- •Часть I. Хранение данных в таблицах 34
- •Глава 1. Создание вашей первой базы данных 35
- •Глава 2. Создание более сложных таблиц 66
- •Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск,
- •Глава 4. Блокировка неправильных данных 136
- •Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений 168
- •Часть II. Обработка данных с помощью запросов 206
- •Глава 6. Запросы, выбирающие записи 207
- •Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах 241
- •Глава 8. Запросы, обновляющие записи ..272
- •Глава 9. Анализ данных с помощью перекрестных запросов и
- •Часть III. Отчеты 323
- •Глава 10. Создание отчетов 324
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов 356
- •Часть IV. Разработка пользовательского интерфейса
- •Глава 12. Создание простых форм 392
- •Глава 13. Проектирование сложных форм 426
- •Глава 14. Создание системы переходов 465
- •Часть V. Программирование в access 496
- •Глава 15. Автоматизация задач с помощью макросов 497
- •Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка
- •Глава 17. Написание кода с более развитой логикой 571
- •Часть VI. Совместное использование access 615
- •Глава 18. Совместное использование бд несколькими пользователями 616
- •Глава 19. Импорт и экспорт данных 650
- •Глава 20. Подключение Access к sql Server 692
- •Глава 21. Подключение Access к SharePoint 724
- •На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных
- •Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно
- •Уголок ностальгии. Зачем опять изобретать колесо?
- •Уголок ностальгии. Сочетания клавиш в Access 2003
- •Часть I
- •Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд
- •На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей
- •На профессиональном уровне. Работа Access в интерактивном режиме
- •Для тех, кто понимает. Использование Access бд, созданных в более ранних версиях программы
- •На профессиональном уровне. Проектирование бд для начинающих
- •На профессиональном уровне. Вставка больших значений в узкие столбцы
- •Для тех. Кто понимает. Если сомневаетесь, не удаляйте
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Копирование записи целиком за один шаг
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сжатие бд
- •Часто задаваемый вопрос. У какого файла расширение laccdb?
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение папки, которую Access использует для хранения бд
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты
- •Экономящая время подсказка. Создание ярлыка для таблицы
- •Глава 2
- •Для тех, кто понимает. Изменение типа данных может привести к потере информации
- •На профессиональном уровне. Нормативы максимальной длины
- •На профессиональном уровне. Как Access предотвращает дублирование записей
- •На профессиональном уровне. Почему так важна уникальность
- •Глава 3
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных
- •На профессиональном уровне. Числа и специальные символы в текстовых полях
- •Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена
- •Глава 4
- •Для тех, кто понимает. Не требуйте слишком многого
- •На профессиональном уровне. Как работают индексы
- •Часто задаваемый вопрос. Индексы и производительность
- •Практические занятия для опытных пользователей. Вставка вашей маски в список масок программы
- •На профессиональном уровне. Создание списка подстановки, использующего другую таблицу
- •Глава 5
- •Часто задаваемый вопрос. Отключение обеспечения целостности данных
- •Для тех, кто понимает. Пользуйтесь каскадным удалением с осторожностью
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение параметров подтаблицы
- •Часто задаваемый вопрос. Обновление списка
- •Для тех, кто понимает. Применяйте связи "один-к-одному" с осторожностью
- •Часто задаваемый вопрос. Работа со связями "многие-ко-многим"
- •Часто задаваемый вопрос. Печать ваших отношений
- •Часть II
- •Для тех, кто понимает. Не бойтесь подстановок
- •На профессиональном уровне. Синтаксис фильтра
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Запросы на базе запросов
- •Для тех, кто понимает. Подумайте дважды, прежде чем изменять структуру таблиц
- •На профессиональном уровне. Сравнение: отношения и объединения
- •На профессиональном уровне. Изменение данных при использовании запроса с объединением
- •Глава 7
- •На профессиональном уровне. Синхронизация запросов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Переименование поля в запросе
- •Часто задаваемый вопрос Банковское округление
- •Практические занятия для опытных пользователей. Улучшенные числовые форматы
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Использование случайных чисел для сортировки в случайном порядке
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как извлечь первое слово из текстовой строки
- •Для тех, кто понимает. Вычисления для дат и времени
- •Глава 8
- •Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Скрытие запроса
- •Глава 9
- •Часто задаваемый вопрос. Итоговый проигрыш; итоговый запрос против перекрестного
- •Для тех, кто понимает. Создание запроса с объединением для лучшей группировки
- •На профессиональном уровне. Правильный выбор групп
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы
- •Часть III
- •Глава 10. Создание отчетов
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов
- •Глава 10
- •На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса
- •Часто задаваемый вопрос. Добавление изображений в отчеты.
- •На профессиональном уровне. Учитесь любить pdf-файлы
- •Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Формат по образцу.
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки
- •Глава 11
- •Часто задаваемый вопрос. Ошибки выражений
- •Часть IV
- •На профессиональном уровне. Поля типа Счетчик в формах
- •На профессиональном уровне. Разные люди — разные формы
- •Малоизвестная или, недооцененная возможность. Вывод на экран изображений из бд
- •На профессиональном уровне. Семейство форм Access
- •Глава 13
- •На профессиональном уровне. Присоединенные элементы управления
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Повторное применение ваших любимых настроек стиля границ
- •Часто задаваемые вопросы. Осовременивание элементов управления Windows
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как освободиться от привязки к сетке
- •На профессиональном уровне. Насколько велик ваш экран?
- •Глава 14
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов
- •На профессиональном уровне. Кнопочные формы с несколькими страницами
- •За кадром. Меню кнопочных форм сохраняются в бд
- •Часть V
- •На профессиональном уровне. Макросы по сравнению с программным кодом
- •Практические занятия для опытных пользователей. Обработка ошибок макроса
- •На профессиональном уровне. Макрокоманды, которым Access не доверяет
- •На профессиональном уровне. ОтправитьОбъект работает с вашей программой элекронной почты
- •Часто задаваемый вопрос. Внедренный макрос
- •Глава 16
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Справка по Visual Basic
- •Для тех кто понимает. Как код связывается с событиями
- •Малоизвестная или недооцененная возможность Разбиение длинных строк кода
- •На профессиональном уровне. Взаимодействие с другими формами
- •Практические занятия для опытных пользователей. Получение нужного цвета
- •Часто задаваемый вопрос. Ленточные формы и неприсоединенные элементы управления
- •Практические занятия для опытных пользователей. Связывание записей с рисунками
- •Глава 17
- •Практические занятия для опятных пользователей. Применение более сложных переменных
- •Практические занятия для опытных пользователей. Применение пользовательских функций в запросах
- •На профессиональном уровне. Алгоритм Луна (Luhn Algorithm)
- •Часто задаваемый вопрос. Запуск других Windows-программ
- •На профессиональном уровне. Станьте знатоком статистических функции по подмножеству
- •Уголок ностальгии. Dао против аdо
- •Часть VI
- •Для тех, кто понимает. Поиск места в сети для вашей бд
- •На профессиональном уровне Указание местонахождения в сети
- •Часто задаваемый вопрос. Как поведут себя старые версии Aсcess?
- •Аварийная ситуация. Мистическая ошибка “Файл уже используется”
- •Часто задаваемый вопрос. Когда не следует пользоваться форматом accde
- •Уголок ностальгии. Отмирание страниц доступа к данным
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разделение таблиц для более безопасных корректировок
- •Уголок ностальгии. Защита с помощью рабочих групп упразднена
- •Глава 19
- •На профессиональном уровне. Sql Server и SharePoint: два частных случая
- •Сберегающая время подсказка. Копирование из одной бд в другую
- •На профессиональном уровне. Опасность дубликатов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Экспорт отчетов
- •На профессиональном уровне. Более внимательный взгляд на теги
- •Глава 20
- •На профессиональном уровне. Важнейшие причины перехода на sql Server
- •Часто задаваемые вопрос. Можно ли доверять корпорации Microsoft?
- •На профессиональном уровне. Проекты Access по сравнению со связанными таблицами
- •0 Запросах
- •Для тех, кто понимает. Синтаксические различия
- •Глава 21
- •Часто задаваемый вопрос. Путаница, связанная с SharePoint
- •На профессиональном уровне. Установка SharePoint
- •На профессиональном уровне. Пять интересных инструментов программы SharePoint, которые стоит опробовать
- •Малоизвестная или недооцененная возможность.
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Представление таблицы данных Access
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Параметры списков SharePoint
Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление
Рассмотрим рабочий аспект стратегии программы Access: что происходит, когда вы нажимаете мышью кнопку Выполнить (как описано в пункте 9 предыдущего алгоритма), и пет никакой реакции? Не появляются ни предупреждение, ни окно сообщения или ошибки, объясняющие причину сбоя. Лишь в строке состояния, в нижней части окна Access выводится таинственное сообщение, которое любезно информирует о том, что "действие или событие заблокировано режимом отключения" ("The action or event has been blocked by Disabled Mode"). Что все это значит?
Access — по-настоящему параноидальная программа. Она не разрешает вам выполнять некоторые действия до тех пор, пока вы явно не подтвердите, что все в порядке.
Как вы узнали из разд. "Открытие БД" главы 1, каждый раз, когда вы открываете вашу БД, Access отображает панель сообщений с сообщением системы безопасности. Вам решать, что делать с этим сообщением. Можно щелкнуть мышью кнопку ? в правом верхнем углу, чтобы полностью скрыть эту панель. В этом случае ваша БД остается в отчасти заблокированном состоянии. Вы можете создавать, изменять и удалять объекты БД, принадлежащие вам, но не можете запускать никакой код или запросы на изменение. (Для повторного вывода на экран панели сообщений и просмотра сообщения системы безопасности выберите на ленте Работа с таблицами → Показать или скрыть → Панель сообщений (Database Tools → Show/Hide → Message Bar).)
Другой способ — щелкнуть мышью кнопку Параметры (Options) на панели сообщений для отображения диалогового окна Параметры безопасности Microsoft Office
(Microsoft Office Security Options). Дальше следует выбрать переключатель Включить это содержимое (Enable this content) и щелкнуть мышью кнопку ОК. Этот шаг предоставляет программе Access непоколебимую гарантию безопасности вашей БД — другими словами, БД разработана не жующим чипсы хакером в подвале родительского дома. После того как вы предприняли этот шаг, Access разрешает выполнять запросы на изменение (по крайней мере, до тех пор, пока вы не закрыли БД, не открыли ее снова и не увидели на экране повторно отображенное сообщение центра безопасности).
Если вы устали от многоразового включения БД при каждом ее использовании, есть другое решение. Можно заставить программу Access доверять всем БД в конкретной папке на вашем жестком диске. Этот метод описан в разд. "Задание надежного расположения " главы 15.
Запросы на добавление
Запрос на добавление выбирает записи из таблицы и вставляет их в другую таблицу. (С технической точки зрения, добавление — это процесс вставки записей в конец таблицы.)
Создать запрос на добавление можно по ряду причин, но обычно это делается для переноса записей из одной таблицы в другую. Этот метод удобен, если у вас есть повторяющиеся таблицы в разных БД (возможно, разным людям приходится использовать БД на разных компьютерах).
Примечание
После завершения копирования записей в новую таблицу можно продолжить работу с помощью запроса на удаление (см. разд. "Запросы на удаление" далее в этой главе) и удалить старые версии.
Запросы на добавление также имеют смысл, если вы работаете со сверхчувствительной базой. В этом случае вы можете вводить данные во временную таблицу для того, чтобы кто-то просмотрел их позже. Когда проверка закончена, можно применить запрос на добавление для переноса записей в реальную таблицу.
Запросы на добавление жестче других типов запросов на изменение. При переносе записей нужно быть уверенным в полной согласованности таблиц.
■ Типы данных должны быть совместимы. У выбранных вами полей (в исходной таблице) и заменяемых полей (в конечной таблице) должны быть совместимые типы данных. Но имена полей могут не совпадать. Вы можете сформировать ваш запрос так, что данные из
поля FirstName помещаются в поле F_Name при условии, что у обоих полей текстовый тип данных.
Некоторые поля можно пропускать. Если в исходной таблице есть поля, которых нет в конечной таблице, не включайте их в свой запрос. Если в конечной таблице есть поля, которых нет в исходной таблице, программа Access оставит их незаполненными или использует значения по умолчанию (см. разд. "Задание значений по умолчанию" главы 4). Но если вы пропустите обязательное поле (поле, у которого свойство Обязательное поле (Required) имеет значение Да, как объясняется в разд. "Пропущенные значения и пустые строки "главы 4), вы получите сообщение об ошибке.
Программа Access применяет все обычные правила при добавлении записи. Вы не можете вставить данные, нарушающие условие на значение (см. разд. "Целостность на уровне ссылок" главы 5) и добавить дублирующиеся значения в поле с первичным ключом или уникальным индексом (см. разд. "Предотвращение дублирования значений с помощью индексов " главы 4 ).
Если в конечной таблице есть поле с типом данных Счетчик, не задавайте значение для этого поля. Access автоматически сгенерирует значение для каждой добавляемой записи.
Примечание
Вы не можете копировать значения типа Счетчик в запросе на добавление. Если для идентификационных полей (кодов) применяется тип данных Счетчик, у вновь скопированных записей будут значения кодов (ID), отличающиеся от оригиналов.
Программа Access предоставляет и другую возможность, аналогичную запросу на добавление; запрос па создание таблицы, который ничем не отличается от запроса на добавление за исключением одного: запрос на создание таблицы создает конечную таблицу и затем копирует в нее записи.
Создание запроса на добавление (или на создание таблицы)
Приведенные далее действия описывают процесс создания запроса на добавление или на создание таблицы. Вы переносите записи из таблицы Contacts (контакты) БД Marketing.accdb в таблицу PotentialClients (потенциальные клиенты) БД Sales.accdb. (Вы можете найти обе БД на странице "Missing CD" на Web-сайте www.missingmanuals.com.)
1. Откройте БД-источник.
В данном примере это БД Marketing.accdb, содержащая контактную информацию.
2. Создайте новый запрос, выбрав на ленте Создание → Другие → Конструктор запросов
(Create → Other → Query Design).
На экране появится диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).
3. С помощью этого окна добавьте таблицу-источник, содержащую записи, которые вы хотите скопировать. Затем для закрытия окна щелкните мышью кнопку Закрыть (Close).
В данном примере используется таблица Contacts.
4. Измените тип запроса на запрос на добавление, выбрав на ленте Работа с запросами | Конструктор → Тип запроса → Тип запроса: добавление (Query Tools | Design → Query Type → Append) (или выберите Работа с запросами | Конструктор → Тип запроса →
Тип запроса: создание таблицы (Query Tools │ Design → Query Type → Make Table) для превращения его в запрос на создание таблицы).
Конечная таблица (таблицаPotentialClients в БД Sales.accdb) уже существует. По этой причине применяется запрос на добавление вместо запроса на создание таблицы.
Когда вы измените тип запроса на запрос на добавление или на создание таблицы, программа Access попросит указать конечную таблицу (место, куда вы будете копировать записи), как показано на рис. 8.6.
Рис. 8.6. Программа Access хочет знать, куда вы собираетесь перенести копируемые записи. Таблицу можно выбрать из удобного раскрывающегося списка. Если вы копируете данные из одной БД в другую, выберите переключатель в другой базе данных, щелкните мышью кнопку Обзор... для выбора файла БД и затем кнопку ОК
5. Если вы хотите переместить записи в другую БД, выберите переключатель в другой базе данных, затем нажмите кнопку Обзор... Укажите файл вашей БД и нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить ваш выбор.
Вы перемещаете записи в БД Sales.accdb.
Если вы планируете повторное использование нового запроса, не меняйте место хранения конечной БД. Если конечный файл переместить в другую папку или на другое устройство (или переименовать его), программа Access не сможет найти его во время выполнения запроса и выдаст сообщение об ошибке.
6. В поле имя таблицы (Table Name) укажите имя таблицы, в которую вы хотите перенести записи.
Если создается запрос на добавление, выбранная таблица должна где-то храниться — либо в файле БД, либо в другом доступном вам месте. Ее можно выбрать из раскрывающегося списка имя таблицы.
Если вы формируете запрос на создание таблицы, нужно ввести имя таблицы для новой таблицы, и программа Access создаст ее во время выполнения запроса. В данном примере вы переносите записи в таблицу PotentialCIients.
Щелкните мышью кнопку ОК для того, чтобы закрыть диалоговое окно Добавление или Создание таблицы.
Теперь добавьте поле (или поля), которое вы хотите скопировать из таблицы-источника.
Напоминаю о том, что вы не должны копировать все поля. В данном примере нужно добавить только поля FirstName и LastName.
9. Если создается запрос на добавление, вставьте имена полей конечной таблицы в строку Добавление (Append To).
Вэтом примере задайте в полеДобавление для FirstName имя F_Name. В этом случае программа Access скопирует информацию из поля FirstName в таблице-источнике в поле F_Name конечной таблицы (рис. 8.7). Аналогично задайте в поле LastName для добавления поле L_Name.
Рис. 8.7. Данный запрос на добавление переносит информацию из таблицы Contacts в БД Marketing в таблицу PotentialClients БД Sales. Поскольку в обеих таблицах используются поля ID с типом данных Счетчик, номера ID в скопированных записях будут отличаться от номеров ID в исходных записях. (Если вас это не устраивает, нужно скопировать номера ID типа Счетчик таблицы Contacts в обычный числовой столбец таблицы PotentialClients — такой, в котором не используется тип данных Счетчик.)
10. Если вы хотите скопировать только некоторые записи из таблицы-источника, задайте необходимые условия отбора.
Как и в любых других секциях программы Access, эти условия отбора определяют, какие записи копируются из таблицы-источника. Для задания условия заполните строку Условие отбора соответствующего поля таблицы.
Если вы добавляете условие отбора в запрос на добавление, но не хотите копировать значение этого поля в конечную таблицу, оставьте пустым поле Добавление.
Если поле с условием отбора применяется в запросе на создание таблицы, но вы не хотите копировать его значение в новую таблицу, сбросьте флажок Вывод на экран для этого поля.
11. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и затем выберите команду Режим таблицы для просмотра строк, на которые воздействует ваш запрос.
Этот шаг позволяет просмотреть строки, которые вы собираетесь копировать.
12. Если вы убедились в том, что все верно, вернитесь в Конструктор и выберите на ленте Работа с запросами j Конструктор → Результаты → Выполнить для переноса ваших записей (Query Tools │ Design → Results → Run).
Программа Access предупредит вас об изменении, которое собирается сделать. Щелкните мышью кнопку Да для копирования записей. Access не выведет на экран скопированные записи — для того, чтобы проверить их, нужно просмотреть лист данных с конечной таблицей.
В настоящий момент у вас одни и те же записи в двух местах — в таблице-источнике и в конечной таблице. Мы сможете продолжить работу и с помощью запроса на удаление очистить таблицу-источник, как описано в разд. "Запросы на удаление" далее в этой главе,
13. Для сохранения запроса нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<S> (или закройте вкладку запроса). Вам нужно задать имя запроса.
Если вы не собираетесь повторно использовать запрос, подумайте о его удалении.
Получение начальных значений типа Счетчик, отличных от 1
Ведущие специалисты Access применяют запросы в одном из самых изощренных искусственных приемов: замене в поле таблицы с типом Счетчик начального значения числом, отличающимся от 1.
Как вы узнали в главе 2, программа Access всегда генерирует значения типа Счетчик, начиная с 1. (Единственное исключение — применение случайных чисел или кодов репликаций, два редких варианта, описанных в разд. "Применение поля типа Счетчик без раскрытия реального размера вашей таблицы" главы 2.) Но существует множество причин, вызывающих желание изменить такое поведение программы. Например, компании Boutique Fudge хочется начать нумерацию своих клиентов с 1000, а номеров товаров — с 5000, или начать нумеровать свои заказы с 10 000. Эти схемы нумерации часто облегчают бухгалтерский учет. Они позволяют сохранять постоянным количество цифр в значениях типа Счетчик, помогают разделить коды в двух разных таблицах и не смущаться, сообщая клиенту о том, что он сделал заказ номер 1.
К счастью, существует (немного неуклюжий) способ обмануть систему и заставить Access начать отсчет с любого нужного вам числа. Для того чтобы сделать то, что вы не можете сделать сами, применяется запрос на добавление. Просто вставляется запись с заданным значением типа Счетчик. После того как запись создана, программа Access наращивает значения, начиная со вставленного вами значения. Таким образом, если вы добавили запись типа Счетчик со значением 999, Access присвоит следующей записи значение 1000 и т. д.
Вот как это делается.
1. Создайте новую таблицу (Создание → Таблицы → Конструктор (Create → Tables → Table Design)).
Эта таблица будет храниться всего несколько минут.
2. Добавьте одно поле. Присвойте ему то же имя, что и у поля с типом данных Счетчик в таблице, которую вы пытаетесь изменить.
Обычно у него имя Код (ID).
3. Измените тип данных поля на Числовой (вместо Счетчик) и убедитесь в том, что размер поля — Длинное целое (Long Integer) (стандартный выбор).
4. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок таблицы и выберите Режим таблицы.
Сохраните таблицу, когда программа Access напомнит об этом, но не беспокойтесь о ее имени, имя Табляца1 вполне подходит. Когда Access предложит создать первичный ключ, щелкните мышью кнопку Нет.
5. В Режиме таблицы введите в поле с типом данных Числовой временной таблицы значение, на 1 меньшее того, которое вы хотите использовать в качестве начального в поле с типом данных Счетчик.
Если вы хотите начать со значения 100 в поле с типом Счетчик, введите в поле с типом Числовой значение 99. Закройте таблицу.
6. Создайте новый запрос (Создание → Другие → Конструктор запросов (Create → Other → Query Design)).
В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) выберите созданную вами временную таблицу (Таблица!.) и щелкните мышью кнопку Закрыть (Close).
7. Выберите на ленте Работа с запросами J Конструктор → Тип запроса → Тип запроса:
добавление (Query Tools | Design → Query Type → Append) для изменения типа запроса на запрос на добавление.
Когда программа Access запрашивает, в какую таблицу вы хотите добавить запись, выберите таблицу с полем типа Счетчик, значения которого вы хотите попробовать изменить.
8. Дважды щелкните кнопкой мыши поле, которое вы добавили в вашу таблицу (например Код (ID)).
Программа Access задаст в строке Добавление то же имя, это как раз то, что надо.
9. Выберите на ленте Работа с запросами | Конструктор → Результаты → Выполнить
(Query Tools | Design → Results →Run).
Щелкните мышью кнопку Да, когда Access предупредит вас о том, что собирается добавить запись.
10. Откройте таблицу, которую вы только что обновили, и удалите только что вставленную запись.
Начиная с этого момента и далее, значения типа Счетчик будут увеличиваться, начиная с добавленного значения.
11. Удалите временную таблицу, созданную в пункте 1, поскольку она вам больше не нужна.
У этого метода есть несколько ограничений. А именно, если у вашей таблицы строгие правила верификации — например, у одного или нескольких полей в свойстве Обязательное поле задано значение Да — Access не разрешит вам вставить новую запись с помощью запроса на добавление. В этой ситуации нужно либо отключить правила верификации (временно установив для всех полей в свойстве Обязательное поле значение Нет), либо добавить обязательные поля с корректными значениями в вашу временную таблицу.
Запросы на удаление
Запросы на удаление — самые простые и самые опасные из всех типов запросов на изменение. Запрос на удаление действует во многом так же, как запрос на выборку: вы задаете ряд условий отбора, и затем программа Access находит соответствующие записи в таблице. Но запросы на удаление не просто отображают записи, а удаляют их из вашей БД.
Примечание
Дважды подумайте, прежде чем удалять что бы то ни было. Старая информация вам может понадобиться для отчетов или анализа. В разд. "Редактирование таблицы" главы 1 объясняется, почему.
Запросы на удаление незаменимы при одновременном удалении большого количества записей после завершения перемещения их в другую таблицу. В примере с запросом на добавление, описанном ранее в этой главе, вам, возможно, понадобится способ удаления исходных записей после копирования их в новую таблицу. Запрос на удаление отлично подходит для этого.
Для создания запроса на удаление выполните следующие действия.
1. Создайте новый запрос (Создание → Другие → Конструктор запросов (Create → Other → Query Design)).
2. В появившемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу, содержащую записи, которые вы хотите удалить. Затем щелкните мышью кнопку Закрыть для закрытия окна.
3. Измените тип вашего запроса на запрос на удаление, выбрав Работа с запросами | Конструктор → Тип запроса → Тип запроса: удаление (Query Tools | Design → Query Type → Delete).
В списке свойств полей исчезнут строки Сортировка и Вывод на экран и появится поле Удаление (Delete).
4. Добавьте поля, которые вы хотите использовать для отбора, и задайте условия отбора.
Ваши условия отбора определяют, какие записи удаляются, поэтому задавайте их очень аккуратно. Если вы не включите никаких условий отбора, Access удалит все записи при выполнении вашего запроса.
5. Добавьте любые другие поля, с помощью которых вы хотите проверить при предварительном просмотре на листе данных правильность отбора записей.
Очень важно убедиться в том, что вы удаляете только те записи, которые хотели удалить, У запросов на удаление есть чудесное свойство, которое поможет вам идентифицировать каждую запись, прежде чем вы выполните реальную операцию удаления. Для его применения щелкните дважды кнопкой мыши звездочку (*) в списке полей таблицы. Значение в строке Удаление автоматически изменится на Из (From), означающее, что данная информация не используется как часть условия отбора — напротив, она применяется для отображения списка предназначенных для удаления записей в ваших окнах предварительного просмотра.
На рис. 8.8 показан окончательный вариант запроса на удаление.
6. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и затем выберите Режим таблицы для того, чтобы увидеть строки, на которые повлияет ваш запрос.
Этот шаг позволит предварительно просмотреть строки, которые вы собираетесь удалить. Когда применяется звездочка (*), на экран выводится вся информация, относящаяся к каждой записи.
7. Если вы уверены, что получена корректная информация, вернитесь в Конструктор и затем выберите на ленте Работа с запросами | Конструктор → Результаты → Выполнить (Query Tools | Design → Results → Run) для удаления записей.
Рис. 8.8. Этот запрос удаляет записи со старыми заказами, первое поле в запросе определяет условие отбора (заказы с датами в поле DatePlaced (дата размещения) наступившими до 1900 г.). Второе поле (*) — сокращенная ссылка, позволяющая увидеть в окне предварительного просмотра все поля для того, чтобы можно было внимательно изучить данные, которые вы собираетесь удалять
Программа Access предупредит вас об изменении, которое собирается сделать. Щелкните мышью кнопку ОК, если хотите навсегда удалить записи.
8. Если хотите сохранить запрос, нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<S> (или закройте вкладку запроса). Вы должны задать имя вашего запроса.
Если вы не собираетесь использовать запрос на удаление повторно, не сохраняйте его. Это опасное средство, которое не стоит оставлять под рукой.