Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
Образец письма-приглашения
Реквизиты организации
Приглашение Адресат
Уважаемый ___________!
1 октября с.г. в Конференц-зале (5-й этаж) состоится заседание
Правления акционерного общества с повесткой дня...
…Просим принять участие в заседании.
Приложение: тезисы доклада для обсуждения.
Председатель Правления…
Письмо-предложение может представлять собой заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий.
В других случаях может быть подготовлен ответ на запрос или
ходатайство с предложением переработать или доработать представленный документ.
Письма-разрешения содержат согласие на выполнение той или
иной просьбы, например: «(Наименование организации) рассмотрел(а)
учредительные документы на создание ассоциации «Российские универмаги» и не возражает против ее регистрации».
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письмо, телеграмма, перевод, бандероль, товар, ценности и пр.) либо о том, что ранее составленный документ
(договор, инструкция и пр.) остается в силе. Письмо также может
подтверждать какой-нибудь факт, действие, телефонный разговор.
Образец письма-подтверждения
Фирма… подтверждает свою готовность установить долгосрочное сотрудничество с фирмой... и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны.
В письмах-подтверждениях часто встречаются такие словосоче-
тания: Подтверждает получение...; Подтверждает согласие на...;
Подтверждаем условия…
Составление международных писем заслуживает особого внимания.
В последнее время объем международной деловой переписки заметно увеличился. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов
писем приближен к формально-логическому. Отличительной чертой
101
текстов международных писем является изысканность стиля, подбор наиболее вежливых выражений, продуманность текста с точки
зрения логики, взвешенное высказывание суждений.
Примерные тексты международных писем, составленных как в
России, так и в других странах, приводятся ниже.
Образцы международных писем
Господа!
Mы очень благодарны за Ваш запрос от 10 июня и высоко ценим возможность обеспечить нужды Вашей новой многообещающей
организации.
Нам бы очень хотелось помочь Вам. Однако прежде хотим
получше познакомиться с Вашей организацией.
Нам будет легче сделать это, если Вы представите документы
о Вашем нынешнем финансовом положении. Если Вы будете так
любезны и вышлете необходимую информацию, мы сделаем все
возможное для того, чтобы вопрос о кредите был вновь рассмотрен как можно быстрее.
Искренне Ваши...
Уважаемый заказчик!
Мы благодарны за Ваш заказ от___. Указанные Вами товары
будут доставлены приблизительно_____. Мы ценим Ваше сотрудничество.
Искренне Ваш...
Уважаемые господа!
В своем письме от 23 января ɫ.г. Вы предложили нам услуги
по размещению рекламы наших клиентов в журналах, издающихся
во Франции.
Наши клиенты заинтересовалась Вашим предложением и были
бы рады получить полную информацию о журналах, в которых Вы
намерены помещать их рекламу. В частности, они хотят знать круг
их читателей, тираж и расценки на публикацию одноразовых рекламных объявлений. Будем признательны за скорый ответ.
С уважением …
102
6.6. Деловая переписка с использованием
иных средств связи
Телефонограмма — документ официального быстрого сообщения о деловых встречах или их переносе, совещаниях, мероприятиях и т.д. Телефонограммы передаются по поручению руководителя секретарем-референтом или ответственным исполнителем.
Обязательными реквизитами являются: наименования фирм («от
кого» и «кому»), название документа (телефонограмма), дата и
время передачи (приема), текст, указание должностей и Ф.И.О. передающего и принимающего, номера их телефонов. После приема
телефонограмма должна быть немедленно передана руководителю
и подписана им.
Текст телефонограммы должен быть четким, конкретным, без
лишних подробностей, объем не должен превышать 50 слов. При передаче-приеме телефонограммы желательно иметь специально подготовленные для этого бланки, которые легко заполняются.
Телеграмма — срочный документ, который используется, когда
нужно отправить срочное сообщение, но уже телеграфным способом
через почтовое отделение связи. Срок доставки телеграммы составляет примерно 3 часа. Телеграмма оформляется следующим образом:
прописными буквами, без знаков препинания печатается адрес получателя, наименование фирмы, текст и подпись должностного лица. Затем проводится сплошная черта, под которой строчными буквами пишется адрес отправителя телеграммы, должность и фамилия
подписавшего, дата подачи на почту, ставится печать фирмы.
Телеграммы составляются по определенным стандартам, способ
выражения — это предельная сжатость информации, короткие слова, допускаются сокращения без знаков препинания (знаки препинания ставятся, когда они влияют на смысл телеграммы).
Телексная связь — важнейшее средство передачи информации.
Телекс получил широкое распространение, оттеснив традиционные
виды переписки — телеграмму, письмо, поскольку он ускоряет передачу и получение необходимых сведений.
Эффективность телексной связи зависит от стоимости и правильности составления текста. Стоимость определяется временем,
затраченным на его передачу. Единицей оплаты является плата за
одну минуту. Размер платы зависит от города, страны, расстояния.
В тексте должны отсутствовать излишние подробности, суть проблемы должна быть четко и кратко изложена с использованием
сокращений.
Существует особая форма, по которой пишется телекс. В ней
условно можно выделить следующие части. В левой верхней части
103
телекса представлен так называемый блок оперативных сведений
(блок ОС). В нем содержится информация об адресате и исполнителе, а также указывается время передачи сообщения. Значительную
часть блока ОС занимает автоответ, который представляет собой закодированное сообщение, содержащее:
x определенный набор цифр и букв, обозначающий маршрутный
номер абонента, сокращенное название фирмы;
x сокращенное наименование города, страны.
Другим важным компонентом блока ОС является указание
времени выхода на связь. Часто весь телекс начинается с указания
времени, которое обозначается, например, так: 14.17.25, что по-
нимается как
торых случаях указывается время начала и окончания передачи,
так как оплата зависит от ее длительности. Отправитель, или вызывающий абонент, имеют условное обозначение À, а получатель,
или вызываемый абонент, — обозначение Â. При передаче телексного сообщения вызывающий абонент À сначала указывает автоответ своего партнера по переписке, а затем помещает свои
данные. Каждая страна имеет свой цифровой и буквенный код,
который должен знать партнер.
Отправитель телекса может указывать конкретное лицо, которому
предназначен телекс. В этом случае перед текстом помешается фраза
Вниманию Лидии Сомовой. Иногда в тексте приводится краткое
типа
содержание его, как в письмах.
четырнадцатого числа в 17 часов 25 минут. Â íåêî-
104
Структура блока ОС телекса может включать и другие компоненты в зависимости от сложившейся практики и принятых правил
той или иной фирмы или страны.
Перечисленные части телекса «
отправлен телекс
соединения, инициалы передающего телекс и т.д. носят лишь технический характер для данного аппарата и могут осуществляться
везде, где такой аппарат имеется.
Текст телекса составляется кратко, в сжатом виде, короткими,
немногословными предложениями, с допускаемыми сокращениями
слов. Чаще используются только заключительные слова, фразы вежливости. Затем, как и в письмах, следует подпись автора телекса, а
затем также делается повтор автоответов вызывающего абонентаотправителя и вызываемого абонента-получателя.
Другим видом связи может быть факс (телефакс). Факс — доку-
мент, который передается посредством каналов факсимильной связи. Факсимильная связь (или фототелеграфная) означает электрический способ передачи графической информации, при котором
происходит неподвижное изображение текста или таблицы, чертежей, схем, графиков, фотографий и т.п.
», а также закодированное название фирмы, коды
куда», «кому», «от кого», «когда
В последнее время все большее применение получает деловая
переписка посредством использования электронной почты (e-mail).
Отправка электронного делового письма производится через компьютер, подсоединенный к системе Интернет. Достоинствами такой Интернет-услуги являются простота доступа к ней без допол-
105
нительной оплаты, возможность отправки не только текстовой, но
и других видов информации, быстрота доставки сообщений.
Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового
письма со всеми присущими ему реквизитами, но расположение их
несколько иное.
Если полученные факсы имеют важную информацию, то их следует скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. Большая
часть коммерческой переписки хранится три года и передаче на архивное хранение не подлежит (ст. 74 ГК). Переписка же с иностранными партнерами (по этой же статье) хранится 10 лет.
Контрольные вопросы
1. Какова специфика делового письма?
2. Перечислите типичные ошибки в языке и стиле деловой коррес-
понденции.
3. В чем заключаются правила оформления делового письма?
4. Схемы построения деловых писем в России и зарубежных парт-
неров. В чем их отличие?
5. Приведите примеры всех видов деловых писем.
6. Расскажите о деловой переписке с использованием телеграмм, те-
лефонограмм, телекса, факса и других средств связи.
106
Глава 7
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
С ДОКУМЕНТАМИ
7.1. Документооборот
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или
сдачи в дело.
Документооборот в учреждении, организации осуществляется в
виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами
технической обработки собственно документов (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительная служба и т.п.).
Различают три основных потока документов:
x входящий (документы, поступающие из других организаций);
x исходящий (документы, отправляемые в другие организации);
x внутренний (документы, создаваемые в учреждении, органи-
зации, но не выходящие и за их пределы).
Входящие документы Документы, поступающие в учреждение, пред-
приятие (входящие), проходят следующие стадии:
x первичная обработка;
x предварительное рассмотрение;
x регистрация;
x рассмотрение руководством;
x передача на исполнение.
1) Первичная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений,
фиксации факта поступления документа и в подготовке корреспонденции к передаче по назначению.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена как самостоятельным структурным
подразделением (Управление делами, канцелярия, общий отдел,
секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт),
должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные
107
документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях,
когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время
отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.
Специальные поступления (телеграммы, заказные письма, посылки и пр.) подлежат обработке в первую очередь и незамедлительно
передаются в соответствующие подразделения.
На всех входящих документах проставляется регистрационный
штамп, фиксирующий факт и время поступления документа.
Следующий этап обработки входящей корреспонденции — сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов).
Нерегистрируемые документы, документы о пометкой «лично»
передаются непосредственно по назначению.
Регистрируемые документы передаются по назначению после их
рассмотрения и регистрации.
2) Предварительное рассмотрение документов проводится службой
ДОУ с целью распределения поступивших документов на:
x направляемые на рассмотрение руководителям учреждения,
организации;
x направляемые непосредственно в структурные подразделения
или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководством передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретное подразделение. Это позволяет освободить
руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов,
решения по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные ему, а также содержащие информацию по наиболее важным
вопросам деятельности предприятия (организаций). Документы должны быть переданы руководству или непосредственным исполнителям
в день их поступления.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то их подбирают и передают вместе с поступившим документом.
3) После предварительного рассмотрения документы, подлежащие
регистрации, регистрируются.
4) Затем зарегистрированные документы передаются для рассмот-
рения по существу содержащихся в них вопросов руководителям организаций и структурных подразделений.
108
Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший
срок, преимущественно в день поступления. Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюциях. Как правило, на документах не должно быть больше одной резолюции.
5) После наложения резолюции документы передаются на ис-
полнение.
Исходящие документы Порядок прохождения исходящих документов
состоит из:
x составления проекта документа;
x его изготовления;
x согласования;
x подписания;
x утверждения (в необходимых случаях);
x регистрации;
x отправки.
До передачи подготовленного документа на подпись необходимо проверить его содержание, правильность оформления, наличие
отметок о согласовании и приложений к документу. Одновременно
на подпись представляется подборка материалов, на основании которых составляется документ.
После подписания документы регистрируются и передаются в
экспедицию (или секретарю) для отправки. Там их сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой проверяют правильность оформления
документов, соответствие числа экземпляров количеству адресатов
и т.п. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю
на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы Внутренние документы готовятся, оформля-
ются, исполняются и используются в пределах самой организации.
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и
оформления аналогично порядку работы с исходящими документами, а на этапе исполнения или использования — с входящими до-
кументами.
Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой
в регистрационной форме. Под расписку могут передаваться контролируемые и наиболее важные документы.
Передача документов в пределах структурного подразделения
должна производиться через секретаря, делающего соответствующую
пометку в регистрационной форме. Если нужно передать документ
из одного структурного подразделения в другое, то следует поставить
в известность секретаря подразделения, в котором зарегистрирован
109
документ. Контролируемые и наиболее важные документы передаются через подразделение, контролирующее исполнение документа,
или секретаря учреждения (организации).
Учет количества обрабатываемых документов В организациях дол-
жен быть налажен учет количества обрабатываемых документов,
включающий все их виды и размноженные экземпляры. Это необходимо для определения численности делопроизводственного персонала, технического оснащения процессов документационного
обеспечения, уточнения загрузки структурных подразделений и отдельных исполнителей, а также расчета финансовых затрат на этот
вид деятельности.
При этом используется показатель объема документооборота, под
которым погашается количество входящих, исходящих и внутренних документов организации (учреждения) за определенный период
времени.
Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и
внутренние документы организации.
При определении объема документооборота раздельно подсчитывают количество основных документов и число экземпляров (копий), изготовленных средствами размножения. Общее количество
выражают дробью, где числитель обозначает число основных документов, а знаменатель — число экземпляров (копий).
Входящие и исходящие документы учитывают в экспедиции при
первоначальной обработке или отправке документов.
Внутренние документы учитывают по месту их подготовки или
исполнения, причем каждый документ учитывают однократно.
Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до
сведения руководителя организации для выработки мер совершенствования работы с документами. Это делается в виде сводки:
Структурные
подразделения
……………….
……………….
……………….
Итого:
Входящие
документы
Исходящие
документы
Внутренние
документы
7.2. Регистрация документов
Регистрация документа Регистрация документа — это фиксация факта
создания или поступления документа путем проставления на нем
регистрационного индекса и даты с последующей записью о доку-
110
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]