприятиях функции перечисленных
служб выполняют обычно отдельные работники.
Контрольные вопросы
1. Что понимается под разделением и кооперацией управленческого
труда как основы создания рациональной структуры аппарата
62
управления и четкого разграничения должностных обязанностей
работников офиса?
2. Дайте оценку рациональности разделения труда и кооперации
служащих путем исчисления коэффициента рациональности этих
мероприятий.
3. Перечислите организационные формы документационного обеспе-
чения управления.
4. Каковы функции и структура информационно-документационной
службы офиса?
5. Расскажите о регламентации деятельности службы документа-
ционного обеспечения управления. В чем заключается роль инструкции по делопроизводству как основного нормативного акта, регламентирующего технологию работы с документами в
офисе?
6. Каковы состав, структура, задачи и функции других служб офиса?
63
Глава 5
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
5.1. Понятие документирования
Документирование управленческой деятельности заключается в
фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
Документирование наряду с организацией работы с документами
отражает деятельность аппарата управления в процессе осуществления им управленческих функций, составляя документационное обеспечение управления.
Различные области использования документов Документы исполь-
зуются в самых различных областях человеческой деятельности, отраслях знаний. Характерным свойством документов является то, что
они служат источниками и носителями информации. Слово документ (от ëàò. documentum — свидетельство) означает поучительный
пример, способ доказательства.
Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений,
справочно-информационной работы, являются историческими источниками.
В документах закрепляется государственное устройство, они служат средством общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
Именно документ, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, оформленная должным образом и имеющая юридическую силу, служит способом доказательства в суде.
Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная
наглядность. Для того чтобы документ обладал этими качествами,
он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.
64
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов,
обязательных для данного вида документа: наименование организации — автора; название вида документа или унифицированной
формы документа (включая заголовок); заголовок к тексту, дата,
регистрационный номер, текст, визы, подпись. В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его
обработка и т.д.
Виды управленческих документов Управление предприятием неиз-
бежно требует создания многих видов управленческих документов,
без которых невозможно решить задачи оперативного управления,
планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения и т.п.
Состав управленческих документов определяется компетенцией
и функциями учреждения, организации, порядком решения, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу
реквизитов должны соответствовать требованиям Государственной
системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и УСД.
Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и содержащих информацию, необходимую для управления в определенной
сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с
помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.
Помимо ГСДОУ и УСД управленческие документы должны соответствовать также положениям, уставам учреждений, организаций,
а также другим нормативным документам, содержащим правила документации.
Руководители организаций и предприятий несут персональную
ответственность за соблюдение основ документирования и состояние документационного фонда в них в соответствии с действующим
законодательством.
Документирование как составная часть документационного обеспечения управления регулируется помимо законодательства постановлениями и распоряжениями Правительства, правилами и указаниями его полномочных органов, распорядительными документами
министерств и ведомств, инструкциями по документированию управленческой деятельности.
Право издания распорядительных документов определяется Конституцией Российской Федерации.
65
Отдельные направления деятельности учреждений, организаций
и предприятий регламентируются соответствующими законами, постановлениями и распоряжениями органов государственной власти
Российской Федерации и субъектов Федерации.
В целом же деятельность каждого учреждения, организации, предприятия определятся Положением или Уставом, утвержденным или
зарегистрированным в обусловленном законодательством порядке.
Государственные учреждения и подведомственные им организации, работающие в различных сферах экономики, имеют различия
и специфические особенности, требующие специальной регламентации. Министерства и ведомства разрабатывают на основе нормативных документов инструкции по документированию управленческой
деятельности для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений и организаций,
на основе которых разрабатываются индивидуальные инструкции
применительно к условиям конкретного учреждения, организации.
Инструкция по документированию управленческой деятельности — нормативный документ, регламентирующий организацию,
правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы
с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики
его деятельности.
Негосударственные организации и предприятия, руководствуясь
законодательными и нормативными актами и общими правилами
документирования, при необходимости также имеют возможность
создавать свои внутренние инструкции по делопроизводству в соответствии с Уставом организации.
В целях сокращения количества применяемых форм документов
министерства и ведомства разрабатывают табели документов, необходимых для реализации функций и задач организации. В табель
включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства.
Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется
службой документационного обеспечения. Составление документов,
не указанных в табеле, запрещается.
Согласование управленческого документа Проект управленческого
документа должен быть согласован с исполнителями (автором текста), руководителями структурных подразделений или организаций.
Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности с:
x отраслевыми, функциональными, территориальными подраз-
делениями, совещательными органами и при необходимости
с общественными организациями;
66
x работниками, ответственными за решение функциональных
вопросов;
x финансовым подразделением или главным бухгалтером;
x юридической службой;
x службой документационного обеспечения;
x заместителем председателя коллегиального органа или замес-
тителем руководителя организации, ведающими вопросами,
содержащимися в проекте документа.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа
осуществляется в следующей очередности с:
x подчиненными организациями, а также с неподчиненными,
когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта,
или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;
x организациями, занимающимися исследованиями в той об-
ласти, к которой имеет отношение содержание документа;
x общественными организациями — при необходимости или в
случаях, предусмотренных документами этих органов;
x органами, осуществляющими государственный вневедомст-
венный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и пр.);
x вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции
в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией. Две или более подписи
ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны
несколько должностных лиц.
Документы денежного, материального и кредитного характера,
служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и
расчетные обязательства с другими организациями, подписывают
руководитель организации и главный бухгалтер.
Совместные документы нескольких организаций подписывают
руководители всех организаций. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии.
Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения (постановления),
издаваемые руководителем коллегиального органа в единоличном
порядке, имеют одну подпись.
67
Право подписи распорядительных документов в форме указаний
или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.
Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.)
подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.
Протокол подписывают председательствующий на заседании
коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и
секретарь.
Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут
быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не
выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.
5.2. Унификация и стандартизация
управленческих документов
Унификация документов заключается в установлении единообразия
состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения
качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по
одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
К основным принципам унификации относятся:
1) построение формуляра-образца для организационно-распорядительной документации (ОРД), а на его основе — установление
состава реквизитов для данной системы документации, конкретного
документа и т.д.;
2) достижение единообразия документов в пределах системы сопоставимости их отдельных элементов.
Это достигается максимальной типизацией и трафаретизацией
текстов, выработкой единых требований к системе ОРД и унификацией расположения реквизитов на документе. Устанавливаются единые требования к оформлению ОРД.
Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов:
x государственные стандарты (ГОСТ);
x отраслевые стандарты (ОСТ);
x республиканские стандарты (РСТ).
68
В стандартах установлены общие требования к документам, предусматривающие единый порядок построения, оформления и заполнения форм документов, которые сводят к минимуму их варианты,
размеры и состав реквизитов.
5.3. Правила оформления
управленческих документов
Виды служебных бланков Документы должны, как правило, оформ-
ляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных
реквизитов и стабильный порядок их расположения.
ГОСТ Р6.30.97 установлены два основных вида служебных
бланков в зависимости от состава реквизитов в них: бланк для писем и общий бланк (для всех остальных ОРД). При необходимости
может использоваться бланк для конкретного вида документа.
Бланки документов изготавливаются в основном на бумаге формата
А4 (210 ½ 297 мм) и А5 (148 ½ 210 мм). Допускаются также бланки
форматов А3 и А6.
Особое выделение письма как вида документа и разработка специального бланка для писем связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие учреждения и организации и содержащего в связи с этим адресные данные организации-отправителя.
Другие виды ОРД являются обычно внутренними документами и не
требуют адресной информации в составе бланка.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов,
обязательных для данного вида документа. В бланк для писем входят реквизиты:
x Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (города РФ);
x эмблема организации (при наличии);
x код по ОКПО (Общегосударственный классификатор предпри-
ятий и организаций);
x основной государственные регистрационный номер (ОГРН);
x идентификационный налоговый номер (ИНН);
x наименование организации;
x справочные данные об организации (индекс предприятия свя-
зи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (факса),
номер телефона, номер счета в банке);
x äàòà;
x регистрационный номер;
x ссылка на номер и дату документа;
x заголовок к тексту;
x текст;
69
x подпись;
x отметка об исполнителе.
В общий бланк входят реквизиты:
x Государственный герб РФ (субъекта РФ, города);
x эмблема организации;
x наименование организации;
x название вида документа;
x äàòà;
x регистрационный номер;
x заголовок к тексту;
x текст;
x подпись.
Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатурное), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.
Наименование структурного подразделения допускается наряду
с типографским печатать машинописным способом, на бланках организации используется товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке.
Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов. При этом бланки с продольным
расположением реквизитов заголовочной части применяются в тех
случаях, когда наименование организации и вышестоящего органа,
которому она подчинена, содержит большое количество печатных
знаков. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрированным (начало и конец каждой строки реквизита
равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка
реквизита начинается от левой границы площади) способом.
Бланки документов должны иметь поля не менее: левое — 20 мм,
верхнее — 20, правое — 10 и нижнее — 20 мм.
Управленческие документы, кроме писем, направляемых в вышестоящие организации, могут печататься на обороте листа. Бланки
документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых
тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать
с помощью средств оперативной полиграфии.
При печатании бланков должны применяться типографские
шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк
в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на
бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.
Бланки конкретных видов документов (приказ, акт, справка и т.д.)
допускается изготавливать при составлении документов данного ви-
70
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]