4.3. Сущность и особенности информационного обеспечения суп

Информация (от лат. informatio – разъяснение, изложение) – одно из главных понятий кибернетики¹³³, ныне широко используемое в любых сферах жизнедеятельности человека и общества. В управленческих науках информация – это совокупность сведений об окружающем нас мире, о процессах и явлениях внешней и внутренней среды, воспринимаемых человеком и специальными устройствами.

Современная информационная эра предъявляет специфические требования к субъектам любого уровня. Сегодня очевидно, что жить в информационном обществе, не меняя своей сущности, если и дано, то немногим. Гражданам, организациям, государствам и их союзам предъявлены две альтернативы: стать органичной частью этого нового общества и носителями его ценностей либо постепенно стать «второсортными» общественными элементами¹³⁴.

Создание и непрерывное совершенствование информационной подсистемы – актуальнейшая задача для любой современной организации. Не случайно, одним из важнейших законов развития организации выступает закон информированности – упорядоченности, который гласит: «Каждая система (социальная или биологическая) стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения)». Другой вариант определения: «Любая социальная организация способна к выживанию в условиях обеспеченности полной оперативной достоверной (надёжной) и упорядоченной (структурированной) информацией»¹³⁵.

Под информационным обеспечением системы управления понимается совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия управленческих решений с методами и средствами её организации. Главной целью информационной подсистемы СУП является своевременное и полное обеспечение управленческого персонала данными, позволяющими принимать оптимальные управленческие решения и эффективно руководить организацией.

Каждая организация должна стремиться к созданию, поддержанию и развитию собственной информационной подсистемы, основными функциями которой являются: сбор, обработка и классификация, предоставление и распространение, хранение и уничтожение (при необходимости). Кроме того, важной функцией информационной службы предприятия (организации) является развитие формальных и неформальных контактов с источниками информации (телевидение, радио, печать, Интернет, участие в выставках, презентациях и т.п.) с опорой на Интранет.

Реализуя указанные функции, специалисты по информации концентрируют внимание на следующих её характеристиках: периодичность, объём и насыщенность, достоверность, ценность, гриф и структурированность (см. таблицу 10).

Таблица 10.

Основные параметры современной информации

Основные характеристики информации
Периодичность	Объём	Достоверность	Ценность	Гриф	Структурированность
Постоянная	Избыточная	Абсолютная	Высокая	Конфиденциальная	Базы данных
Периодическая	Достаточная	Относительная	Средняя	Служебная	Слабая
Эпизодическая	Недостаточная	Недостоверная	Низкая	Открытая	Неструктурированная

Информация, циркулирующая в организации, не является хаотичной. Она принимает упорядоченную форму и выступает в виде делопроизводства и документооборота.

По содержанию (видам деятельности) современную документацию подразделяют на пять основных групп:

1) организационная документация (положения, уставы, инструкции, протоколы), отражающая статус учреждения и его специфику;

2) распорядительная документация (приказы, постановления, указания), характеризующая административную деятельность;

3) финансовая и бухгалтерская документация, отражающая экономическую деятельность организации;

4) справочно-информационная документация (письма, доклады, справки, обзоры, отчёты, предложения, жалобы), отражающая текущую деятельность организации;

5) документация о личном составе (персонале) организации.

Ядром информационной подсистемы выступает база данных о персонале, опираясь на которую руководители получают возможность эффективно управлять подчинёнными на всех этапах их пребывания в организации – от поступления на работу до увольнения. Информационное «сопровождение» трудовых отношений персонала – сложный и трудоёмкий процесс, охватывающий около 40 видов работ, которые можно сгруппировать по следующим основным направлениям:

1. Своевременное оформление приёма, перевода и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами администрации предприятия.

2. Учёт личного состава, выдача справок о трудовой деятельности работников.

3. Хранение и заполнение трудовых книжек.

4. Оформление материалов для поощрения (награждения) персонала, подготовка документов по социальному страхованию, а также для назначения пенсий работникам в органы социального обеспечения.

5. Работа по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, её материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием специальных компьютерных программ.

6. Создание и обновление банка данных о персонале, предоставление необходимой информации.

7. Разработка должностных инструкций для всех сотрудников¹³⁶.

8. Учёт и ведение личных дел работников.

9. Подготовка материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий.

10. Подготовка документов к сдаче в архив в связи с истечением срока их текущего хранения¹³⁷.

Приём на работу – стандартная процедура, предполагающая написание заявления, заполнение анкеты или листка по учёту кадров, составление трудового договора (контракта), издание приказа о приёме на работу и заполнение личной карточки сотрудника (форма Т-2). Поступающий на работу обязан предъявить паспорт, военный билет (для военнообязанных граждан), трудовую книжку (или справку о последнем роде деятельности), документы об образовании и профессиональной подготовке, а также другие документы, подтверждающие сведения, заносимые в анкету или в листок по учёту кадров.

Трудовая деятельность персонала организации регулируется приказами по личному составу (о приёме на работу, командировках, отпусках, переводах, поощрениях и взысканиях, увольнениях).

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике. В специальных «именных» папках помещаются материалы, оформленные при приёме на работу, а в дальнейшем и документы, отражающие текущие изменения в образовании, уровне квалификации, семейном положении, месте проживания и регистрации работника. Как правило, личные дела ведутся в одном экземпляре и регистрируются в журнале учёта личных дел¹³⁸. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив.

Трудовая книжка – документ, в котором на основании соответствующих приказов делаются записи о начале, изменении (переводе, или назначении на другую должность) и прекращении трудовой деятельности работника в организации. При увольнении трудовая книжка с указанием даты и причины увольнения выдаётся на руки работнику под роспись в журнале регистрации.