80, Умови ефективного функціонування системи керування документаційними процесами

Умовами ефективного функціонування КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ є:

І. Наявність законодавчо-нормативної бази КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

Існуюча законодавчо-нормативна база КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ “визнає” документовану інформацію як ресурс управління. Це визнання є умовою ефективності законодавчого регулювання сфери КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ.

Законодавчо-нормативну базу КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ складають:

* закони, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (Закони України “Про інформацію”, “Про державну таємницю”, “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, “Про електронні документи і електронний документообіг”, “Про електронний цифровий підпис”)

* нормативні акти, що мають міжвідомчий характер (Типова інструкція з діловодства…, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян, Правила роботи архівних підрозділів…Перелік типових документів…, Державні стандарти, які закріплюють термінологію, класифікаційну схему управлінської документації, основні вимоги до оформлювання документів)

* відомчі нормативні акти (Інструкції з діловодства конкретних установ, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, відомчі (галузеві) переліки документів, наприклад, Національного банку України)

* законодавчо-нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство (наприклад, Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану, затверджені Мін’юстом; Закон “Про судоустрій” регламентує організацію діловодства в судах)

ІІ. Єдині методичні засади діяльності служб КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ

Викладені в Примірній інструкції з діловодства… 1997 р.

ІІІ. Уніфікація і стандартизація документів

Уніфікація документів – це зменшення різноманітності документів за формою, правилами оформлення. У 1960-1970-х рр. на державному рівні розроблялися єдині вимоги до інформації, яка документувалася і створення уніфікованих систем документації.

Уніфіковані системи документації – це системи документації, у яких всі документи створено за однаковими правилами.

Стандартизація – це формування та впровадження як обов’язкової норми найбільш ефективних форм документів і правил оформлення документів, щоб забезпечити їх ефективне подальше застосування.

Отже, основне завдання уніфікації і стандартизації – удосконалення форм і змісту документів.

81, Законодавче регулювання сфери керування документаційними процесами: зарубіжний досвід

Впеше термін “керування документаційними процесами” зародився в Сполучених Штатах Америки. На англійській мові даний напрямок роботи з документами називається Records management і перекладається на українську як «керування документацією» або «керування документаційними процесами».

Значну роль у вирішенні проблеми керування документаційними процесами зіграла Комісія Гувера, перед якою стояло завдання знайти способи скорочення трудовитрат на роботу з документами в державних установах. Важливою нормативною базою для керування документацією став «Закон про документи» 1950 р. і «Закон про національний архів» 1984 р., «Закон про скорочення роботи з документами» 1980 р. і його нова редакція 1989 р. 

Американські фахівці відіграли значну роль в розробці проблеми керування документаціними процесами. Хортон і Леннон визначають керування документаційними процесами як функцію менеджменту, яка поширюється на життєвий цикл документів, включаючи їх створення, “проходження по службі”, тимчасове зберігання, передачу на постійне зберігання і знищення. Вони вважають, що керування документацією є складовою частиною керування інформаційними ресурсами організації і заслуговує на те, щоб називатися однією з основних функцій управління в організаціях. 

Визнання керування документаційними процесами функцією управління підтримують і інші американські дослідники. Наприклад, К. Хар и Д. Маклеод вважають, що управління документаційними процесами належить до стратегічних функцій організації. Деякі американські фахівці розглядають керування документаційними процесами - як галузь діяльності в організації.

Типовий приклад такого підходу представлений в роботі М. Баккленда “Про основі теорії управління документацією”. Автор стверджує, що керування документаційними процесами це не теорія, а практична діяльність керування документацією, яка включає пошук інформації, складання переліків документів з вказівкою термінів їх зберігання, опис документів, індексацію і класифікацію документів, організацію доступу до документів, інформаційні технології, роботу персоналу. Характеризуючи керування документаційними процесами М.Баккленд природно приходить до думки про функціональне значення керування документацією в організації. 

У США організація, що відає питаннями документації, носить назву “Національний архів і управління документацією” (National Archives and Records Administration (NARA).

Основою керування документаційними процесами є документ. За визначенням «Закону про федеральні документи», документ – це «записана інформація незалежно від способу запису і її характеристик, створена або отримана організацією як підтвердження її діяльності і що має цінність, яка вимагає збереження цієї інформації протягом певного періоду часу».

За визначенням, яке використовується Національними архівами США (NARA), поняття «документ» включає «всі книги, газети, карти, фотографії, машиночитаємі матеріали, а також інші матеріали документального характеру незалежно від їх формату і інших фізичних характеристик, створені або отримані урядовою організацією США відповідно до Федерального законодавства або у зв'язку із здійсненням публічної діяльності, збережені, або рекомендовані до збереження цією організацією або її правонаслідувачем як доказ факту існування організації, її функції, політика, прийняті рішення, процедури, операції і інші дії уряду, або у зв'язку з інформаційною значущістю даних, що містяться в даному документі».