7.2.1. Запасы

Обязательным элементом деятельности каждого субъекта хозяйствования являются запасы, которые обяза­ны обеспечивать непрерывность технологических процес­сов производства изделий (услуг), а также их реализацию. Как известно, запасы выступают в вещественной форме в виде сырья и материалов, полуфабрикатов и готовой про­дукции. Их приобретение, как и содержание, связано со значительными затратами, что предполагает использование существенной доли оборотного капитала в относительно длительный период. Это вызвано и низкой ликвидностью данного элемента оборотного капитала, во многих случаях высоким удельным весом перечисленных ценностей в об­щем объеме текущих активов.

Управление производственными запасами, которые выступают в вещественной и стоимостной формах, являет­ся компетенцией экономических служб (производства, сбыта, маркетинга), а также финансовых. Внимание финан­сового менеджера сосредоточено на оптимизации про­изводственных запасов не только в связи с потребностью их финансирования, покрытия существенных расходов на их содержание, но и с особым воздействием на финансовую деятельность предприятия.

Недостаток необходимых запасов может нарушить рит­мичность производства, поставок товаров, отрицательно ска­заться на денежных поступлениях, соответственно и на при­были. Однако с излишним скоплением запасов увеличивает­ся риск дополнительных потерь в связи с замораживанием денежных средств, израсходованных на их приобретение, ростом затрат на их хранение, списание естественной убыли, вызванной старением и потерей этих ценностей. В случаях, когда запасы формируются за счет заемных средств, при их неоправданном росте увеличиваются не только суммы упла­ченных процентов, но и появляется угроза потери способ­ности погашения долга, иногда и общей платежеспособности предприятия. В этой связи проблема управления запасами как важной частью оборотного капитала; становится одной из важнейших задач финансового менеджмента.

Главной целью управления запасами с точки зрения фи­нансовых результатов деятельности является стремление к оптимизации производственных запасов, соответственно и снижению/Затрат на их приобретение, а также хранение. Эти вопросы необходимо решать с учетом обеспечения обя­зательного состояния и структуры этих ценностей, отвеча­ющих потребностям непрерывного и рационального фун­кционирования предприятия.

В таких условиях управление запасами сосредоточено на следующих трех основных вопросах.

Какие виды и какое количество ценностей должны быть заказаны (или произведены) в соответствующий период?

Как снизить затраты на их приобретение и хранение?

Как обеспечить более рациональное расходование за­пасов?

В финансовом аспекте производственные запасы можно поделить на текущие, сезонные, излишние (превышающие установленный норматив) и ненужные. Последняя группа включает те запасы, которые уже не могут быть использова­ны в деятельности данного субъекта вследствие изменения ассортимента, иногда технологии производства или потери их физиологических способностей из-за длительного хра­нения. Для сокращения затрат на хранение их целесообраз­но реализовать, а если это невозможно, то уничтожить.

Основная часть запасов относится к текущим запасам, которые в первую очередь становятся объектом оптими­зации. В плановой централизованной экономике много времени и трудовых затрат расходовалось на обоснование нормативов оборотных средств по отдельным видам про­изводственных запасов. Как показала практика, несмотря на множество расчетов на основе плановых и фактичес­ких калькуляций материальных затрат на изготовление почти каждого вида продукта, строго определенных цен­трализованных планов снабжения, постоянных связей между поставщиками и потребителями, эти нормативы оставались нереальными.

В переходный период, когда нарушены стабильные вза­имные отношения между партнерами, приобретение сырья, материалов, как и реализация готовых изделий, осущес­твляется в весьма подвижных рыночных условиях, еще сложнее обосновать реальные нормативы запасов матери­альных ценностей, Отрицательно на данный процесс влия­ют и инфляционные процессы, частая смена уровня цен на сырье, .материалы и товары. По утверждению многих зару­бежных экономистов, только при незначительной инфля­ции (3 % годовых) стоимостная оценка производственных запасов не подлежит корректировке.

В такой ситуации обоснование нормативов отдельных видов запасов трудоемким методом прямого счета теряет целесообразность. Более полезными при оптимизации уровня запасов могут быть подходы, базирующиеся на двух критериях:

установление наиболее рационального соотношения между объемом производства, реализации продукции и ос­новными группами запасов используемых материальных ценностей. Эти соотношения определяются в процентном отношении на основе изучения тенденции прошлого перио­да, предлагаемых изменений в структуре продукции, ее тех­нологии производства, сбыта, условий кооперации и др.;

оптимизация запасов с точки зрения уровня затрат на их содержание, что связано прежде всего с обоснованием объема партии и сроков поставки материальных ценностей для создания оптимальных размеров запасов.

Основную часть производственных запасов составля­ют текущие запасы, т.е. те, которые постоянно участвуют в хозяйственных процессах и непосредственно зависят от объема производства, его технологии, ассортимента реа­лизуемой продукции. Данная взаимосвязь отражается на складывающихся пропорциях между объемом реализации и необходимыми запасами. Изучение соответствующих пропорций, анализ эффективности образуемых соотно­шений, тенденций их движения исходя из уровня обеспе­чения непрерывности хозяйственных процессов, а также уровня затрат на содержание запасов, при их позитивной оценке позволяет распространить данные соотношения на перспективу.

Например, подтверждено, что сложившиеся соотноше­ния между объемом реализации продукции и размером запасов были рациональными. В среднем за истекшие годы величина запасов равнялась 10 % объема реализаций про­дукции. При планировании на ближайший год реализации продукции на 2000 тыс. руб. предполагается создать запасы в сумме 200 тыс. руб.

Такие пропорции целесообразно определять по важней­шим группам, видам запасов материальных ценностей, что позволит лучше учесть возможные изменения в производ­стве, ассортимент продукции и др. В случаях, когда в окру­жающей и внутренней среде происходят существенные из­менения (в технологии производства, уровне цен на сырье, материалы, процентных ставках на кредит и т.д.), следует осуществлять корректировку этих процентных отношений с учетом влияния важнейших факторов.

Однако вновь создаваемые предприятия не имеют соот­ветствующих статистических данных для определения сло­жившихся пропорций и тенденций, характеризующих соот­ношения между объемом реализации (производства) про­дукции и производственными запасами. В связи с этим на первоначальной стадии хозяйствования они вынуждены объем необходимых запасов, как и их потребление, рассчи­тывать методом прямого счета. Для этого используются в основном калькуляции затрат, в том числе и материальных, по отдельным группам изделий, а также разрабатываемые планы снабжения, приобретения сырья, материалов, других ценностей и сбыта продукции.

Соответственно обосновываются нормы запасов для основных видов ценностей в натуральных и стоимостных единицах, а также в днях (объем запасов на определенное количество дней до момента их следующего поступле­ния). Как правило, для ликвидации последствий несвоев­ременного поступления материалов или сбыта готовой продукции принято дополнительно планировать'.. их га­рантийный резерв.

Иными словами, величина максимальной нормы теку­щих запасов может быть рассчитана по формуле

Н_з = (П_м Ц_с + (П_и/2 • В_о)),

где Н₃ — норма запасов (в стоимостном или количествен­ном выражении); П_м — потребление материальных ценнос­тей (продажи товаров) в течение одного дня (в натуральной или стоимостной форме); Цс — средний цикл поставки сырья, материалов (в днях); В₀ — время возможного опоз­дания в днях по отношению к установленным.

Например, в день предприятие приобретает данные ма­териалы на сумму 2000 руб. Средний разрыв между постав­ками 60 дней, возможность опоздания выполнения условий поставки в среднем 3 дня. Иными словами, максимальная потребность в запасах соответствующих ценностей состав­ляет 66 000 руб. (2000 • 30) + (2000 • 3).

Реалии текущего года, как и фактические данные после­дующих периодов, позволяют оценить обоснованность и степень использования запасов материальных ценностей. Впоследствии рациональные тенденции в соотношениях между объемом реализации и уровнем запасов могут быть использованы для оптимизации их объемов в последующие периоды.

Одним из важных методов оптимизации уровня про­изводственных запасов является определение наиболее ра­циональной партии приобретения этих ценностей. Это ка­сается как величины приобретаемых материалов, сырья и других ценностей, так и сроков их поступления, соответ­ственно и размеров понесенных затрат.

Все затраты на приобретение, содержание и расходова­ние запасов в зависимости от разных критериев можно по­делить на несколько групп. Для оптимизации запасов пер­востепенное значение имеет не только уровень, но и струк­тура затрат на их содержание. Некоторые из них растут од­новременно с увеличением запасов, другие, наоборот, сни­жаются при повышении объема запасов. В связи с этим за­пасы и затраты, связанные с их приобретением и хранени­ем, являются важным объектом финансового менеджмента.

К затратам, величина которых изменяется одновремен­но с объемом производственных запасов, можно отнести следующие.

1. Затраты капитала, т.е. финансовых ресурсов, заморо­женных в запасах. Их размеры зависят прямо от стоимости запасов, времени их хранения и признанной цены капитала (действующей в данный период дисконтной ставки). Нап­ример, если стоимость запасов, которые б месяцев хранятся на предприятии, составляет 20 000 тыс. руб., а дисконтная ставка определена 10 %, то затраты капитала (финансовые) будут равны (20 000 000 • 10 % • 6 : 12) = 100 000 руб.

2. Затраты, связанные с хранением запасов (арендная плата за наем складов, содержание соответствующих работ­ников, транспортных средств, инструментов, других сооружений, технических средств для их перемещения, тран­спортировки, погрузки, разгрузки и т.д.).

3. Затраты старения, естественной убыли при длительном хранении запасов. Особенно велики их размеры для модных изделий, а также продуктов питания, медикаментов и т.д.

4. Страхование запасов и оплата за привлечение заем­ных средств на их приобретение, размеры которых пропор­ционально, изменяются в зависимости от стоимостной оценки соответствующих запасов.

Вторая группа затрат, которая имеет тенденцию сниже­ния при увеличении объема производственных запасов, включает следующие расходы.

1. Затраты, которые вынуждено нести каждое предприятие, заказывающее материальные ценности. Имеются в ви­ду затраты на выполнение управленческих действий, свя­занных с планированием, заключением договоров на пос­тавки сырья, материалов, полуфабрикатов и контроль за их выполнением. Сюда относятся прежде всего заработная плата работникам служб сбыта, снабжения или маркетин­га, оплата за телефонные, телеграфные, почтовые и другие услуги. Все они являются необходимым условием успеш­ного осуществления трансакций по заключению договоров и выполнению поставок необходимых ценностей.

Все эти затраты носят постоянный характер или при увеличении объема производственных запасов, поставок размер расходов на единицу поставок снижается.

2. Потенциальные затраты, вызванные повышением уровня средних цен за поставленные ценности в случаях, когда объем их партии поступлений является небольшим. В мировой практике эти затраты приравниваются к потерям, которые несет предприятие, приобретающее сырье, материалы в незначительных количествах, теряющее при этом на возможности получения скидки. В большинстве случаев та­кие скидки предоставляются заказчикам, которые приобре­тают большие партии ценностей одновременно. Иными Словами, размер таких затрат равняется сумме тех недопо­лученных скидок с установленной цены соответствующих запасов, которые предприятие получило бы в связи с увели­чением партии приобретаемых материалов.

Общие затраты на приобретение и использование запа­сов целесообразно на каждый год определить в абсолютной сумме и в процентах, четко распределяя их на переменные и постоянные. Как уже отмечалось, переменные затраты, как правило, изменяют свой уровень пропорционально объему производственных запасов. Если запасы потребля­ются равномерно в течение данного периода и не образуют­ся никакие резервы, то их величина исчисляется как величина одной поставки, деленная на два, поскольку на начало периода они равны своей абсолютной сумме, а к его концу (до поступления следующей партии) — уже нулю.

Например, если объем запасов в натуральных единицах установлен в размере 120 000 штук, потребляется равномерно в течение года, четыре раза планируется поступление этих ценностей, то средняя величина каждой поставки равна раз­меру одной поставки, деленной на два. Или в данном примере одна партия поступающих материалов должна составлять

Если стоимость одной единицы этих ценностей равна 30 руб., то затраты капитала (принята 10 %-ная дисконтная ставка) составят (150 000 • 3 • 10/) - 4500 руб. В приведенном примере на хранение запасов расходы исчис­лены в сумме 2000 руб. (арендная плата, вода, электроэнер­гия и т.д.), амортизация и прямые потери при длительном хранении достигли 1000 руб., кроме того, ежегодно страхо­вые взносы за страхование этих ценностей составляют 500 руб. В данном случае общая сумма переменных затрат на содержание и хранение производственных запасов будет равняться 8000 руб., или в процентах к общей стоимости запасов 30 000 руб. она составит 16,4 (18000/30 000 *100).

Постоянные затраты на одну поставку сырья, материа­лов зависят в основном от общей суммы расходов в течение данного года и количества поставок. Общие затраты на за­каз определенных партий этих материальных ценностей оп­ределяются как произведение стоимости одного заказа на количество поставок в год, например стоимость одного за­каза 400 руб. • 4 = 1600 руб.

Для оптимизации уровня заказов, соответственно и за­пасов материальных ценностей в практике многих зарубеж­ных предприятий используются специальные модели. Их задачей является нахождение такой точки, которая дает возможность свести до минимума общие затраты на при­обретение и хранение запасов в результате установления рациональных сроков их доставки и объемов.

К наиболее простым относится модель, которая основана на положении, что объем реализации готовой продукции, ее мате­риалоемкость постоянны в данный период. В связи с этим клас­сическая модель запасов принимает следующий вид (рис. 2).

Кривая, обозначенная буквой А, означает постоянные затраты, В — переменные, О — общие затраты. Постоянные затраты на одну поставку снижаются одновременно с ростом объема запасов, в то время как переменные растут. Общие затраты О, которые представляют собой сумму двух состав­ляющих А и В, формиру­ются в виде кривой. Пос­кольку действия менед­жера направлены на ми­нимизацию уровня зат­рат на содержание запа­сов, то пункт пересече­ния А и В — О — считает­ся оптимальной величи­ной запасов.

Ряс 2. Модель запасов

Для исчисления этой величины служит формула

Многие предприятия в управлении запасами успешно используют компьютерную технику, разнообразные экономико-математические программы. Которые позволяют быстро реагировать на величину запасов их движение, выявить отклонения от установленных норм. Это в свою очередь дает возможность принимать обоснованные ре­шения по оптимизации запасов конкретных материаль­ных ценностей, реализации излишних материалов, мини­мизации отходов и т.д.

Подобные программы целесообразно использовать и m таких условиях хозяйствования, как метод успешного реа­гирования на изменения в конъюнктуре рынка, технологии и организации при формировании планов снабжения. К на­иболее простым программам можно отнести такие, которые в короткие периоды времени анализируют состояние запа­сов. На их основе выявляются отклонения между факти­ческим состоянием и нормативами, влияние факторов, воз­действующих на излишек или недостаток разных ценнос­тей (ритмичность, комплектность поставок, уровень полез­ного потребления отходов и др.).

Излишние в данном хозяйстве материалы, полуфабри­каты могут быть реализованы другим фирмам, переработа­ны или использованы для создания новых видов товаров. Соответствующие аналитические данные являются сигна­лом для принятия быстрых, правильных действий. Более сложные экономико-математические программы служат комплексному управлению запасами, в том числе и форми­рованию планов снабжения и их реализации.

Во многих развитых европейских странах, а также в США, Канаде, Японии к регулированию уровня запасов подключена и электронная связь. Так, розничные магазины фирмы могут ежедневно пополнять запасы товаров по мере их реализации. Каждый вид товара имеет свой код, их ми­нимальный запас заложен в память компьютера, соединен­ного с кассой супермаркета и одновременно с поставщика­ми этих изделий. Каждая покупка, реализованная и опла­ченная через кассу, сразу уменьшает размеры его запасов. При приближении к минимальной границе компьютер не­медленно подает заявку поставщику на поставку данного товара, Как подтверждает мировая практика, такая система позволяет в несколько раз снизить объем затрат на создание и хранение запасов, оптимизировать их размеры..

За величиной запасов, их комплектностью, уровнем затрат должен постоянно вестись контроль и со стороны финансового менеджера. Он обязан постоянно анализировать важнейшие показатели, характеризующие эффективность создания, потребления, расходования этих ценностей. К основным из них относятся следующие:

1) удельный вес запасов в текущих активах, а также тенденции изменения соотношений между величиной запаса и объемом производства, реализации продукции более быс­трые темпы увеличения запасов, чем роста производства или реализации продукции, как и повышение доли запасов в оборотном капитале, как правило, являются отрицательными явлениями);

2) показатель оборота запасов (количество оборотов или их длительность в днях):

Объем реализации продукции (нетто)

а) Количество оборотов =

С реднее состояние запасов

Среднее состояние запасов б) Оборачиваемость запасов в днях = . 360.

Объем реализации

Эти показатели, отражают количество, оборотов запасов и, длительность оборота в днях. Они анализируются как в общих цифрах, характеризующих все запасы, так я по отдельным их группам. Более детальное изучение оборачиваемости запасов позволяет выявить узкие места, вскрыть причины замедления их оборота, соответственно принять конкретные меры к устра­нению недостатков в снабжении и их расходовании;

3) ротация запасов, которая характеризует соотношение между изменениями в объеме запасов и издержками, свя­занными с их созданием и хранением или потреблением. Данные соотношения анализируются в основном по важнейшим группам запасов.

Например, ротация запасов сырья и материалов исчис­ляется как соотношение

Стоимость запасов (сырья и материалов)

Затраты на потребление этих запасов

Ротация запасов готовых изделий исчисляется

_ Запасы готовых изделий

Рги _---------------------------------------------------------* 360.

Затраты на производство готовых изделии

Общая оценка влияния такого важного элемента, как запасы, на финансовые результаты деятельности предприя­тия включает и другие показатели: уровень потребления материальных ценностей, удельный вес ненужных запасов (по их физическим качествам, при изменении ассортимента продукции, ее технологии и др.), выполнение плана снаб­жения, главным образом изменения объема затрат, их доли в общих издержках производства.

В наиболее общем виде кратко цель и этапы управления запасами представлены в табл. 20.