Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки

Единственное ограничение способа применения сетки с помощью ленты - в вашем рас­поряжении один тип, цвет и одна толщина линии. Например, если вы добавляете штри­ховую синюю границу для левой стороны столбца ProductName, вам придется исполь­зовать ту же синюю штриховую линию и для правой стороны. Но это ограничение можно обойти с помощью Окна свойств.

Вот как работает этот метод.

1. Щелкните правой кнопкой мыши один из столбцов и затем выберите команду Свойства (Properties).

Б левой части окна программы появится Окно свойств (Property Sheet). В нем пока­зан длинный список вариантов, которые можно настраивать. Многие из них не слишком полезны и предназначены для использования в формах (которым посвя­щена часть IV) или коде на VBA (см. часть V).

2. В раскрывающемся списке в верхней части Окна свойств выберите столбец, с которым хотите работать.

Например, если выбран столбец ProductName, вы сможете настроить вид левой и правой линий сетки и линии между строками.

3. Выберите вкладку Макет (Format).

Перейдите в конец списка, к набору параметров, управляющих характеристиками левой, правой, верхней и нижней линий сетки.

4. Если необходимо, измените их.

Например, можно использовать параметры Ширина линий сетки слева (Gridline Width Left) и Стиль линий сетки слева (Gridline Style Left) для изменения толщины и стиля линии сетки слева от столбца. Вы увидите, что есть только один параметр, задающий цвет, — Цвет линий сетки (Gridline Color) — поскольку линии сетки со всех сторон столбца должны быть одинакового цвета.

Границы

Наряду с линиями сетки можно использовать аналогичный набор параметров линий грани­цы. Разница между сеткой и границей заключается в том, что сетка применяется к таблице данных отчета, а границы могут быть связаны с любым компонентом вашего отчета.

В группе ленты Работа с макетами отчетов | Формат → Элементы управления (Report

Layout Tools | Formatting → Controls) можно найти три кнопки (для выбора толщины, цвета и стиля границы). Границы нет смысла применять к значениям столбца, поскольку в ре­зультате вы получите рамку вокруг каждого значения. Гораздо полезнее устанавливать гра­ницы вокруг других элементов отчета, например его заголовка.

Условное форматирование

Средний отчет содержит много информации. Какая-то ее часть более важна, чем остальные сведения. Например, у вас могут быть веские причины для выделения товаров, отсутствую­щих па складе, заказов стоимостью более 100 долларов, кукол-болванчиков, купленных в

прошлом году, или свадебных гостей, не приславших подарки. С помощью условного фор­матирования можно акцентировать внимание на этих порциях данных, задав для них другое форматирование.

Фундаментальная идея условного форматирования заключается в том, что вы опреде­ляете условие, которое, принимая значение Истина, сообщает программе Access о необхо­димости применить дополнительное форматирование к значению в столбце.

Для использования условного форматирования выполните следующие действия.

1. Выберите значение в столбце, к которому хотите применить условное форматирование, Например, если хотите выделить товары стоимостью более 100 долларов, щелкните кнопкой мыши одно из значений в столбце Price. Неважно, какое значение вы выберите — правило условного форматирования применяется ко всем значениям в столбце.

2. Выберите Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт → Условное (Report Layout Tools | Formatting → Font → Conditional).

Если кнопка Условное не активна, возможно, вы не выбрали подходящую порцию дан­ных в отчете. Например, если выбрать заголовок столбца вместо значения в столбце, ус­ловное форматирование применить невозможно.

После щелчка мышью кнопки Условное на экране появится диалоговое окно Условное форматирование (Conditional Formatting) с одним условием. Это окно можно использо­вать для задания от одного до трех условий в одном столбце, но чаще всего достаточно одного.

3. С помощью списка и текстовых полей задайте условие, которое должна проверить программа Access.

Первое поле с раскрывающимся списком позволяет выбрать, хотите ли вы проверять ре­альные данные, хранящиеся в поле (Значение поля), или вычисление, использующее эти данные (Выражение). Простейший и чаще всего применяемый вариант — условие, бази­рующееся на значении поля.

С помощью второго поля с раскрывающимся списком выберите тип сравнения, которое вы хотите выполнить. Например, можно проверить, равно ли значение в ячейке задан­ному числу, больше или меньше заданного или лежит в некотором диапазоне значений. Наконец, введите данные, которые программа Access должна использовать для сравне­ния. Например, если вы выбрали сравнение меньше чем, введите значение, с которым Access будет сравнивать. Если выбрана проверка принадлежности диапазону значений, введите два значения, задающие этот диапазон.

На рис. 10.17 показано заполненное окно Условное форматирование, проверяющее до­рогостоящие товары в поле Price.

Примечание

Все сравнения "между" — охватывающие. Например, если задано условие "между 1 и 10", оно истинно для чисел 1, 10 и любых промежуточных значений. С другой стороны, если про­грамма Access столкнется со значением 0.99, она не будет применять к нему условное фор­матирование.

4. Щелкните мышью кнопки Формат (Format) для задания параметров форматирования, которые программа должна применить, если условие истинно.

Рис. 10.17. В данном примере цена товара будет выводиться жирными красными символами желтом фоне, если она больше 50 долларов

Рис. 10.18. Данный отчет не даст пропустить дорогостоящие товары

Этот вариант форматирования может изменить цвет шрифта или фона, применить жир­ное курсивное или подчеркнутое начертание шрифта. Но в условном форматировании нельзя изменить гарнитуру шрифта или его размер.

Под строкой с вашим условием вы увидите область предварительного просмотра для вы­бранных вами параметров форматирования.

Если хотите добавить второе и третье условия, щелкните мышью кнопку Добавить » (Add ») и вернитесь к пункту 3.

Например, можно задать шрифт синего цвета для пометки цен выше 50 долларов и шрифт красного цвета для выделения цен, превышающих 100 долларов. Если у вас не­сколько перекрывающих друг друга условий, программа Access применит только первое соответствующее.

Подсказка

Во избежание недоразумений тщательно структурируйте ваши условия, избегая их взаимного перекрытия. Например, используйте одно условие для отбора значений между 100 и 499, а другое — для значений не меньших 500.

Для удаления условий можно щелкнуть мышью кнопку Удалить (Delete). Access выве­дет на экран диалоговое окно с просьбой указать удаляемые условия. Вы можете устано­вить флажок рядом с соответствующим условием и щелкнуть мышью кнопку ОК.

6. Щелкните мышью кнопку ОК.

После нажатия кнопки ОК программа Access вычисляет условие для каждого значения в столбце и устанавливает нужное форматирование. На рис. 10.18 показан окончательный вид отчета.

Фильтрация и сортировка в отчете

В отчетах предлагаются те же средства фильтрации и сортировки, которые вы научились применять к листу данных в главе 3. Кроме того, у вас есть возможность группировки и под­счета итогов, которые будут рассматриваться в главе 11.

Фильтрация в отчете

В отчете ProductCatalog представлены все записи из таблицы Products. Однако очень часто отчеты нуждаются в отборе важного подмножества данных. Например, у вас может по­явиться желание проанализировать объемы продаж товаров определенной категории или заказов, сделанных клиентами из конкретного города. Из отчета ProductCatalog было бы логично исключить товары, снятые с производства. Помимо всего прочего, компании Boutique Fudge не за чем рекламировать товары, которые она больше не продает.

Вы можете сократить результаты, включенные в отчет, двумя способами. Один вариант вы уже изучили: создание запроса, извлекающего нужные вам результаты, и последующее использование запроса для формирования отчета. Этот способ хорош, если у вас уже есть запрос, удовлетворяющий требованиям, или вы планируете использовать это подмножество данных для нескольких целей (отчеты, редактирование, другие запросы и т. д.).

Другой вариант — применить фильтрацию к данным отчета. Преимущество этого метода заключается в том, что вы можете изменять условия фильтрации быстро и многократно, Если планируется использование одного и того же отчета для печати нескольких выборок данных, это самый лучший подход. Например, можно отобрать товары одной категории, напечатать их, а затем изменить условия фильтрации для выбора товаров другой категории, которые тоже можно вывести на печать.

Фильтрация отчета выполняется так же, как и фильтрация листа данных. У вас есть два возможных варианта.

• Если вы хотите быстро сформировать условие отбора на основе имеющегося значения, щелкните правой кнопкой мыши это значение, как показано на рис. 10.19. Например, вполе CategoryName можно щелкнуть правой кнопкой мыши значение Beverages (напитки). Всплывающее меню содержит несколько вариантов условий отбора, основан­ных на текущем значении. В зависимости от выбранного варианта можно включить в от­чет записи из категории Beverages, записи из других категорий, записи из категорий, в название которых входит слово Beverages (например, Alcoholic Beverages (алкогольные напитки)) и т. д.

Рис. 10.19. Варианты быстрой фильтрации, которые вы видите, зависят от типа данных. В этом примере условия отбора позволяют задать разные фильтры, базирующиеся на слове "Beverage"

■ Если вы хотите создать выражение для большей гибкости условия, щелкните правой кнопкой мыши любое значение в столбце и найдите подменю фильтрации. Точное на­звание меню зависит от типа данных. Например, если щелкнуть правой кнопкой мыши поле CategoryName, появится подменю Текстовые фильтры. Если щелкнуть правой

кнопкой мыши поле Price, вы увидите подменю Числовые фильтры. Эти подменю включают набор вариантов фильтрации, позволяющих задать конкретные выражения. Все тонкие детали и вспомогательную информацию о создании разнообразных выраже­ний фильтров см. в разд. "Фильтрация" главы 3.

Фильтры могут применяться в нескольких столбцах одновременно. Для удаления фильтра щелкните правой кнопкой мыши столбец и выберите команду Снять фильтр с... (Clear filter from...).

Сортировка данных в отчете

Первоначально в отчете существует тот же порядок записей, что и в источнике данных. Если отчет строится на базе запроса, порядок определяется порядком сортировки, использован­ным в запросе. Если отчет создается на базе таблицы, у записей нет определенного порядка, как правило, они выводятся в порядке их добавления в таблицу.

В любом случае сортировку можно применить непосредственно в отчете, во многом так же, как и на листе данных. Просто щелкните правой кнопкой мыши заголовок соответст­вующего столбца и найдите вариант сортировки. Варианты сортировки зависят от типа дан­ных — например, вы можете упорядочить текстовые поля в алфавитном порядке, даты — в хронологическом, а числовые поля — по возрастанию или по убыванию.

Примечание

Одновременно можно сортировать по одному полю. Если вы хотите применить более сложную сортировку, использующую несколько столбцов (например, сортировку, разделяющую товары по категориям, отсортированным в алфавитном порядке, а затем упорядочивающую заказы в каждой категории в зависимости от цены товара), для такого отчета придется создать запрос.