На профессиональном уровне Указание местонахождения в сети

Есть две возможности указать местонахождение в сети. Во-первых, использовать подклю­ченный сетевой диск, который присваивает месту в сети букву дискового устройства ваше­го компьютера. Подключенные сетевые диски выглядят так же, как обычные диски — на­пример, у вас может быть диск С:, представляющий жесткий диск на вашем компьютере, диск D:, представляющий привод CD-ROM, и диск F:, который представляет место в сети.

К сожалению, подключаемые сетевые диски могут по-разному конфигурироваться на различных компьютерах. Например, диск, обозначенный F:, на каком-то другом компь­ютере может стать диском Н:. В результате клиентская БД, работающая на одном ком­пьютере, при переносе на другой компьютер не сможет найти нужную ей серверную БД. К счастью, эту проблему легко решить. Нужно просто связать клиентскую БД с соответ­ствующим местонахождением серверной БД, как описывается в следующем разделе.

Если хотите целиком избавиться от подобной путаницы, можно использовать UNC-путь (Universal Naming Convention, соглашение об универсальном назначении имен) вместо подключаемого сетевого диска. UNC — стандарт создания пути, указывающего на ме­стонахождение в сетевом окружении. Преимущество UNC-пути состоит в том, что он не меняется от компьютера к компьютеру. Другими словами, если UNC-путь действует на одном компьютере, он будет действовать и на другом, и в сети.

Узнать UNC-путь можно по двум начальным символам — двум обратным слэшам. Далее приведена базовая форма:

\\ИмяКомпьютераВСети\ИмяПапкиСОбщимДоступом

Пример UNC-пути — \\SalesComputer\Database. Когда вы просматриваете содер­жимое компьютера через Сетевое окружение (My Network Places), программа Access создает UNC-путь, который указывает на выбранное вами расположение.

Некоторые специалисты Access сообщают о более надежных результатах в случае ис­пользования UNC-путей при поиске БД программой Access. В редких, трудно воспроиз­водимых ситуациях применение синтаксиса подключаемого сетевого диска может за­ставить Access выдать сообщение об ошибке, связанной с превышением допустимого числа пользователей, при попытке открыть многопользовательскую БД, когда точно из­вестно, что вы ■ находитесь в пределах допустимого количества пользователей (теоретический максимум — 255 пользователей).

Часто задаваемый вопрос. Как поведут себя старые версии Aсcess?

Что произойдет, если некоторые сотрудники будут использовать более старые версии программы Access?

В идеальном мире у всех есть копия самой последней и самой замечательной версии Ac­cess — Access 2007. В действительности наверняка найдутся слабо технически развитые ренегаты, до сих пор предпочитающие ОС Windows 95.

Если вы поддерживаете любителей версии Access 2003, нужно сохранить серверную БД в формате Access 2003. (Дополнительную информацию о сохранении копии вашей БД в другом формате см. примечание "Для тех, кто понимает. Использование Access БД, соз­данных в более ранних версиях программы" в разд. "Создание новой базы данных" главы 1.) Что касается клиентской БД, возможно, придется хранить две версии — одну для членов клуба поклонников Access 2007, а другую для семейства любителей Access 2003. Вы ли­шитесь некоторых средств в формате Access 2003, но вам не придется ослабленных тех­нологически пользователей отлучать от вашей БД.

Как действуют связанные таблицы

Идея разделенной БД кажется достаточно понятной. Один файл (серверная БД) хранит исходные данные, в то время как другой (клиентская БД) предоставляет средства для рабо­ты с ними. Но есть одна деталь, которую вы пока не учли — а именно, способ получения дос­тупа клиентской БД к таблицам серверной БД. Секрет кроется в связывании таблиц (table linking).

Связывание позволяет одной БД видеть таблицу в другом файле БД. Связывание может использоваться в любой БД — на самом деле вы можете использовать его, даже если не со­бираетесь предоставлять коллективный доступ к БД. Например, можно разделить ваши таблицы на два или несколько файлов БД для преодоления ограничения, касающегося раз­мера файла (которое равно 2 Гбайт или гигабайтам на каждый файл БД). Или можно вос­пользоваться связыванием для упорядочивания разросшейся БД с десятками таблиц. Нако­нец, вы можете решить, что оно поможет отделить общедоступную информацию от сверхсекретных подробностей. Если поместить таблицы с секретными данными в отдель­ную БД, вы сможете спокойно предоставить для коллективного пользования копии основ­ной БД, не беспокоясь о том, что легко уязвимые данные попадут в плохие руки.

Благодаря связыванию все таблицы серверной БД оказываются и в клиентской БД (рис. 18.4), но реальные данные находятся в отдельном файле. Когда вы открываете таблицу или вместо этого связываетесь с ней, программа Access обращается к связанной таблице для получения нужной вам информации.

Единственный недостаток связанных таблиц — вероятность того, что при поиске связан­ной таблицы программа Access не сможет найти другой файл БД. Такое случается, когда файл серверной БД переносится в другую папку или переименовывается.

Примечание

Если у вашей БД обнаруживается недействительная связь при попытке открыть таблицу (или другой объект, использующий таблицу, например, запрос или отчет), вы получите сообщение, информирующее о том, что программа Access не может найти нужный вам файл.

К счастью, связи легко обновляются. Выполните следующие действия.

1. Выберите на ленте Работа с базами данных → Работа с базами данных → Диспетчер связанных таблиц (Database Tools → Database Tools → Linked Table Manager) (или щелкните правой кнопкой мыши любую связанную таблицу и затем выберите Диспет­чер связанных таблиц).

Рис. 18.4. Рядом с этими таблицами расположена пиктограмма со стрелкой, обозначающая связанные таблицы. На самом деле эти таблицы хранятся не в текущем файле БД, но программа Access знает, где найти данные, когда они потребуются

На экране появится окно Диспетчера связанных таблиц со списком всех связанных таб­лиц вашей БД (рис. 18.5).

Рис. 18.5. В этой БД восемь связанных таблиц. Все ссылки указывают на одну и ту же серверную БД, общую для всех, что не является обязательным условием

2.Установите флажок рядом с каждой ссылкой, которую хотите изменить.

Если нужно обновить все ссылки, щелкните мышью кнопку Выделить все (Select All).

Чаще всего все ваши ссылки будут указывать на один и тот же файл БД. Но если нужно связать таблицы с разными файлами, установите флажок Всегда выдавать запрос ново­го местонахождения (Always prompt for new location).

3.Щелкните мышью кнопку ОК.

Программа Access выведет на экран знакомое окно для выбора файла. Просмотрите пап­ки для поиска файла БД, содержащего вашу таблицу, выделите его и щелкните мышью кнопку ОК.

Если вы установили флажок Всегда выдавать запрос нового местонахождения, про­грамма Access будет выводить окно выбора файла для каждой ссылки. Посмотрите на за­головок окна, чтобы выяснить, связь с какой таблицей вы обновляете. Если данный фла­жок не установлен, можно обновить все связи за один шаг.