5.1. Загальні відомості про Microsoft Excel

Для представлення даних у зручному вигляді використовують таблиці. Комп’ютер розширює можливості використання таблиць за рахунок того, що дозволяє не тільки представляти їх в електронній формі, але й обробляти в них вхідні дані. Клас програм, які використовуються з цією метою, називається табличними процесорами чи простіше – електронними таблицями.

Особливість табличних процесорів полягає в тому, що за їх допомогою можна не тільки вводити дані в комірки таблиць, редагувати і форматувати їх, але й застосовувати формули для опису зв’язків між значеннями, що зберігаються в різних комірках. Розрахунок по заданих формулах виконується автоматично. Зміна змісту будь-якої комірки призводить до перерахування значень всіх комірок, що пов’язані з нею формульними відносинами, і, тим самим, при відновленні яких-небудь часток даних, автоматично відбувається відновлення всієї таблиці.

Одним із найбільш розповсюджених засобів роботи з документами, що мають табличну структуру, є програма Microsoft Excel. Вона призначена для роботи з таблицями даних, переважно числових, проведення складних розрахунків, побудови діаграм, створення макросів та ін. Взагалі Excel – це пакет прикладних програм, орієнтований на оброблення даних, поданих у табличній формі. Саме тому його часто називають табличним процесором або електронною таблицею.

Microsoft Excel дає змогу розв'язувати багато видів складних фінансово-економічних задач і здатний задовольнити потреби фахівців із різних галузей знань, в тому числі й при роботі з юридичними документами.

Крім оброблення та аналізу табличних даних Excel може:

подавати дані в наочній графічній формі у вигляді гістограм, графіків і будь-яких діаграм;
працювати зі списками (базами даних) — створювати, форматувати та сортувати списки, шукати і вибирати їх елементи за заданими критеріями-автофільтрами;
оперативно аналізувати економічну діяльність будь-яких об'єктів, сприяти прийняттю правильних рішень;
сортувати табличні дані за алфавітом, за зростанням (спаданням), за датами, місяцями і т. д.;
обмінюватися даними з іншими програмами та додатками за технологією ОLЕ;
формувати зведені таблиці, звіти і навіть карти з географічним прив'язуванням даних;
створювати макроси, тобто макрокоманди, які використовуються для автоматизації процедур розв'язання задач, що часто повторюються тощо.

Excel надає нові інструменти побудови й оформлення таблиць, могутні засоби аналізу ділової інформації. Він має інтерфейс, що автоматично надбудовується, вдосконалені засоби формування ділової графіки, розширений буфер обміну, розвинуті засоби взаємодії до всіх додатків Windows. Excel взаємодіє з програмами-додатками, які підтримують технологію ОLЕ і систему електронної пошти, що дає змогу оперативно обмінюватися інформацією і спростити її спільне використання. Отже, Excel є інтегрованим програмним засобом із великими можливостями.

5.2. Основні поняття табличного процесору Excel

Для завантаження Excel в ОС Windows необхідно скористуватися одним із знайомих засобів запуску додатків Windows, а саме:

подвійним щигликом лівої кнопки миші по піктограмі Microsoft Excel , якщо вона є на робочому столі;
вибрати з головного меню Windows пункти Пуск > Программы > Microsoft Excel.