1. 84, Вклад міжнародних організацій і форумів у розроблення науково-методичних засад керування документаційними процесами

85, Роль архівних установ у керуванні документаційними процесами.

З 1950-х рр. важливу роль в організації КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ відіграють архівні установи. 1958 р. в прийнятому Положенні про Державний архівний фонд вперше визнано за архівами право контролю за організацією діловодства. Архівні установи:

♠ проводили систематичні огляди стану відомчих архівів

♠ створювали госпрозрахункові групи з упорядкування документів

♠ вирішували питання підвищення кваліфікації працівників служб діловодства.

В незалежній Україні на законодавчому рівні визнано за архівними установами функції управління архівною справою і діловодством.

Нині Держкомархів є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. Згідно Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи” (стаття 24 нової редакції 2001 р. Закону) спеціально уповноважений орган:

♠ вносить пропозиції Кабінету міністрів України щодо формування державної політики у сфері діловодства

♠ здійснює нормативно-правове регулювання відносин у сфері діловодства

♠ контролює діяльність служб діловодства

♠ організує нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення діяльності служб діловодства.

Стаття 5 проекту Закону України “Про діловодство” крім функцій, передбачених Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, зазначає ще й такі функції спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства:

♠ видає нормативно-правові акти у сфері діловодства

♠ встановлює вимоги до форм організаційно-розпорядчих документів (ОРД)

♠ розробляє і затверджує загальнодержавні уніфіковані форми ОРД

♠ організує формування вимог до створення, реєстрації, обігу та зберігання електронних ОРД

♠ встановлює єдині вимоги щодо процесів комп’ютеризації діловодства

♠ розглядає і погоджує проекти нормативно-правових актів з організації діловодства

♠ вносить пропозиції щодо застосування в Україні міжнародних стандартів з організації діловодства

♠ визначає загальнодержавні вимоги до підготовки і підвищення кваліфікації діловодів та організаторів діловодства.

Закони України визнають за державними архівними установами, архівними відділами міських рад здійснення управління організацією діловодства суб’єктів діловодства.

Міжвідомчі нормативні акти: Типова інструкція з діловодства 2011 р., Перелік типових документів…2013 р., Правила роботи архівних підрозділів…2001 р., ДСТУ 4163-2003, якими у своїй роботі керуються служби КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ розроблені архівними установами.

86, Документаційні процеси та їх контролювання

Рух службових документів треба документально оформити, щоб, за потреби, службові документи завжди можна було знайти. Для контролювання можна документувати умовну познаку, назву, особу або підрозділ, де перебуває службовий документ, та час переміщування.

Система має простежити вихід службового документа, передавання від однієї особи до іншої та вертання у вихідне місце або у сховище, а також вилучання для знищування або передавання на постійне зберігання до архіву чи до будь-якої іншої уповноваженої сторонньої організації.

Контролювання руху службових документів та користування ними в документаційній системі необхідне, щоб:

a) визначити, які невиконані дії треба виконати;

b) уможливити пошук службових документів;

c) запобігти втратам службових документів;

d) контролювати використання систем безпеки і зберігання та ведення обліку дій зі службовими документами;

e) підтримувати здатність визначити операційне походження деяких службових документів, якщо системи об’єдналися або були переміщені.