9.5. Керування документами

Для роботи з документами користувач має у своєму розпорядженні такі засоби, як програми Мой компьютер, Проводник, а також діалогові вікна, за допомогою яких можна керувати документами. В усіх програмах пакета Microsoft Office System більшість команд керування документами зосереджено в меню Файл. Крім команд цього меню, застосовують кілька способів прискореного відкривання, перегляду й пошуку документів, частина яких перебуває в головному меню Windows.

Текст можна вводити відразу після запуску програми. До першого збереження набір тексту здійснюється у вікні документа з іменем Документ 1. При збереженні (команда Файл \ Сохранить как...) користувач задає ім'я документа, папку, де він зберігатиметься, і тип документа (рис. 9.6).

Рис. 9.6. Загальний вигляд вікна збереження файлу

9.6. Обробка тексту

Створення документів, як правило, відбувається за два етапи:

● редагування тексту (набір тексту і виправлення помилок);

● форматування тексту.

9.6.1. Розмітка сторінки

Коли відомо, який вигляд матиме оформлений документ, то перед початком роботи потрібно задати розмір аркуша, розташування сторінок, поля та інші параметри. Це спрощує обробку документа і прискорить його форматування.

Параметри сторінки можуть бути змінені на будь-якому етапі підготовки документа. Крім того, набір параметрів може стосуватися як усього документа, так і його частини.

Параметри сторінки встановлюються в діалоговому вікні (рис. 9.7) за допомогою команди Файл\Параметры страницы.

Рис. 9.7. Загальний вигляд діалогового вікна параметри сторінки

На вкладці Размер бумаги встановлюється розмір аркуша і його розташування, на вкладці Поля – розміри полів.

9.6.2. Уведення тексту

Позиція введення тексту позначається на екрані курсором. Уведення чергового символу супроводжується зміщенням курсора вправо, який при цьому показує на нову позицію введення.

Word автоматично верстає рядки в процесі набору тексту, тобто автоматично переносить на початок нового рядка слова, що виступають за праве поле. Немає потреби натискати клавішу Enter у кінці кожного рядка, її використовують тільки для створення нового абзацу.

9.6.3. Редагування тексту

У процесі набору тексту на клавіатурі можливі помилки. Може бути пропущений розділовий знак, неправильно написані слова або невдало побудовані речення. Крім цього, у процесі підготовки документа може виникнути необхідність вставити, видалити або перемістити в інше місце фрагмент тексту чи рисунок.

Помилки можна виправляти, під час набору тексту, використовуючи клавішу Backspase або Delete, але на практиці їх найчастіше виявляють у ході редагування або читання вже надрукованого документа.

9.6.4. Переміщення в межах документа

Переміщення по тексту документу для повторного ознайомлення або з іншою метою здійснюється за допомогою миші або клавіатури.

У першому випадку для переміщення курсору в потрібну позицію на ній потрібно встановити покажчик і натиснути ліву кнопку миші. У межах документа переміщення виконується не тільки від абзацу до абзацу, а й по сторінках. Для цього можна скористатися вертикальною смугою прокручування (при перетягуванні бігунка є можливість стежити за сторінками).

Рухатись по тексту документа, застосовуючи клавіатуру, можна за допомогою стрілок переміщення курсору та натискуванням комбінацій клавіш, перелічених у табл. 9.2.

Таблиця 9.2

Призначення комбінацій клавіш

Комбінація клавіш	Позиція переміщення
Home	На початок рядка
End	На кінець рядка
PageDown	На екран униз
PageUp	На екран угору
Ctrl + →	На слово вправо
Ctrl + ←	На слово вліво
Ctrl + ↑	На абзац угору
Ctrl + ↓	На абзац униз
Ctrl + Home	На початок документа
Ctrl + End	На кінець документа

Після розміщення покажчика курсору введення на тому фрагменті тексту, що потребує виправлення, можна починати редагування. За умовчуванням Word має у своєму розпорядженні режим Вставки: за яким у процесі вставлення нових символів текст справа від курсору зміщується вправо. Для заміни старого тексту новим, тобто коли символи вводяться поверх існуючих, належить установити режим Замены, виконавши подвійне клацання клавішею миші на індикаторі ЗАМ у службовій смузі. Для поновлення режиму вставлення потрібно двічі клацнути в місті того самого індикатора.