Организация системы

Под организацией системы понимается комплекс задач установления взаимосвязей между постановками и решениями частных задач при раз­работке системы с целью установления общих закономерностей форми­рования систем.

При строгом описании системы выявляется, как правило, большое числе параметров состояния, пропорциональное степени ее сложности. Однако не все они равноправны, если смотреть на них с точки зрения уяснения основных тенденций развития системы. При анализе системы можно установить, что некоторые параметры функционирования играют вспомогательную роль, т.е. они лишь обеспечивают функционирование основных подсистем.

Может показаться, что процесс декомпозиции параметров на сущест­венные и несущественные сводится к задаче упрощения модели системы. Действительно, при замене сложной модели более простой важнейшее значение приобретает уменьшение числа степеней свободы. В данной же постановке речь идет только о выделении существенных параметров при сохранении их общего числа.

При представлении логистической системы как иерархической ис­пользуется весь арсенал возможных приемов, так как отсутствуют стро­гие методы декомпозиции системы. В основу следует положить предва­рительно установленный перечень всех частных задач, приводящих к решению общей задачи, и оформленный в виде «дерева целей». Анали­зируется состав степеней свободы логистической системы в интересах распределения их по уровням. Используются сведения о частотах изме­нения параметров состояния, при этом руководствуются правилом: чем выше частота, тем ниже уровень иерархии, соответствующий этому про­цессу.

При формировании иерархии формулируются четкие требования к виду информации, передаваемой на более высокие уровни иерархии (степени ее обобщения). При несоблюдении этого требования, с одной стороны, возникает риск информационной перегрузки верхних уровней иерархии, призванных принимать стратегические решения. Они окажут­ся перегруженными описанием деталей, потеряют возможность обозре­вать общую картину происходящего, а значит, не смогут выработать ра­циональное стратегическое решение. С другой стороны, чрезмерное аг­регирование информации может привести к скудному описанию ситуа­ции, что также отрицательно скажется на процедуре управления. Рацио­нальный вид информации, циркулирующей в системе, является непре­менным условием высокого уровня эффективности ее функционирова­ния.

Нормальное функционирование иерархической организации требует высокого уровня квалификации работников, осуществляющих межсис­темные информационные связи и связи со средой. В первую очередь, ис­ходящая информация должна объективно отражать состояние развития системы или подсистемы, что определяется уровнем компетентности персонала. Следующее требование заключается в способности персонала обобщить наблюдаемые процессы до вида, удобного для использования более высоким уровнем управления. Наконец, передаваемое сообщение должно содержать прогностические оценки, так как никто лучше пред­ставителя данного уровня организации не может предвидеть развитие событий в сфере своей функциональной ответственности.

При организации логистических систем рекомендуется придавать им как рефлексивные, так и нерефлексивные свойства. Первые эффективны при функционировании системы в стандартных ситуациях, на которые система программируется заранее. Достоинством рефлексивной механи­стической структуры является ее простота: система реагирует заданным образом на все рутинные воздействия. Применение особых процедур принятия решений требуется при усложнении ситуации.

Наиболее эффективным средством воздействия на логистическую систему является трансформация структуры управления. Под структурой понимается представление логистического объекта в стратифицирован­ном виде, организация управляющих связей и межуровневых каналов передачи контрольной и управляющей информации. Изменение связей гораздо сильнее влияет на качество управления, чем варьирование алго­ритмами управления или параметрами законов преобразования инфор­мации.

При формировании иерархической структуры организации каждому уровню управления назначается его цель, формулируется критерий, вы­деляются ресурсы, очерчивается зона ответственности, в которой он мо­жет управляться. Особо оговариваются вопросы коммуникации, какая информация ему доступна, какие, и в каком виде сведения работник, на­ходящийся на данном уровне, должен сообщать наверх и вниз. Наиболее сложно решается задача согласования локальных задач каждого уровня с глобальной задачей всей системы.

Рассмотренные подходы к анализу динамики системы, ее целям, оценкам качества ее функционирования, построению управляющих свя­зей имеют универсальный характер. Они справедливы как для системы в целом, так и для каждой ее подсистемы, включенной в иерархию. Однако построение иерархической структуры содержит ряд особенностей. Они объясняются стремлением создать нечто новое из совокупности подсис­тем путем их целенаправленного объединения.

Поэтому функционирование каждого уровня организации подчинено решению глобальной задачи, стоящей перед организацией. Так, критери­ем оценки эффективности функционирования той или иной подсистемы является ее вклад в функционирование всей системы. Локальная цель подсистемы должна подчиняться выполнению всей системой своей зада­чи. Отводимые подсистеме ресурсы должны обеспечивать ее успешное функционирование, но не более того. Излишки ресурсов недопустимы. Они должны быть использованы в интересах всей системы, а решения об этом должны приниматься только руководителями на верхнем уровне, обладающими всей полнотой информации. Такого рода подчиненность работников каждого уровня более высокому, предоставление руководи­телям верхнего уровня исключительного права принимать общесистем­ные решения обеспечивают эффективность управления системой.

Следует выявить все взаимосвязи и последствия принятия того или иного управленческого решения как по вертикали, так и по горизонтали (с точки зрения влияния на другие функциональные подразделения орга­низации).

Деятельность руководителя определяется важнейшей целью — обес­печить долгосрочное развитие организации в рамках сложной и изме­няющейся внешней среды. Ориентированная на эту цель, согласованная с функциями организации гармонизация процессов управления логисти­ческим обслуживанием с учетом внешней среды и представляет собой содержание руководства логистикой. Вариантами решения проблемы гармонизации являются интеграция и координация.

Путем интеграции создаются организационные структуры, характери­зуемые их плановым характером. Это означает, что в них предугадыва­ются будущие события прежде чем возникнет потребность в неотложных действиях. Такой разрыв во времени делает возможной квалифициро­ванную подготовку к выработке и принятию оптимальных решений по обслуживанию потребителей.

Однако в динамичной внешней среде возникает большое количество непредвиденных ситуаций, на которые невозможно отреагировать с по­мощью заранее спрогнозированного поведения. В этих случаях путем координации под давлением уже наступивших событий находятся реше­ния, учитывающие конкретную ситуацию. Так как решение принимается под давлением уже наступившего события, то в некоторых случаях най­денное решение не будет оптимальным.

Таким образом, интеграция и координация являются частично допол­няющими друг друга, частично конкурирующими друг с другом альтер­нативами структуризации организации.