Организационные системы

Проникновение во внутреннее строение организации обеспечивается использованием системного подхода.

Система есть набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, со­ставленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внут­ренние отношения между частями. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе могут выполняться раз­нообразные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. В то же время для поддержива­ния отдельных частей в одном организме и формирования завершенного целого в каждой системе осуществляется процесс интеграции. В органи­зациях интеграция обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением, правилами, процедурами, курсом действий. По­этому каждая система требует расчленения, чтобы определить ее состав­ные части. Наряду с этим имеется необходимость и в интеграции, чтобы создать условия, при которых система не распадется на независимые элементы.

Методология системного анализа располагает комплексом приемов и методов разработки организационных структур, ориентированных на формирование и эффективное функционирование логистической систе­мы компании. Различаются системы открытые и закрытые.

Открытая система динамически взаимодействует с окружающим ми­ром. На схеме, представляющей промышленную организацию как от­крытую систему (рис. 11), можно видеть поступление материалов, рабо­чей силы, капитала. Технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который в свою очередь реализуется покупа­телю. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики — все являются частью окружения организации.

Открытые системы тяготеют к возрастанию сложности и дифферен­циации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, расширяя свои границы или создавая новую надсистему с бо­лее широкими границами. Если организация растет, то наблюдается зна­чительная ее дифференциация и усложнение. Создаются новые специа­лизированные отделы, расширяется ассортимент выпускаемой продук­ции, организуются новые сбытовые подразделения.

Рис.11. Промышленная организация как открытая система

Все системы имеют вход, процесс трансформации и выход. Они по­лучают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль. Открытые системы имеют некоторые спе­цифические черты, которые необходимо знать при изучении организа­ции.

Одна из таких черт — это признание взаимозависимости между сис­темой и внешним миром. Существует граница, отделяющая систему от ее окружения. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис. 12.

Рис. 12. Внешняя среда организации.

Организация должна отражать внешнюю среду. В основе построения организации лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального характера. Организация должна быстро уз­навать о всех изменениях среды, представлять их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

Границы системы могут быть физическими, иметь психологическое содержание через такие символы как названия, форма одежды, ритуалы.

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпри­нимать корректирующие действия по исправлению отклонений от при­нятого курса.

Организации состоят из людей. При группировке видов работ и рас­пределении полномочий внутри организации учитываются недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их дос­тижению видов работ. Однако весьма важным для руководителя факто­ром является то, какие люди будут работать в организации.

Поведение членов организации может рассматриваться как ее внут­ренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение. Чтобы все ее элементы действовали и бы­ли рационально скоординированы, необходимо обеспечить непрерывное поступление ресурсов. Производственное оборудование изнашивается, технологии устаревают, материалы нужно пополнять, работники уволь­няются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая процесса обслуживания клиентов, заменять элементами равной или лучшей производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостаточного уровня взаимодействия и скоординированности структурных подразделений ор­ганизации. Одной из причин того, что работники уходят, а акционеры не желают инвестировать, является неудовлетворенность этих групп усло­виями труда и вознаграждением за участие в организации, и это недо­вольство может стать таким сильным, что возникнет угроза существова­нию организации. Внутренняя среда организации схематически показана на рис.13.

Рис. 13. Внутренняя среда организации.

Для организации характерен циклический характер функционирова­ния. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового ин­вестирования, что позволяет повторять цикл. Доходы должны быть дос­таточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих и погашения займов, если цикличность устойчива и обеспечивает жизнеспособность организации.

Организационные системы предрасположены к сокращению или рас­паду на части. Открытая система может реконструировать сама себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти.

Большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, вы­ходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Стабильное по­ложение применимо к простым системам, но на более сложном уровне оно становится одним из факторов сохранения системы через рост и расширение.

По мере роста организации ее высшие руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности нижестоящим уровням иерархии. Однако поскольку руководители на высшем уровне ответственны за все решения, их роль в организации изменяется: от выработки решений к управлению процессами выработки решения. В результате рост размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управ­ления. Руководители высшего уровня обладают первичными полномо­чиями и несут ответственность за определение характера системы управ­ления организацией, т.е. процесса, с помощью которого должны разре­шаться задачи организации. Другие руководители подчиняются руково­дству высшего уровня.

Открытые системы добиваются примирения конфликтующих курсов действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обес­печивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изме­нениям позволяют адаптироваться к динамике изменений факторов внутренней и внешней среды. Один курс действий, например, ориенти­руется на стабильность и сохранение достигнутого положения путем по­купки, эксплуатации и сервиса оборудования, набора и обучения работ­ников, использования правил и логистических процедур. Другой курс сосредоточивается на изменениях посредством планирования, изучения потребителей, предоставления логистических услуг. И то, и другое необ­ходимо в интересах выживания и развития организации. Стабильные ор­ганизации, не приспособленные к изменению условий, долго просущест­вовать не смогут. С другой стороны, адаптирующиеся, но не стабильные организации будут не эффективными и также маловероятно, что они смогут долго существовать.

Организационная система может достичь своих целей с различными затратами ресурсов и трансформационными процессами.

Жизненный цикл организации. Организации зарождаются, разви­ваются, добиваются успехов, ослабевают и в конце концов прекращают свое существование. Ни одна организация не живет без изменений. Но­вые организации образовываются ежедневно. В то же время каждый день сотни организаций ликвидируются. Умеющие адаптироваться — разви­ваются, негибкие — погибают. Какие-то организации развиваются быст­рее других и делают свое дело лучше, чем другие. Руководитель должен знать, на каком этапе развития находится его организация, и оценивать, насколько стиль руководства соответствует этому этапу.

Поэтому распространено понятие о жизненном цикле организаций как о предсказуемых их изменениях с определенной последовательно­стью состояний в течение времени. Применяя понятие жизненного цик­ла, можно видеть, что существуют этапы, через которые проходят орга­низации, и переходы от одного этапа к другому являются предсказуемы­ми.

Концепции жизненного цикла уделяется большое внимание в теории маркетинга. Жизненный цикл используется для объяснения того, как продукт проходит через этапы рождения или формирования, роста, зре­лости и упадка. Организации имеют некоторые характеристики, тре­бующие определенной модификации понятия жизненного цикла. Один из вариантов деления жизненного цикла организации на соответствую­щие временные отрезки предусматривает следующие этапы:

1. Этап предпринимательства — организация находится в стадии ста­новления. Цели являются еще нечеткими, творческий процесс протекает свободно, продвижение к следующему этапу требует стабильного обес­печения ресурсами.

2. Этап коллективности — развиваются инновационные процессы, формируется миссия организации. Коммуникации и структура в рамках организации остаются неформальными. Члены организации тратят много времени на работу и демонстрируют высокие обязательства.

3. Этап формализации управления — структура организации стабили­зируется, вводятся правила, определяются процедуры. Упор делается на эффективность инноваций и стабильность. Органы по выработке и при­нятию решений становятся ведущими компонентами организации. Воз­растает роль высшего руководящего звена организации, процесс приня­тия решений становится более взвешенным и консервативным. Роли уточняются таким образом, что выбытие тех или иных членов организа­ции не вызывает серьезной опасности.

4. Этап формирования структуры — организация увеличивает выпуск своей продукции и расширяет комплекс оказываемых услуг. Руководите­ли выявляют новые возможности развития. Структура организации ста­новится более комплексной и отработанной. Механизм принятия реше­ний децентрализован.

5. Этап упадка— в результате конкуренции, сокращающегося рынка организация сталкивается с уменьшением спроса на свою продукцию или услуги. Руководители ищут пути удержания рынков и использования новых возможностей. Увеличивается потребность в работниках, особен­но в тех, кто обладает наиболее ценными специальностями. Количество конфликтов увеличивается. К руководству приходят новые люди, пред­принимающие попытки задержать упадок. Механизм выработки и при­нятия решений централизован.

Организационная система есть организация людей, созданная для достижения определенной цели. Организационная система обладает все­ми системными свойствами, а ее отличием является то, что все функцио­нальные преобразования в системе реализуются людьми, получающими информацию, преобразующими ее, принимающими решения и осущест­вляющими управление.

Организационной системе присуща определенная организация ее компонентов (подсистем или элементов), без которой она теряет свою целостность. Упорядочивание элементов и их связей, т.е. организация, характерна для любой системы, так как она составляет несущее, системообразующее начало для этого понятия.

Исходным пунктом тектологии (всеобщей организационной науки) А.А. Богданова (1873-1928) является признание необходимости подхода к изучению любого явления с точки зрения его организации. Организа­цию следует изучать как систему отношений всех ее частей, так и отно­шений ее как целого со средой. А.А. Богданов считал, что законы орга­низации систем едины для любых объектов, а самые разнородные явле­ния объединяются общими структурными связями и закономерностями.

Основная идея тектологии заключается в признании необходимости подхода к любому явлению со стороны его организованности (системно­сти). Под организованностью понимается свойство целого быть больше суммы своих частей. Чем больше целое разнится от суммы своих частей, тем больше оно организовано. Тектология рассматривает все явления как непрерывные процессы организации и дезорганизации. Принципы орга­низованности и динамичности тесно связаны с принципом целостного рассмотрения отдельных явлений и всего мира вообще.

В тектологии А.А. Богданов вводит три типа комплексов: организо­ванные, дезорганизованные и нейтральные.

Под организацией понимается совокупность процессов, составляю­щих ее, а структура есть особое пространственное представление этой совокупности. А.А. Богданов ввел процессуальный взгляд на организа­цию сложных систем. Организация рассматривается им как процесс по­стоянных преобразований, связанных с непрерывной сменой состояний равновесия. Среда видится как один из главных факторов организации, а также, как источник неопределенности. Для описания закономерностей функционирования организаций А.А. Богданов вводит понятия форми­рующего и регулирующего механизмов, устойчивости и организованности форм, кризиса форм. Формирующий механизм объясняет процессы соединения и разделения, образования цепных связей. Регулирующий механизм включает понятия подвижного равновесия, прогрессивного и консервативного отбора, регулятора, А.А. Богданов, предвосхитил одну из основополагающих идей кибернетики — идею обратной связи.

Функция организации дает возможность определить содержание и характер связей в этой структуре, их роль, месторасположение и «выхо­ды» к смежным структурам. Поскольку организация представляет собой структурное состояние элементов, а значит, их взаимосвязь, то в ней уже содержатся взаимозависимость, взаимовлияние элементов, т.е. их дина­мическое состояние. Значит, функционально организация выступает как процесс, например, мобилизации имеющихся ресурсов, их балансирова­ния и перераспределения для достижения глобальной цели организации в области логистического обслуживания.

Показателем уровня организации системы служит ее организован­ность, упорядоченность.

В определении организации как «группы лиц, некоторые или все ви­ды деятельности которых координируются», логическое ударение дела­ется на «членстве», а не на функционировании организации. По мнению К. Барнарда, самой существенной характеристикой группы является «система взаимодействий». Он определяет организацию как «систему сознательно координируемой деятельности двух или более лиц», имея в виду координацию различных видов деятельности людей».

Поведение организации в противоположность поведению личности характеризуется большей четкостью, предсказуемостью и стабильно­стью. Только ориентируя людей на достижение общих целей, организа­ция способна их достичь.

Имеются две различные точки зрения относительно природы органи­зации. Для одной из них характерен рациональный, или целевой, подход к анализу природы организации. Эта точка зрения рассматривает органи­зацию как рациональное средство для достижения определенных целей. Это механистическая точка зрения — каждый функциональный элемент организации интегрирован в ней так, чтобы наиболее эффективно дости­гались общие цели организации.

С другой стороны, существует подход к организации как к естествен­ной системе. Этот подход акцентирует внимание на таких свойствах, процессах и механизмах адаптации организации, делающие ее динами­ческой, деятельной бизнес-единицей. Эта точка зрения ориентирована, в основном, на открытую модель, которая подразумевает, что организация имеет дело с неопределенностями различной степени и должна развивать инструменты приспособления к изменяющейся среде. Во многих совре­менных научных исследованиях распространен подход к организации как к естественной системе. Каждый из подходов, несомненно, содержит полезные аспекты.

Функция организации является основным средством, с помощью ко­торого отдельные ресурсы соединяются вместе, чтобы образовать эф­фективно функционирующую систему. В настоящее время системный подход трактует организацию как систему взаимозависимых частей и переменных. Руководитель должен представлять организацию как со­стоящую из подсистем; он должен знать взаимосвязи между частями и их возможные взаимодействия. Основная задача руководителя организа­ции состоит в том, чтобы объединить эти индивидуальные, зачастую противоречивые логистические функции в организованную систему, в которой работа всех частей направлена на достижение общих целей ор­ганизации.

Признак организованности систем характеризует наличие в системе определенной организации, что проявляется в снижении степени неопре­деленности системы, по сравнению с энтропией системоформирующих факторов, определяющих возможность формирования системы. Систе-мообразующими факторами являются число элементов системы; число существенных связей, которыми может обладать элемент; число системозначимых свойств элемента.