55, Уніфікація та стандартизація управлінських документів.

Одним із найголовніших напрямків удосконалення документування і документообігу є уніфікація та стандартизація д-тів. "Уніфікація" (латин.) – зведення чогось до єдиної форми, системи. Під "уніфікацією д-тів" розуміють оптимальне зменшення кількості внутрішніх і зовнішніх елементів та забезпечення співпадання їх у тих д-тах, які складають системи документації. Найвищою формою уніфікації д-тів є стандартизація.Головною метою уніфікації та стандартизації д-тів є створення уніфікованої системи д-тів, що покликано дати високий економічний ефект, підвищити якість технологічних процесів роботи з документами.Основні напрями уніфікації управлінської д-ції: Загальні засади регламентуються двома держ. стандартами – ДСТУ 3843-99 "Державна уніфікована система д-тації. Основні положення" та ДСТУ 3844-99 "Державна уніфікована система документації. Формуляз-зразок. Вимоги до побудови".Уніфікація процесів створення службових документів включає два головних напрями – уніфікацію складання текстів д-тів (структура тексту, його мовні, морфологічні, синтаксичні, стилістичні аспекти) та уніфікацію оформлення д-тів (розроблення сталого формуляра, методів контролю інформації в д-тах).Уніфікація створення службових д-тів пов’язана з розробленням Уніфікованої форми (службового) д-та – це стандартний формуляр службового д-та; і створенням Уніфікованої системи документації – це створена за єдиними правилами та вимогами система документації.Уніфікація документації супроводжується виконанням таких основних видів робіт: - визначення номенклатури діючих форм д-тів; - створення єдиної моделі побудови однорідних видів д-тів; - регламентація загальних синтаксичних правил викладу документної інформації; визначення методів контролю інформації в д-тах.Залежно від рівня затвердження уніфіковані форми д-тів поділяються на такі категорії: державні (міжвідомчі); галузеві (відомчі); уніфіковані форми д-тів підприємств, установ і організацій.

56, Керування документаційними процесами за кордоном.

Найзагальніше в зарубіжній і вітчизняній історіографії тлумачення поняття "керування документацією" звучить так – це наукова дисципліна й організаційна функція керування документами з метою забезпечення оперативних потреб усіх сфер життя держави і суспільства.Історично термін "керування документацією" зароджується в США, На початку ХХ ст. у США та країнах Західної Європи відкривають навчальні заклади (факультети), наукові інституції, метою яких було розроблення практичних питань управління у цілому., керування документацією зокрема.Класичним управління документацією є в Британії. Найдосконаліші стандарти в цій сфері розроблені в Австралії. В англо-американській версії управління документацією називається "рекордзменеджмент" – це наука, що вивчає упр. д-т, принципи його функціонування, створення, контроль, теорію і історію науки.Найвідомішими міжнародними організаціями з управління документацією є: Міжнародна федерація з управління документацією (1956); Міжнародна рада архівів (1956); Міжнародна рада з управління документацією (1970); Асоціація управляючих документацією та адміністративів (1975), тут же Інститут дипломованих управляючих документацією. Всі ці організації проводять конференції, наради, семінари, курси. Декілька програм має ЮНЕСКО стосовно рекордсменеджменту.