Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление офисом. Учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям 062100 «Управление персоналом» и 061100 «Менеджмент организации»
.pdf
на любых носителях, в том числе обеспечивающих работу вычислительной и организационной техники.
Информация является объектами отношений физических и юридических лиц между собой и с государством. В совокупности информация составляет информационные ресурсы России и защищается
законом наряду с другими видами ресурсов.
По принадлежности к тому или иному виду собственности информационные ресурсы могут быть государственными или негосударственными и как элемент состава имущества находятся в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного
самоуправления, государственных учреждений, предпринимательских структур.
Информационные ресурсы могут быть:
x открытыми, т.е. общедоступными, используемыми в работе
без специального разрешения, публикуемые в средствах массовой информации, оглашенными на конференциях, в выступлениях и интервью;
x ограниченного доступа и использования, т.е. содержащими
сведения, составляющие тот или иной вид тайны и подлежащие защите, охране, наблюдению и контролю.
Документированные информационные ресурсы, которые используются предпринимателем в бизнесе и управлении фирмой, являются его собственностью или частной информацией, представляющей для него значительную ценность. Эта информация составляет
интеллектуальную собственность предпринимателя.
Ценность информации может быть стоимостной категорией и характеризовать конкретный размер прибыли при ее использовании
или размер убытков при ее утрате. Информация часто становится
ценной ввиду ее правового значения для фирмы или развития бизнеса, например: учредительные документы, программы и планы,
договоры с партнерами и посредниками и т.д.
При заключении любого договора (контракта) стороны должны
брать на себя взаимные письменные обязательства по защите конфиденциальной информации другой стороны и документов, полученных при переговорах, исполнении условий договора.
Документированная информация ограниченного доступа всегда
принадлежит к одному из видов тайны — государственной èëè íåãî-
сударственной. В соответствии с этим документы делятся на секретные è несекретные. Обязательным признаком секретного документа
является наличие в нем сведений, составляющих в соответствии с
законодательством государственную тайну. Несекретные документы, включающие сведения, относимые к негосударственной тайне
(служебной, коммерческой, банковской, профессиональной, произ-
121
водственной и др.) или содержащие персональные данные граждан,
именуются конфиденциальными.
Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, термин широко используется исключительно
для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне. Конфиденциальность
отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.
К конфиденциальным документам нельзя относить учредительные документы, уставы предпринимательских структур, финансовую документацию, сведения о заработной плате персонала и
другую документированную информацию, необходимую правоохранительным и налоговым государственным органам. Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом понимается
необходимым образом оформленный носитель документированной
информации, содержащий сведения ограниченного доступа или
использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Конфиденциальные
документы не следует называть служебными или ставить на них
гриф секретности, так как конфиденциальные и секретные документы отражают различные виды тайн.
Конфиденциальные документы включают в себя:
x в государственных структурах — служебную информацию ог-
раниченного распространения, именуемую в чиновничьем обиходе информацией для служебного пользования, т.е. информацией, отнесенной к служебной тайне, а также документы,
имеющие рабочий характер и не подлежащие публикации в
открытой печати;
x в предпринимательских структурах — сведения, которые их
собственник или владелец в соответствии с законодательством
имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской)
тайне, тайне фирмы, тайне мастерства;
x независимо от принадлежности — любые персональные (лич-
ные) данные о гражданах, а также сведения, содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества, тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т.п.
Конфиденциальность документов всегда имеет значительный
разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала
фирмы (от нескольких часов до значительного числа лет). Следует
учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка до заключения
122
контракта может иметь гриф конфиденциальности, но после его
подписания этот гриф с письменного разрешения первого руководителя фирмы снимается.
Исполненные документы, сохранившие конфиденциальный характер и ценность для деятельности фирмы, формируются в соответствии с номенклатурой дел.
Период конфиденциальности документов зависит от специфики
деятельности фирмы. Например, производственные, научно-исследовательские фирмы обладают более ценными документами, чем торговые, посреднические и др.
Коммерческая тайна и ее защита Коммерческая тайна (ÊÒ) — ýòî
скрываемые фирмой (предприятием) экономические интересы и
сведения разного направления. Это могут быть производственно-хозяйственные, управленческие, научно-технические, финансовые и
другие сведения, которые должны охраняться от посягательств конкурентов и других заинтересованных лиц (приложение 7.1).
Коммерческие секреты находятся в документах, изделиях и т.п.
Их необходимо охранять от хищений, выведывания или утечки.
Условия, при которых информация предприятия считается
коммерческой тайной, названы в ст. 139 части I Гражданского кодекса РФ.
Сведения КТ можно условно разделить на два крупных блока:
научно-техническая (технологическая) информация и деловая информация.
Первая из них включает сведения о конструкциях новых машин,
чертежи, схемы, рецепты, методы и способы производства, новые
технологии, программное обеспечение.
Вторая включает:
x сведения о финансовой стороне деятельности (расчеты с кли-
ентами, задолженность, кредиты и т.п.) за исключением финансовых отчетов;
x сведения о размере прибыли, себестоимости продукции и др.;
x планы развития предприятия (стратегия и тактика);
x планы и объемы реализации продукции и товаров (планы
маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций,
уровне цен и наличии товаров);
x анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффек-
тивность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода
на рынок;
x планы рекламной деятельности;
x списки торговых и других клиентов, представителей, конкурен-
тов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом
123
положении, проводимых операциях и объемах, условия действующих и заключаемых контрактов и пр.
Период хранения, порядок защиты и доступа к КТ определяется
руководством фирмы.
Органы государственной и местной власти не имеют права вмешиваться в определение и охрану КТ, кроме особо важных случаев.
Обеспечение защиты КТ включает:
x правила отнесения информации к КТ;
x ведение делопроизводства, относящееся к документам КТ;
x средства защиты конфиденциальной информации (организа-
ционные и технические);
x контроль за соблюдением правил хранения документов КТ.
Для соблюдения правил работы с документами КТ руководитель
фирмы определяет круг лиц, имеющих право доступа к той или
иной информации (сотрудники под расписку дают согласие при ознакомлении с соответствующим приказом). Этим же приказом назначается ответственное должностное лицо за использование, учет
и хранение документов.
Порядок обеспечения сохранности КТ может быть предусмотрен и в контракте по найму на работу.
На документе с КТ предусмотрена отметка о количестве экземпляров документа и где они находятся. При получении такого документа руководитель на обратной стороне пишет фамилии тех,
кому разрешено пользоваться данным документом, либо пишет это
в резолюции.
Регистрация документов с грифом КТ осуществляется в специальных журналах.
Передача таких документов другим сотрудникам предприятия,
имеющим допуск, производится только через секретаря-референта
с соответствующей записью в журнале.
Документы КТ не выносятся из предприятия (кроме особых случаев по разрешению), копируются тоже с разрешения руководства
фирмы.
По окончании года все документы с КТ подсчитываются комиссией. При этом проводят сортировку документов на уничтожение или сдачу в архив. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, исключающих доступ к ним.
На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт и
они уничтожаются в присутствии комиссии.
Особенности работы с персоналом, владеющим конфиденциальной
информацией
веческий фактор, предполагающий преданность персонала интересам
В основе системы защиты информации лежит чело-
124
фирмы. Если отдельный сотрудник не оправдывает доверия, то никакая эффективная система защиты не сможет гарантировать безопасность информации и предотвратить ее разглашение. Персонал
генерирует новые идеи, открытия, которые ускоряют научно-технический прогресс, повышают благосостояние сотрудников фирмы и
являются полезными не только для фирмы в целом, но и для каждого отдельного сотрудника. Поэтому любой сотрудник объективно
заинтересован сохранить в тайне те новшества, которые повышают
прибыли и престиж фирмы.
В современных предпринимательских структурах практически
каждый основной сотрудник становится носителем ценных сведений, представляющих интерес для конкурентов и криминальных
структур.
Работа с персоналом подразумевает целенаправленную деятельность руководства фирмы и трудового коллектива, направленную
на наиболее полное использование трудовых и творческих способностей каждого члена коллектива, воспитание в нем фирменной
гордости, препятствующей возникновению желания нанести вред
фирме, стать соучастником в недобросовестной конкуренции или
криминальных действиях.
Можно выделить осознанное сотрудничество работника фирмы
со злоумышленником, например: сотрудничество работника фирмы
с целью мести руководству или коллективу фирмы, а также по причине подкупа, регулярной оплаты услуг и психологической неустойчивости.
Неосознанное сотрудничество сотрудника фирмы, к примеру: переманивание осведомленных специалистов обещанием лучшего материального вознаграждения, лучшими условиями труда и иными
преимуществами.
Прослушивание служебных и личных телефонов сотрудников
фирмы, перехват телеграмм, факсов и т.п.
Работникам службы КД
1
и персоналу фирмы следует учитывать,
что работающий в фирме злоумышленник или сотрудник фирмы,
связанный со злоумышленником, похищают, уничтожают, как правило, не те документы, с которыми они работают, а документы и
информацию, доверенные другим сотрудникам.
Ответственность за сохранность конфиденциальных документов
и предотвращение утраты или конфиденциальности несут руководители предприятий, фирмы.
1
Конфиденциальные документы.
125
Работа с КД на рабочих местах разрешается сотрудникам фирмы
только при наличии условий, исключающих возможность утраты
документа или хранения информации (приложение 7.2).
Для работы с КД сотрудник должен быть обеспечен:
x постоянным рабочим местом;
x личным сейфом (металлическим шкафом);
x кейсом для хранения и переноса КД;
x номерной личной металлической печатью. Прочитанные листы
КД всегда должны лежать текстом вниз. При выходе из помещения на любое время исполнитель должен убрать в сейф все
документы и материалы, запереть его.
Защита информации при проведении совещаний и переговоров Ñî-
вещания и переговоры, в процессе которых могут обсуждаться сведения, составляющие тайну фирмы или ее партнеров, именуются
обычно конфиденциальными. Порядок проведения подобных совещаний и переговоров регламентируется специальными требованиями,
обеспечивающими безопасность ценной, в том числе конфиденциальной информации, которая в процессе этих мероприятий распространяется в санкционированном режиме.
Разрешение на проведение конфиденциальных совещаний и переговоров с приглашением представителей других организаций и
Любое конфиденциальное совещание организуется в специальном помещении, оборудованном средствами технической защиты
информации.
В помещении для проведения конфиденциальных совещаний не
должны находиться приборы, оборудование и технические средства,
которые непосредственно не используются для обеспечения хода
совещания (например, телефоны городской сети, телевизионные и
радиоприемные устройства и пр.).
По окончании конфиденциального совещания сотрудник службы безопасности осматривает помещение, запирает его, опечатывает
и сдает под охрану.
Документы, принятые на совещании, оформляются, подписываются, при необходимости размножаются и рассылаются участникам
совещания в соответствии с требованиями по работе с конфиденциальными документами фирмы. Все экземпляры этих документов
должны иметь гриф ограничения доступа.
Контрольные вопросы
1. Что такое документооборот и предъявляемые к нему требования?
2. Расскажите о потоках документов и стадиях их обработки.
126
тов, его необходимость, показатель объема документооборота?
4. В чем заключается порядок регистрации документов?
5. Дайте представление об организации контроля исполнения доку-
ментов и сроках их исполнения.
6. Расскажите о процедуре составления номенклатуры дел и их фор-
матировании.
7. В чем заключается экспертиза ценности документов, ее цели?
8. Каков порядок подготовки документов к сдаче в архив?
9. Опишите условия текущего хранения документов.
10. Дайте понятие информационных ресурсов и конфиденциальной
информации.
11. Что такое коммерческая тайна и как осуществляется ее защита?
12. Каковы особенности работы с персоналом, владеющим конфиден-
циальной информацией?
13. В чем состоит защита информации при проведении совещаний и
переговоров?
127
Глава 8
УПРАВЛЕНИЕ
ПЕРСОНАЛОМ ОФИСА
Управление персоналом — составная и важнейшая часть менеджмента, реализующая в практической деятельности предприятий
основные его принципы.
Процесс управленческого труда представляет собой совокупность
различных работ и операций, выполняемых управленческим персоналом с целью эффективного управления для обеспечения деятельности всех подразделений предприятия (организации).
При осуществлении процессов управленческого труда решаются
три основные задачи:
x определение содержания этих процессов;
x установление рациональных систем и методов их выполнения;
x регламентация указанных процессов по выполнению возло-
женных функций.
При определении содержания процессов труда управленческого
персонала исходят из содержания процессов управления. Они обозначаются как комплекс различных трудовых и машинных операций, выполняемых в определенной последовательности и взаимосвязи для осуществления той или иной функций управления.
8.1. Характеристика
управленческого персонала
Управленческий персонал К управленческому персоналу относятся
работники, занятые в системе управления и выполняющие управленческие функции. Управленческий персонал в основном состоит
из служащих (клерков). Служащий — лицо, занимающее предусмотренную квалификационным справочником должностей и штатным
расписанием конкретной организации должность в аппарате управления и исполняющее от имени и по поручению администрации в
пределах своей компетенции управленческие функции, связанные с
подготовкой и принятием решений и их исполнением в целях
практического осуществления поставленных задач.
128
Любое предприятие предполагает наличие администрации или
управленческого персонала. При этом в малом бизнесе всеми видами менеджмента занимается, как правило, один человек — администратор, директор. С ростом предприятия расширяется состав управленцев и привлекается менеджер-администратор, т.е.
лицо, организующее достижение целей предприятия. Образуется
персонал офиса. Его служащие классифицируются главным образом по содержанию труда, по степени участия в процессе принятия и реализации решений.
Исходя из этого управленческий персонал делится на руководителей, специалистов и технических исполнителей (приложение 8.1).
Каждому из них присущи свои особенности как по содержанию
труда и характеру умственных нагрузок, так и по влиянию на результаты деятельности всего предприятия.
Руководители предприятий и их структурных подразделений совместно с советами (правлениями) определяют цели и направления
деятельности, осуществляют подбор и расстановку кадров, координацию работы исполнителей, обеспечивают эффективную работу
соответствующих подразделений.
Специалисты (инженеры, товароведы, экономисты, менеджеры
и др.) разрабатывают и внедряют новые и другие виды продукции,
технологические процессы, осуществляют коммерческую деятельность маркетинговых, рекламных операций, выполняют плановые,
финансовые и учетные функции, инвестиционные проекты.
Технические работники (секретари, машинистки, операторы, канцеляристы) собирают первичную информацию, производят ее передачу и обработку, подготовку, стремясь обеспечить ею руководителей
и специалистов, занимаются учетом и контролем, хозяйственным
обслуживанием.
В основе классификации служащих лежит должность. Это исходная организационно-структурная единица управленческого органа,
заключающая в себе часть его компетенции. Понятие должности
нельзя смешивать со специальностью работника. Должность определяет, прежде всего, границы специальности, т.е. круг обязанностей работника, права и ответственность. Специальность же характеризует род трудовой деятельности, требует определенных знаний и
трудовых навыков, приобретенных путем специального образования
или практического опыта.
Виды умственного труда В соответствии с выполняемыми управленче-
ским персоналом должностными обязанностями выделяют три вида
умственного труда: эвристический, административный и операторный.
Эвристический — это труд руководителей и специалистов по исследованию и разработке различных производственных проблем:
129
прогнозирование деятельности и ее анализ, совершенствование
продукции или процессов, форм организации производства, труда и
управления. Состоит из двух видов операций — аналитических и
конструктивных. Результаты эвристического труда — проекты, планы,
открытия, изобретения.
Административный — специфический вид умственного труда,
предназначенного для непосредственного управления действиями и
поведением людей в процессе их трудовой деятельности. Непосредственный результат — целенаправленная, скоординированная деятельность отдельных работников по решению поставленных задач.
Операторный — это труд по выполнению стереотипных операций детерминированного характера, необходимых для информационного обеспечения производства, труда и управления.
Признание управленческого труда производительным, согласно
некоторым точкам зрения, позволяет распространять на него основные экономические показатели, в частности производительность
труда.
Производительность управленческого труда выступает в форме
связи между объемом выполняемых функций управления, произведенными затратами живого труда, прямо пропорциональна объему
функций управления и обратно пропорциональна затратам управленческого труда.
В качестве измерителя объема управленческой работы часто берется количество единиц перерабатываемой информации (листы,
документы, документостроки, буквенные и цифровые знаки). Это
выражается в формуле
Q
ɉ ,
ɭɬ
где Пут — производительность управленческого труда;
Q
— количество документов;
— трудоемкость в чел.-днях или чел.-часах.
T
ð
T
p
Однако такой расчет производительности можно провести лишь
для части управленческих работников в основном операторского
типа. Производительность же эвристического и административного
труда определяется косвенным путем, через эффективность труда,
исходя из результатов влияния управленческого воздействия на объект
управления.
Показатели деятельности управляемых объектов Эффективность
труда высшего и среднего звена руководителей определяется через
показатели деятельности управляемых объектов. «Производительность
труда менеджера есть не что иное, как производительность организации, находящейся под его контролем» (Fortune, 1983).
130
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]