- •Часть I. Хранение данных в таблицах 34
- •Глава 1. Создание вашей первой базы данных 35
- •Глава 2. Создание более сложных таблиц 66
- •Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск,
- •Глава 4. Блокировка неправильных данных 136
- •Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений 168
- •Часть II. Обработка данных с помощью запросов 206
- •Глава 6. Запросы, выбирающие записи 207
- •Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах 241
- •Глава 8. Запросы, обновляющие записи ..272
- •Глава 9. Анализ данных с помощью перекрестных запросов и
- •Часть III. Отчеты 323
- •Глава 10. Создание отчетов 324
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов 356
- •Часть IV. Разработка пользовательского интерфейса
- •Глава 12. Создание простых форм 392
- •Глава 13. Проектирование сложных форм 426
- •Глава 14. Создание системы переходов 465
- •Часть V. Программирование в access 496
- •Глава 15. Автоматизация задач с помощью макросов 497
- •Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка
- •Глава 17. Написание кода с более развитой логикой 571
- •Часть VI. Совместное использование access 615
- •Глава 18. Совместное использование бд несколькими пользователями 616
- •Глава 19. Импорт и экспорт данных 650
- •Глава 20. Подключение Access к sql Server 692
- •Глава 21. Подключение Access к SharePoint 724
- •На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных
- •Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно
- •Уголок ностальгии. Зачем опять изобретать колесо?
- •Уголок ностальгии. Сочетания клавиш в Access 2003
- •Часть I
- •Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд
- •На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей
- •На профессиональном уровне. Работа Access в интерактивном режиме
- •Для тех, кто понимает. Использование Access бд, созданных в более ранних версиях программы
- •На профессиональном уровне. Проектирование бд для начинающих
- •На профессиональном уровне. Вставка больших значений в узкие столбцы
- •Для тех. Кто понимает. Если сомневаетесь, не удаляйте
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Копирование записи целиком за один шаг
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сжатие бд
- •Часто задаваемый вопрос. У какого файла расширение laccdb?
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение папки, которую Access использует для хранения бд
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты
- •Экономящая время подсказка. Создание ярлыка для таблицы
- •Глава 2
- •Для тех, кто понимает. Изменение типа данных может привести к потере информации
- •На профессиональном уровне. Нормативы максимальной длины
- •На профессиональном уровне. Как Access предотвращает дублирование записей
- •На профессиональном уровне. Почему так важна уникальность
- •Глава 3
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных
- •На профессиональном уровне. Числа и специальные символы в текстовых полях
- •Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена
- •Глава 4
- •Для тех, кто понимает. Не требуйте слишком многого
- •На профессиональном уровне. Как работают индексы
- •Часто задаваемый вопрос. Индексы и производительность
- •Практические занятия для опытных пользователей. Вставка вашей маски в список масок программы
- •На профессиональном уровне. Создание списка подстановки, использующего другую таблицу
- •Глава 5
- •Часто задаваемый вопрос. Отключение обеспечения целостности данных
- •Для тех, кто понимает. Пользуйтесь каскадным удалением с осторожностью
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение параметров подтаблицы
- •Часто задаваемый вопрос. Обновление списка
- •Для тех, кто понимает. Применяйте связи "один-к-одному" с осторожностью
- •Часто задаваемый вопрос. Работа со связями "многие-ко-многим"
- •Часто задаваемый вопрос. Печать ваших отношений
- •Часть II
- •Для тех, кто понимает. Не бойтесь подстановок
- •На профессиональном уровне. Синтаксис фильтра
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Запросы на базе запросов
- •Для тех, кто понимает. Подумайте дважды, прежде чем изменять структуру таблиц
- •На профессиональном уровне. Сравнение: отношения и объединения
- •На профессиональном уровне. Изменение данных при использовании запроса с объединением
- •Глава 7
- •На профессиональном уровне. Синхронизация запросов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Переименование поля в запросе
- •Часто задаваемый вопрос Банковское округление
- •Практические занятия для опытных пользователей. Улучшенные числовые форматы
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Использование случайных чисел для сортировки в случайном порядке
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как извлечь первое слово из текстовой строки
- •Для тех, кто понимает. Вычисления для дат и времени
- •Глава 8
- •Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Скрытие запроса
- •Глава 9
- •Часто задаваемый вопрос. Итоговый проигрыш; итоговый запрос против перекрестного
- •Для тех, кто понимает. Создание запроса с объединением для лучшей группировки
- •На профессиональном уровне. Правильный выбор групп
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы
- •Часть III
- •Глава 10. Создание отчетов
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов
- •Глава 10
- •На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса
- •Часто задаваемый вопрос. Добавление изображений в отчеты.
- •На профессиональном уровне. Учитесь любить pdf-файлы
- •Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Формат по образцу.
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки
- •Глава 11
- •Часто задаваемый вопрос. Ошибки выражений
- •Часть IV
- •На профессиональном уровне. Поля типа Счетчик в формах
- •На профессиональном уровне. Разные люди — разные формы
- •Малоизвестная или, недооцененная возможность. Вывод на экран изображений из бд
- •На профессиональном уровне. Семейство форм Access
- •Глава 13
- •На профессиональном уровне. Присоединенные элементы управления
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Повторное применение ваших любимых настроек стиля границ
- •Часто задаваемые вопросы. Осовременивание элементов управления Windows
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как освободиться от привязки к сетке
- •На профессиональном уровне. Насколько велик ваш экран?
- •Глава 14
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов
- •На профессиональном уровне. Кнопочные формы с несколькими страницами
- •За кадром. Меню кнопочных форм сохраняются в бд
- •Часть V
- •На профессиональном уровне. Макросы по сравнению с программным кодом
- •Практические занятия для опытных пользователей. Обработка ошибок макроса
- •На профессиональном уровне. Макрокоманды, которым Access не доверяет
- •На профессиональном уровне. ОтправитьОбъект работает с вашей программой элекронной почты
- •Часто задаваемый вопрос. Внедренный макрос
- •Глава 16
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Справка по Visual Basic
- •Для тех кто понимает. Как код связывается с событиями
- •Малоизвестная или недооцененная возможность Разбиение длинных строк кода
- •На профессиональном уровне. Взаимодействие с другими формами
- •Практические занятия для опытных пользователей. Получение нужного цвета
- •Часто задаваемый вопрос. Ленточные формы и неприсоединенные элементы управления
- •Практические занятия для опытных пользователей. Связывание записей с рисунками
- •Глава 17
- •Практические занятия для опятных пользователей. Применение более сложных переменных
- •Практические занятия для опытных пользователей. Применение пользовательских функций в запросах
- •На профессиональном уровне. Алгоритм Луна (Luhn Algorithm)
- •Часто задаваемый вопрос. Запуск других Windows-программ
- •На профессиональном уровне. Станьте знатоком статистических функции по подмножеству
- •Уголок ностальгии. Dао против аdо
- •Часть VI
- •Для тех, кто понимает. Поиск места в сети для вашей бд
- •На профессиональном уровне Указание местонахождения в сети
- •Часто задаваемый вопрос. Как поведут себя старые версии Aсcess?
- •Аварийная ситуация. Мистическая ошибка “Файл уже используется”
- •Часто задаваемый вопрос. Когда не следует пользоваться форматом accde
- •Уголок ностальгии. Отмирание страниц доступа к данным
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разделение таблиц для более безопасных корректировок
- •Уголок ностальгии. Защита с помощью рабочих групп упразднена
- •Глава 19
- •На профессиональном уровне. Sql Server и SharePoint: два частных случая
- •Сберегающая время подсказка. Копирование из одной бд в другую
- •На профессиональном уровне. Опасность дубликатов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Экспорт отчетов
- •На профессиональном уровне. Более внимательный взгляд на теги
- •Глава 20
- •На профессиональном уровне. Важнейшие причины перехода на sql Server
- •Часто задаваемые вопрос. Можно ли доверять корпорации Microsoft?
- •На профессиональном уровне. Проекты Access по сравнению со связанными таблицами
- •0 Запросах
- •Для тех, кто понимает. Синтаксические различия
- •Глава 21
- •Часто задаваемый вопрос. Путаница, связанная с SharePoint
- •На профессиональном уровне. Установка SharePoint
- •На профессиональном уровне. Пять интересных инструментов программы SharePoint, которые стоит опробовать
- •Малоизвестная или недооцененная возможность.
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Представление таблицы данных Access
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Параметры списков SharePoint
Для тех, кто понимает. Изменение типа данных может привести к потере информации
Лучше всего выбирать типы данных для ваших полей во время первоначального создания таблицы. В этот момент наша таблица практически пуста, и вы не столкнетесь ни с какими проблемами.
Если вы введете несколько записей, а затем решите изменить тип данных в одном из полей, жизнь станет не такой простой. Вы и теперь можете воспользоваться Конструктором для изменения типа данных, но программе Access придется выполнить дополнительное действие и преобразовать имеющиеся данные в новый тип.
В большинстве случаев процесс преобразования проходит гладко. Если в поле хранятся только числа, вы без труда измените текстовый тип данных на числовой. Но в некоторых случаях преобразование не столь безболезненно. Далее перечислены примеры проблем, с которыми вы можете столкнуться.
Вы изменяете текстовый тип данных на Дата/время, но программа Access не может интерпретировать некоторые значения как даты.
Вы изменяете тип данных Текстовый на Числовой, но у некоторых ваших записей есть текстовые значения в данном поле (даже если их не должно быть).
Вы изменяете тип данных Текстовый на Числовой. Но в вашем поле содержатся дробные числа (например, 4,234), а вы забыли изменить свойство Размер поля (Field Size) (см. табл. 2.2). В результате программа Access полагает, что вы используете только целые числа, и обрезает все дробные знаки.
Лучший способ справиться с этими проблемами — создать резервную копию (см. разд. "Создание резервных копий " в главе 1), прежде чем вносить любые радикальные изменения, и следить за корректировками, которые сбиваются с пути истинного. В первых двух случаях из приведенного перечня программа Access предупредит вас о необходимости удаления некоторых значений, поскольку они не соответствуют правилам типа данных (рис. 2.8). Третья проблема более коварна — Access выдаст предупреждение, но не сообщит вам, возникнет на самом деле проблема или нет. Если вы предполагаете сбой, перейдите в Режим таблицы и проверьте ваши данные, прежде чем двигаться дальше.
Рис. 2.8. He говорите о том, что вас не предупреждали. Программа Access дает вам знать (на свой слегка заумный манер), что не может внести заданное вами изменение — преобразование типа данных поля из текстового в дату — без уничтожения значений в четырех записях. Самый разумный план действий — щелкнуть мышью кнопку Нет для отказа от изменения и повнимательнее посмотреть таблицу в Режиме таблицы для проверки проблемных значений
Примечание
Поскольку текстовые поля столь покладисты, вы, очевидно, можете вводить в них числа, даты и все что угодно. Но текст следует использовать, только если вы сохраняете информацию, которая не может быть обработана с применением другого типа данных, поскольку Access всегда интерпретирует содержимое текстового поля как обычный заурядный текст. Другими словами, если вы сохраняете число 43.99 а текстовом поле, Access не поймет, что вы имеете дело с числами, и не разрешит использовать его в вычислении.
Иногда кажется, что текстовый тип данных уж слишком всеяден. К счастью, вы можете применить некоторые более строгие правила, запрещающие использование определенных символов или вынуждающие текст следовать заранее заданному образцу. Например, программа Access обычно воспринимает номера телефонов как текст, поскольку они представлены последовательностью символов, такой как 123-4444 (а не одним числом 1 234 444). Но вы хотите помешать вставлять в телефонные номера буквы, которые к ним не относятся. Для реализации этого требования можно использовать маски ввода (input masks) (см. разд. "Маски ввода" главы 4) и проверку корректности (validation) — две функциональные возможности, обсуждаемые в главе 4.
Длина текста
У каждого текстового поля есть максимальная длина. Эта особенность вызывает изумление у людей, не привыкших работать с БД. Кроме того, с сегодняшними жесткими дисками гигантских размеров стоит ли беспокоиться об объеме? Не может ли ваша БД расширяться для того, чтобы вмещать любые данные, которые вы хотите в нее затолкать?
Рис. 2.9. Для задания максимальной длины выберите ваше поле и щелкните кнопкой мыши поле Размер поля в списке Свойства поля (показанном на рисунке). {Все свойства поля, которые понадобятся вам в этой главе, находятся на вкладке Общие.) Когда вы щелкнете кнопкой мыши область свойства поля, справа появится его описание
Максимальная длина имеет важное значение, потому что она определяет, насколько плотно Access может упаковать все ваши записи. Из соображений эффективности программа Access должна быть уверена, что запись целиком хранится в одном месте, поэтому она всегда отводит максимальный объем дискового пространства, который может потребоваться записи. Если в вашей таблице четыре поля, по 50 символов у каждого, Access может зарезервировать для каждой записи на вашем жестком диске объем, необходимый для хранения 200 символов. С другой стороны, если у каждого вашего поля максимальная длина 100 символов, Access хранит в два раза больший объем для каждой записи, даже если в действительности вы не используете его полностью. Дополнительное пространство — не главная проблема (возможно, у вас масса свободного пространства на компьютере), но чем больше места занимает БД, тем медленнее поиск в ней.
Стандартная максимальная длина — 50 — подходит в качестве отправной точки. В примечании "На профессиональном уровне. Нормативы максимальной длины " далее в этом разделе содержатся дополнительные рекомендации.
Для задания максимальной длины введите число в поле Размер поля (Field Size) в окне Свойства поля (рис. 2.9). Максимально допустимая величина равна 255 символам. Если нужно хранить большой абзац или целую статью, вам нужен тип данных Поле MEMO (см. следующий раздел).
Совет
Стоит быть достаточно щедрым, задавая максимальную длину, чтобы в дальнейшем избежать модификации БД.