На профессиональном уровне. Поля типа Счетчик в формах

Лучше всего однозначно идентифицировать каждую запись с помощью поля типа Счет­чик (см. разд. "Счетчик" главы 2). Когда вставляется запись, программа Access вносит значение в поле Счетчик. Во все таблицы, которые вы видели в этой книге, включено поле, названное Код (ID) и использующее данные типа Счетчик.

Значения типа Счетчик может устанавливать только программа Access. По этой причине вы, возможно, не захотите отображать такое поле в своих формах. (Если вы решили не вы­водить его, просто выделите это поле в Режиме макета и нажмите клавишу <Delete>.) Но есть несколько причин, которые могут заставить вас все же сохранить это поле.

• Вы используете поле типа Счетчик для какой-либо канцелярской работы. Компания Cacophone Studios сохраняет ID-номер каждого студента в его регистрационных документах. Когда впоследствии потребуется найти запись о студенте, легче использовать ID-номер, чем искать студента по имени.

• Вы применяете поле типа Счетчик как отслеживающее значение или номер подтверждения (confirmation number). После того как введена запись нового заказа в БД Boutique Fudge, вы можете зафиксировать ID-номер записи заказа. В следующий раз, когда возникнет вопрос о заказе (доставлен ли он?), можно использовать ID-номер заказа для его поиска.

В некоторых случаях ID-номер можно поместить в нижнюю часть формы вместо его обычного расположения в верхней части. Такой подход устраняет путаницу. (Меньше ве­роятность того, что люди будут пытаться ввести ID-номера при создании новых записей.)

Применение формы

Теперь, когда первая форма создана, самое время подвергнуть ее тестовой проверке. У всех форм есть три разных режима.

• Режим макета. Именно этот режим использовался до настоящего момента. Он позволяет увидеть внешний вид формы (с реальными данными), изменить расположение полей и применить форматирование.

• Конструктор. В то время как Режим макета предоставляет самый простой способ усовершенствования формы, Конструктор наделяет вас всеми средствами ее тонкой настройки. В этом режиме вы не увидите реальные данные. На экране отображается проект, сообщающий программе Access о том, как сконструировать форму. Вы начнете использовать Конструктор чуть позже в этой главе.

• Режим формы. Режим макета и Конструктор введены для того, чтобы помочь вам создавать и улучшать вашу форму. Но когда вы ее довели до совершенства, самое время прекратить конструирование вашей формы и начать использовать ее для обзора таблицы, просмотра содержащейся в ней информации, внесения изменений и добавления новых записей.

Примечание

Когда форма в области переходов открывается двойным щелчком кнопки мыши, она отобра­жается в Режиме формы. Если вам не нужен этот режим, щелкните вашу форму в области переходов правой кнопкой мыши и затем выберите Режим макета или Конструктор для пер­воначального отображения формы в другом режиме.

Для опробования созданной формы переведите ее в Режим формы, если она открыта в другом режиме. Просто щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и выберите Режим формы.

В Режиме формы можно выполнять те же задачи, что и на листе данных при работе с таблицей. В случае простой формы единственное отличие — отображение только одной записи в каждый момент времени.

Большинство пользователей считают формы интуитивно понятнее листа данных. В сле­дующих разделах дается краткий обзор способов применения Режима формы для решения некоторых общих задач.