11.5.2. Организация и проведение делового совещания

Различные формы делового совещания (съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары) являются по существу схожими. Их назначение – выявить круг основных идей и предложений для решения какой-либо сложной проблемы. Планируя совещание, представители администрации должны знать и понимать, что оно призвано содействовать развитию инициативы как у отдельных сотрудников организации, так и в производственных коллективах. (К сожалению, в ряде российских государственных и негосударственных организаций руководители рассматривают данную форму лишь как формальную необходимость, рутину или же как мероприятие-бенефис, на котором представители администрации ставят в известность персонал о кардинальных изменениях в стратегии и/или тактике поведения в рыночных условиях.)

Как правило, проводимые в рамках одного предприятия или учреждения совещания, затрагивают интересы нескольких структурных подразделений, что требует объективного учета различных мнений. По этой причине демократический стиль его ведения, предполагающий согласование позиций и поиск компромиссного решения, является более предпочтительным, нежели авторитарный. Первый уместен в случаях, когда:

• имеется достаточно времени, чтобы обсудить все доводы;

• решение может быть успешно реализовано при условии его признания всеми участниками обсуждения;

• участвующие в совещании понимают проблему и предлагают реалистичные варианты ее разрешения;

• на определенном этапе делового общения между субъектами возникли серьезные разногласия и необходимо переубедить оппонентов.

Основные этапы делового совещания: подготовительный, собственно дискуссионный, принятия решения (утверждения программы действий).

Подготовка делового совещания предполагает определение его темы, времени и места проведения, заблаговременное оповещение участников, сбор и обработку необходимого эмпирического материала и (по необходимости) ознакомление с ним участников.

Руководитель (председатель) – главная фигура совещания. От его умения привлечь оптимальное количество фактов, позволяющих детально уяснить проблему, а также способности вовлечь присутствующих в процесс поиска или выбора решения зависит исход мероприятия в целом.

Синтезируя современные взгляды на место и роль руководителя делового совещания, в качестве слагаемых высокой культуры его поведения видятся следующие:

• приверженность стратегической установке «оставаться на нейтральной позиции», но не безмолвствовать;

• «удержание» дискуссии в рамках основной темы, умение адекватно реагировать на различия в манере изложения позиций ее участников;

• подчеркивание значимости конструктивных предложений, подкрепленных фактами, и отклонение деструктивных, поверхностных;

• последовательное предоставление права на выступление, исключение полемики вокруг позиции какого-либо участника;

• уточнение расплывчатых суждений конструкциями типа: «Я правильно вас понял?» или «Вы хотите сказать, что...?»;

• подведение промежуточных итогов с четким формулированием обобщенной позиции и наиболее типичных суждений из выступлений;

• краткое итоговое обсуждение приемлемого варианта в качестве базового и уточнение деталей принимаемого решения.

Организуя дискуссии, руководитель должен уметь задать рациональную структуру обсуждения проблемы: в кратком вступительном слове (в течение 5-7 минут) сформулировать её суть, показать актуальность и значение в кратком вступительном слове, а затем предоставить возможность высказаться желающим, обсудить в общих чертах «идеальный» вариант решения проблемы и выбрать по крайней мере три «реальных» варианта, из которых затем выкристаллизовать единственный – оптимальный, наиболее подходящий для конкретных условий.

На заключительном этапе особенно важно четко распределить обязанности по выполнению принятого решения. Каждое задание должно быть предельно ясным, указывать на исполнителя и время выполнения. Руководитель организует контроль за точным и своевременным исполнением отдельных поручений и решения, принятого на совещании, в целом.

Протокол делового совещания является официальным документом, на основании которого представители администрации вправе требовать от подчиненных сотрудников исполнения постановления. С этой целью копии такого постановления (решения) или полный текст (стенограмма) совещания вручаются ответственным исполнителям.

Протокольными реквизитами являются: наименование ведомства, учреждения, название документа, дата и место заседания, указание фамилий председателя и секретаря, состав (количество) участников, повестка дня, текст по форме – слушали, выступили, постановили; подписи председателя и секретаря. В зависимости от полноты фиксации хода совещания протоколы бывают краткими и полными (составляют с помощью стенографической или диктофонной записи)²³².