На профессиональном уровне. Sql Server и SharePoint: два частных случая

В этой главе не будут рассматриваться две программы.

SQL Server — программное обеспечение для создания мощной серверной БД, которое описывается в главе 20. Если ваша БД Access разрастается экспоненциально, вы можете попробовать перенести ваши данные на SQL Server. Но для этого не применяется стан­дартное средство экспорта. У программы Access есть специальное средство преобразо­вания, которое поможет вам в этом случае. Вы узнаете о нем в главе 20.

SharePoint — другой программный серверный продукт промышленного уровня, кото­рый хранит большие объемы данных. Но в отличие от SQL Server, SharePoint разрабо­тан для того, чтобы помочь группам пользователей совместно использовать информа­цию и взаимодействовать друг с другом с помощью внутренних сетей или Web-пространства. Если вы захотите перенести данные в список SharePoint (или из него), придется заглянуть в главу 21.

Применение буфера обмена

Любой, кто проводит много времени за компьютером, знаком с буфером обмена — скрытым контейнером, который временно хранит данные, давая возможность переносить их из одной программы в другую. С помощью буфера обмена можно скопировать фрагмент текста в до­кументе Word и затем вставить его в поле таблицы Access или наоборот. Это довольно лег­ко, но, возможно, вы не задумывались о том, что можно скопировать целую таблицу с дан­ными.

Подсказка

Почти все Windows-программы применяют одни и те же комбинации обмена клавиш для рабо­ты с буфером. Используйте комбинацию клавиш <Ctrl>+<C> для копирования данных, <Ctrl>+ +<Х> для вырезания (т. е. копирования и удаления) и <Ctrl>+<V> для вставки информации.

Прежде чем проверить комбинации клавиш на практике, следует понять два ключевых факта, касающихся буфера обмена.

• Буфер обмена может хранить данные разных типов. Большую часть времени вы применяете его для копирования обычного текста. Но в зависимости от используемой вами программы можно копировать в буфер обмена контуры, рисунки, таблицы и т. д.

• Данные некоторых типов способны самостоятельно преобразовываться в информацию других типов. Если копируется группа ячеек в программе Excel, ее можно вставить как форматированную таблицу в программу текстового процессора, например, Word или WordPerfect. Если копируется диаграмма в программе Visio, ее можно вставить как рисунок в программу Paint. В обоих примерах вы копируете объект специального типа (ячейки Excel или диаграмму Visio) в буфер обмена ОС Windows. Этот объект способен упростить себя, если в этом есть необходимость. В исходную программу вы сможете вставить полнофункциональную копию объекта без потерь, а в менее мощную программу его можно вставить, преобразовав в нечто более простое.

Эта гибкость — главный секрет передачи данных из программы Access и в нее. В сле­дующих разделах объясняется, как это делается.

Примечание

Применение буфера обмена — более простой метод, чем операции импорта и экспорта про­граммы Access. В результате это более быстрый вариант (состоящий из нескольких шагов). Конечно, он предоставляет меньше возможностей, да и работает не со всеми программами.

Копирование таблицы из программы Access

Программа Access позволяет копировать набор строк или целую таблицу в другую программу без применения мастера экспорта. Access копирует выбранные строки в буфер обмена как объект с развитой логикой, способный преобразовать себя в разные программные форматы. Его можно вставить как ячейки Excel, HTML-текст (язык форматирования, применяемый в Web-пространстве) или RTF-документ (стандарт форматирования, разработанный корпорацией Microsoft и поддерживаемый основными текстовыми процессорами). I Поскольку форматы HTML и RTF поддерживаются многими программами, у вас практически никогда не будет проблем при копировании данных в другую программу с их помощью.

Вот как это делается.

1. Если нужно скопировать целую таблицу, выделите ее в области переходов. Если хотите скопировать только несколько строк, выделите их в Режиме таблицы, как показано на рис. 19.1.

Вы не ограничены копированием только таблиц. Можно скопировать результаты запроса. Просто выделите запрос в области переходов. Но формы или отчеты скопировать не удастся.

При копировании строк или всей таблицы программа Access учитывает параметры скрытия столбцов (см. разд. "Скрытие столбцов" главы 3). Если вы скрыли столбец, чтобы он не отображался на листе данных (с помощью его выделения и последующего выбора команд Главная → Записи → Дополнительно → Скрыть столбцы (Home → Records → More → Hide Columns)), Access не будет копировать его в буфер обмена. Этот прием помогает отбросить данные, которые вы не хотите копировать.

Рис. 19.1. При выделении строк на листе данных щелкните мышью серый отступ слева у первой из строк, которые хотите выделить. Далее с нажатой кнопкой мыши сместите ее указатель вниз для выделения нужного числа строк. Если не хотите отрывать руку от мыши, можно скопировать их, если нажать и удерживать клавишу <Ctrl> и щелкнуть правой кнопкой мыши одну из выделенных строк. Далее из раскрывающегося меню можно выбрать команду Копировать

Примечание

Можно скопировать лишь непрерывную область выделения, что означает возможность копиро­вания только смежных строк, расположенных рядом друг с другом. Если в вашей таблице 10 строк, можно скопировать строки с третьей по шестую, но нельзя скопировать первую и последнюю строки. (Конечно, можно копировать более мелкими порциями, чтобы скопировать оторванные от общего выделения строки.)

2. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<C> для копирования выделенных строк.

Это действие помещает строки в буфер обмена ОС Windows. Теперь их можно вставить в программу Access или другую программу.

3. Перейдите в программу, в которую хотите вставить информацию. Если вы прямо сейчас проверяете это средство в первый раз, воспользуйтесь программой Excel или Word (рис. 19.2).

4. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<V> для вставки выделенных строк (см. рис. 19.2).

Программа Access вставляет выделенные вами строки, снабжая их заголовками. Если на листе данных применялось форматирование (см. разд. "Форматирование листа данных" главы 3), большая его часть переносится.

В некоторых программах, в которые вставляются записи, можно увидеть пиктограмму смарт-тега, появляющуюся в правом углу только что вставленного содержимого. В при­ложениях пакета Office можно применять этот смарт-тег для изменения параметров вставки данных (например, с форматированием или без).

Примечание

Копировать текст, числа и даты легко. Но данные некоторых типов плохо поддаются переносу. Если скопировать поле типа Вложение, во вставленном контенте отобразится число вложе­ний, но сами файлы будут отсутствовать.

Рис. 19.2. С помощью копирования или вырезания можно преобразовать таблицу БД в таблицу документа Word, показанную здесь. После вставки содержимого, возможно, придется подкорректировать ширину столбцов, для того чтобы все выглядело как следует