Глава 14

Создание системы переходов

На протяжении 13 глав вы накапливали составляющие первоклассной БД. Но если нет хо­рошего способа собрать их вместе, они — просто груда разрозненных фрагментов.

В лучшие БД Access обязательно включено какое-либо средство перехода пользователей от одной части БД к другой. Главная цель — сделать удобнее и легче работу с БД. Вместо того чтобы заставлять вас выискивать нужный объект в области переходов, такие БД начи­нают с формы, содержащей меню того или иного вида и позволяющей сформировать свой способ перехода от одной задачи к другой щелчком мышью удобных кнопок. Такого рода проект БД — находка для пользователей, не знакомых с хитростями и уловками Access. Ес­ли система переходов тщательно разработана, таким пользователям не нужно знать ничего о программе Access — они могут начать вводить данные, не осваивая ничего нового.

Вы уже знаете все, что необходимо для создания первоклассной системы переходов. Теперь вам нужен новый взгляд на БД, такой, чтобы БД могли (и стали) вести себя как обычные Windows-программы, а не как устрашающие форты данных. В этой главе вы узнаете о разных способах добавления средств переходов d БД, настроенных дружески по отношению к пользователям. Вы научитесь создавать кнопочные формы (формы, перенаправляющие пользователей к другим формам), стартовые формы, появляющиеся при первом открытии БД, и отображать связанную информацию в отдельных формах. Но, прежде всего, начнем с более близкого знакомства с областью переходов, чтобы научиться управлять переходами, не создавая ничего нового.

Освоение области переходов

Область переходов была описана в главе 1, и с тех пор вы пользовались ею для перемещения по объектам БД. Но по мере роста БД область переходов становится все более загруженной, При наличии примерно 20 объектов БД, точное число зависит от размера вашего монитора, все они не помещаются на экране одновременно. В результате приходится пользоваться прокруткой сверху вниз для поиска нужного объекта, что может стать причиной мучитель­ной боли в лучевом суставе.

Один из методов борьбы с этим затруднением — проектирование собственных кнопоч­ных форм, позволяющих перемещаться в БД. Но прежде чем перейти к этому решению, стоит рассмотреть некоторые средства, встроенные непосредственно в область переходов. Они могут решить проблему с меньшими затратами.

Настройка списка области переходов

Для начала рассмотрим применение фильтрации для сокращения объема информации, ото­бражаемой в области переходов. Возможно, у вас есть БД с тремя десятками объектов, из которых вы регулярно пользуетесь только 10. В этом случае незачем выводить на экран объ­екты, которые не пользуются.

По существу программа Access предоставляет два решения, касающиеся области пере­ходов:

• можно выбрать способ упорядочивания объектов в области переходов. Этот процесс называют систематизацией объектов БД;

• можно не отображать некоторые объекты. Этот процесс называют фильтрацией объектов БД.

Смутить может то, что выбор обоих вариантов делается в одном и том же меню. Для того чтобы открыть это меню, щелкните направленную вниз стрелку в зоне заголовка области переходов. На рис. 14.1 показано это меню.

Рис. 14.1. Когда вы готовы сообщить программе Access о способе организации объектов в области переходов, выделите верхнюю порцию меню (Переход в категорию). Текущий вариант — Тип объекта — группирует таблицы, запросы, формы и отчеты в отдельные разделы. Для выбора отображаемых объектов выберите вариант в нижней части меню (Фильтр по группам)

Систематизировать область переходов можно пятью способами.

■ Таблицы и связанные представления (Tables and Related Views) группируют объекты БД на основе используемой ими таблицы. Если созданы две формы, три запроса и отчет для таблицы Students, вы увидите все эти объекты собранными вместе, в одной группе (под заголовком "Students"). Связанная с этим вариантом проблема заключается в трудности различения объектов разных типов, особенно если у них схожие имена. Придется внимательно рассматривать пиктограмму, чтобы определить, является ли данный объект формой, отчетом или чем-то еще. Таблицы и связанные представления — вариант систематизации, с которого начинает программа Access.

Подсказка

Многие объекты БД используют несколько таблиц. Если создается запрос, применяющий опе­рацию объединения для отображения товаров с информацией об их категории, в этом запросе используются таблицы Products и ProductCategories. В режиме Таблицы и связанные пред­ставления вы увидите этот запрос в двух местах — под заголовком Products и под заголов­ком ProductCategories.

Когда выбран режим Таблицы и связанные представления, раздел меню Фильтр по группам включает все таблицы БД. Если выбрать конкретную таблицу, то будут выво­диться только объекты, связанные с этой таблицей. Можно также выбрать вариант Не­связанные объекты (Unrelated Objects), чтобы увидеть любые объекты определенных категорий, не связанные ни с одной таблицей, например, файлы с кодом.

■ Тип объекта (Object Type) группирует объекты БД на основе их типа. Этот вариант четко отделяет таблицы от форм, отчетов и объектов других типов. Многие специалисты Access предпочитают этот режим при просмотре завершенной БД, поскольку он укрощает самую неуправляемую БД. Данный вариант очень хорош, если вы забыли точное имя нужного объекта. Если известно, что нужно напечатать отчет со списком классов, можно сразу перейти в группу Отчеты.

Когда применяется режим Тип объекта, список вариантов фильтра позволяет увидеть объекты одного типа. Если вы создали формы для каждой нужной задачи, выберите ва­риант Формы, чтобы увидеть на экране только формы.

■ Дата создания (Created Date) группирует объекты БД на основе времени их создания. Программа Access создает группу для Сегодня, группирует по остальным дням недели (Понедельник, Воскресенье и т. д.) и по более длительным периодам (Прошлая неделя, Две недели назад и т. д.). Эта категория может не использоваться регулярно, поскольку по истечении времени объекты переходят из одной группы в другую. Но она очень удобна для отображения последних результатов работы.

Когда применяется категория Дата создания, варианты фильтрации позволяют отобрать те объекты, которые созданы сегодня, вчера, на прошлой неделе, в прошлом месяце и т. д. (как показано на рис. 14.2). Если вы помните, когда были созданы важные форма или от­чет, но забыли их имена, такая возможность сэкономит время.

■ Дата изменения (Modified Date) действует так же, как вариант Дата создания за исключением того, что этот вариант позволяет отобрать объекты БД, измененные в последнее время. Он удобен, если вы хотите игнорировать таблицы и другие объекты, которые используются редко.

Когда применяется группировка по дате изменения, доступны те же варианты фильтра­ции, что и для варианта Дата создания.

Рис. 14.2. При выборе группировки Дата создания отображаются группы, в которых объекты упорядочены на основе даты создания

■ Вариант Custom позволяет выбрать точно, какие объекты отображать, а какие скрыть. Он хорош, если у вас есть определенные, часто используемые объекты и объекты, кото­рые следует скрыть.

Подсказка

Можно быстро задать условие отбора. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок группы и выберите Показать только [Имя_группы]. Для отображения только таблиц при группировке Тип объекта щелкните правой кнопкой мыши группу Таблицы и выберите Показать только таблицы. Для удаления фильтра снова щелкните правой кнопкой мыши область переходов и выберите Показать все группы (Show All Groups).

Когда в области переходов применяется фильтр, программа Access полностью скрывает то, что вы не хотите видеть. Но как вы, вероятно, уже знаете, Access предоставляет еще один вариант. Можно щелкнуть кнопкой мыши стрелки сворачивания (collapse arrows), располо­женные рядом с конкретным разделом для сворачивания его до отображаемого заголовка (рис. 14.3). Когда раздел вам понадобится, вы сможете снова развернуть его.

Рис. 14.3. Щелкните кнопкой мыши стрелки сворачивания для быстрого скрытия объектов в конкретной группе. В данном примере аккуратно скрыта группа запросов

Рис. 14.4. До сих пор вы пользовались режимом списка в области переходов, обеспечивающим наиболее компактное представление. Но программа Access позволяет применять режим немного более крупных значков (слева) или режим отображения с подробностями, включающий сведения о датах создания и изменения объекта (справа)