10.6. Сортування й фільтрація даних в Excel

Програма Microsoft Excel дає змогу впорядкувати дані таблиці в алфавітно-цифровому порядку за зростанням або спаданням значень. Числа сортують від найменшого від'ємного до найбільшого додатного, а текстову інформацію – в алфавітному порядку за зростанням чи спаданням, тобто, починаючи з першої чи останньої букви абетки, а саме:

– сортування за зростанням;

– сортування за спаданням.

При цьому функцію ключа для сортування виконує виділений стовпець або стовпець, в якому розміщується курсор.

10.6.1. Сортування даних, що розміщені в кількох полях

Засоби Excel дають можливість одночасно сортувати записи в трьох полях. Послідовність сортування полів вибирають у діалоговому вікні Сортировка диапазона із розкривних списків, за допомогою команд: Сортировать по, Затем по, В последнюю очередь, по (рис. 10.10).

Розташовані поряд із кожним списком перемикачі зростання і спадання дають змогу задати напрямок сортування.

Перемикач Идентифицировать диапазон данных по дає можливість ідентифікувати відомості за підписами або позначеннями стовпців аркуша.

У разі потреби сортувати дані з чотирьох і більше полів варто виконати кілька послідовних сортувань. Щоб не втрачати результати попереднього сортування, потрібно спочатку виконати сортування за допомогою трьох останніх ключів, а потім – найпершого.

Рис. 10.10. Загальний вигляд діалогового вікна для послідовності сортування полів

10.6.2. Фільтрація даних

Фільтрацію відомостей використовують під час роботи з великими таблицями. Вона дає можливість бачити не всю таблицю, а тільки її частину, яка висвітлюється за певними ознаками (критеріями). Щоб вибрати критерії, за якими здійснюється фільтрація, потрібно виконати такі дії:

● виділити таблицю;

● скористатися командою Данные → Фильтр → Автофильтр, унаслідок чого відразу в кожній клітині верхнього рядка з'явиться кнопка списку переліку та методів фільтрації даних.

Практичні завдання

Виконати сортування й фільтрацію даних засобами програми Microsoft Excel, провівши таки операції:

1. Скласти таблицю згідно з рис. 10.11.

Рис. 10.11. Приклад оформлення таблиці для виконання практичного завдання

2. Встановити автофільтр (Данные→Фильтр→Автофильтр).

3. За допомогою встановленого фільтру вибрати книги автора Антонова А.П.

4. Відсортувати книги, видані в 2004 році.

5. Виконати в стовпці "Рік видання" сортування за зростанням.

6. Виконати в стовпці "Сторінок" сортування за спаданням.

7. Відфільтрувати прізвища авторів, які починаються з букви А і букви С.

8. Відфільтрувати книги, рік видання яких перебуває в діапазоні 2000 – 2006.

9. Закрити електронну таблицю.

10.7. Побудова графіків, діаграм засобами програми Excel

Програма Microsoft Excel має широкі можливості для побудови діаграм різних типів і видів.

Розглянемо основні елементи діаграм, а також основні поняття, які використовують при їх побудові. Діаграму завжди будують для якогось діапазону клітинок. Розглянемо приклад побудови діаграми для таблиці (рис. 10.12).

Рис. 10.12. Приклад оформлення таблиці, дані якої будуть використані для побудови діаграми

Як правило, на діаграмі відображується послідовність значень певного параметра залежно від значень аргументів. Послідовність значень параметра в Excel називають рядом даних, а послідовність значень аргументів – категорією.

У табл. 10.12 кількість рядів даних і категорій залежить від того, яким чином розміщено дані. Якщо вони розміщені у вигляді рядків, то рядів даних – 10 (болт, муфта, гайка, гвинт, шпилька, штифт, цвях, шуруп, шайба, шпонка), а категорій – 2 (термін виготовлення, місяць, відомості, %).

Визначають елементи майбутньої діаграми, зміст яких наведено в табл. 10.1.

Таблиця 10.1

Зміст елементів діаграми

Елемент	Зміст елемента
Название	Заголовок діаграми
Ось n	n-на вісь діаграми (Ось 1 або Ось Y– вісь значень, Ось 2 або Ось X– вісь категорій)
Чертеж	Ділянка побудови власне діаграми
Диаграмма	Фон діаграми
Легенда	Опис рядів даних
Рn	n-й ряд даних
PnTk	k-a точка n-го ряду даних
Текст Рn	Мітка даних для n-ї послідовності
Ось текста n	Мітка осі
Сетка n	Сітка для осі n