87, Керування документаційними процесами: сфера практичної діяльності та сфера наукових знань.

Керування документаційними процесами (згідно Національного стандарту ДСТУ 2732:2004 (Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять) – комплекс заходів, спрямованих на здійснення процесів створювання і функціонування службових документів.

За міжнародним стандартом (Інформація і документація. Керування документаційними процесами – ISO 15489) КДП визнано системною сферою управління установи, яка визначає і реалізує створення документів, їх отримання, реєстрацію, обіг, контроль виконання, зберігання документів, експертизу цінності, доступ до інформації.

Отже, головна ідея ISO 15489 – визнання КДП невід’ємною частиною управління. Функціонування установ, організацій неможливе без створення документів, організації роботи з ними.

Аналізуючи сучасну ситуацію у сфері КДП, як сфері практичної діяльності, можна відзначити позитивні і негативні моменти.

До позитивних елементів слід віднести:

☼ наявність законодавчо-нормативної бази, яка регулює процеси створювання і організування роботи з управлінською документацією.

☼ входження у світову сферу КДП, розроблення і впровадження документаційних систем, які відповідають міжнародним стандартам (особливо актуально для тих установ, підприємств, які сертифікуються за міжнародними стандартами з систем керування якістю). 2007 р. набрав чинності Національний стандарт “Інформація і документація. Керування документаційними процесами” (частина 2), який надає (відповідно до міжнародних вимог) загальне керівництво з питань управління документаційними процесами, розроблення і впровадження документаційних систем.

До негативних елементів слід віднести:

♠ відсутність Закону, який би встановлював правові засади роботи з документами на стадії їх оперативного функціонування. Ось чому нагальною є проблема прийняття Закону “Про діловодство”.

♠ втрата досягнутого рівня культури роботи з документами. Якщо в державних установах робота з управлінськими документами базується на давніх традиціях (згадати державну регламентацію діловодства в радянський період – розробка Єдиної державної системи діловодства), то у сфері недержавних установ відсутній необхідний рівень роботи з документами.

♠ слабо враховуються службами КДП зміни, як результат нових економічних основ життя суспільства, впровадження нової техніки і технологій

♠ низький рівень підготовки і підвищення кваліфікації працівників служб КДП (особливо стосується недержавного сектору)

88, Основні функції і форми організації служб керування документаційними процесами

Служби КДП є складовою системи КДП.

Вимоги до служб КДП:

♥ поєднання форм управління

♥ чітка координація роботи служб, підрозділів установи

♥ чітке визначення завдань, функцій служб КДП, прав і обов’язків їх працівників

Проблеми функціонування служб:

♥ з’ясування ролі служби в загальній структурі організації

♥ забезпечення нормативно-методичною базою діяльності служб

♥ забезпечення висококваліфікованими фахівцями служби КДП (оволодіння новітніми технологіями, висока культура інформаційно-аналітичної діяльності)

♥ створення умов для раціональної організації роботи служб

♥ чітке розмежування функцій і персональна відповідальність за створювані службові документи і раціональну роботу з ними

Три форми організації КДП: централізована, децентралізована, змішана.

Наявність служб КДП вимагає розробки нормативної бази:

Положення про служби КДП, яке визначає структуру, мету, завдання,

функції служб (які можна об’єднати в три групи: 1. документування управлінської діяльності – розробка форм документів установи, розробка бланків документів, тиражування бланків і форм документів, їх облік, забезпечення ними співробітників, складання документів за дорученням керівництва, оформлення документів, контроль за оформленням тих документів, що подаються на підпис керівництва, узгодження, друкування, тиражування, документування роботи нарад. 2. робота з документами – приймання, первинна обробка, реєстрація документів, перегляд, відбір, доставка виконавцям, контроль за рухом документів в організації, контроль за строками виконання, розробка і ведення ІПС, інформаційно-довідкове обслуговування, відправлення документів, підготовка номенклатури справ, забезпечення єдиного порядку зберігання документів, формування справ, ЕЦ, підготовка справ для передавання в архів. 3. організаційні види – методичне керівництво постановкою діловодства в структурних підрозділах, організація обслуговування нарад, організація телефонних переговорів, організація прийому відвідувачі, впровадження новітніх технологій, організація підвищення кваліфікації працівників установи у сфері роботи з документами).

Посадові інструкції – основний нормативний документ, що визначає організаційно-правовий статус працівника.

Типова інструкція з діловодства...2011 р. (розділ 9 – про служби діловодства)