- •Часть I. Хранение данных в таблицах 34
- •Глава 1. Создание вашей первой базы данных 35
- •Глава 2. Создание более сложных таблиц 66
- •Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск,
- •Глава 4. Блокировка неправильных данных 136
- •Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений 168
- •Часть II. Обработка данных с помощью запросов 206
- •Глава 6. Запросы, выбирающие записи 207
- •Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах 241
- •Глава 8. Запросы, обновляющие записи ..272
- •Глава 9. Анализ данных с помощью перекрестных запросов и
- •Часть III. Отчеты 323
- •Глава 10. Создание отчетов 324
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов 356
- •Часть IV. Разработка пользовательского интерфейса
- •Глава 12. Создание простых форм 392
- •Глава 13. Проектирование сложных форм 426
- •Глава 14. Создание системы переходов 465
- •Часть V. Программирование в access 496
- •Глава 15. Автоматизация задач с помощью макросов 497
- •Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка
- •Глава 17. Написание кода с более развитой логикой 571
- •Часть VI. Совместное использование access 615
- •Глава 18. Совместное использование бд несколькими пользователями 616
- •Глава 19. Импорт и экспорт данных 650
- •Глава 20. Подключение Access к sql Server 692
- •Глава 21. Подключение Access к SharePoint 724
- •На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных
- •Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно
- •Уголок ностальгии. Зачем опять изобретать колесо?
- •Уголок ностальгии. Сочетания клавиш в Access 2003
- •Часть I
- •Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд
- •На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей
- •На профессиональном уровне. Работа Access в интерактивном режиме
- •Для тех, кто понимает. Использование Access бд, созданных в более ранних версиях программы
- •На профессиональном уровне. Проектирование бд для начинающих
- •На профессиональном уровне. Вставка больших значений в узкие столбцы
- •Для тех. Кто понимает. Если сомневаетесь, не удаляйте
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Копирование записи целиком за один шаг
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сжатие бд
- •Часто задаваемый вопрос. У какого файла расширение laccdb?
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение папки, которую Access использует для хранения бд
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты
- •Экономящая время подсказка. Создание ярлыка для таблицы
- •Глава 2
- •Для тех, кто понимает. Изменение типа данных может привести к потере информации
- •На профессиональном уровне. Нормативы максимальной длины
- •На профессиональном уровне. Как Access предотвращает дублирование записей
- •На профессиональном уровне. Почему так важна уникальность
- •Глава 3
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных
- •На профессиональном уровне. Числа и специальные символы в текстовых полях
- •Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена
- •Глава 4
- •Для тех, кто понимает. Не требуйте слишком многого
- •На профессиональном уровне. Как работают индексы
- •Часто задаваемый вопрос. Индексы и производительность
- •Практические занятия для опытных пользователей. Вставка вашей маски в список масок программы
- •На профессиональном уровне. Создание списка подстановки, использующего другую таблицу
- •Глава 5
- •Часто задаваемый вопрос. Отключение обеспечения целостности данных
- •Для тех, кто понимает. Пользуйтесь каскадным удалением с осторожностью
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение параметров подтаблицы
- •Часто задаваемый вопрос. Обновление списка
- •Для тех, кто понимает. Применяйте связи "один-к-одному" с осторожностью
- •Часто задаваемый вопрос. Работа со связями "многие-ко-многим"
- •Часто задаваемый вопрос. Печать ваших отношений
- •Часть II
- •Для тех, кто понимает. Не бойтесь подстановок
- •На профессиональном уровне. Синтаксис фильтра
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Запросы на базе запросов
- •Для тех, кто понимает. Подумайте дважды, прежде чем изменять структуру таблиц
- •На профессиональном уровне. Сравнение: отношения и объединения
- •На профессиональном уровне. Изменение данных при использовании запроса с объединением
- •Глава 7
- •На профессиональном уровне. Синхронизация запросов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Переименование поля в запросе
- •Часто задаваемый вопрос Банковское округление
- •Практические занятия для опытных пользователей. Улучшенные числовые форматы
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Использование случайных чисел для сортировки в случайном порядке
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как извлечь первое слово из текстовой строки
- •Для тех, кто понимает. Вычисления для дат и времени
- •Глава 8
- •Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Скрытие запроса
- •Глава 9
- •Часто задаваемый вопрос. Итоговый проигрыш; итоговый запрос против перекрестного
- •Для тех, кто понимает. Создание запроса с объединением для лучшей группировки
- •На профессиональном уровне. Правильный выбор групп
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы
- •Часть III
- •Глава 10. Создание отчетов
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов
- •Глава 10
- •На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса
- •Часто задаваемый вопрос. Добавление изображений в отчеты.
- •На профессиональном уровне. Учитесь любить pdf-файлы
- •Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Формат по образцу.
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки
- •Глава 11
- •Часто задаваемый вопрос. Ошибки выражений
- •Часть IV
- •На профессиональном уровне. Поля типа Счетчик в формах
- •На профессиональном уровне. Разные люди — разные формы
- •Малоизвестная или, недооцененная возможность. Вывод на экран изображений из бд
- •На профессиональном уровне. Семейство форм Access
- •Глава 13
- •На профессиональном уровне. Присоединенные элементы управления
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Повторное применение ваших любимых настроек стиля границ
- •Часто задаваемые вопросы. Осовременивание элементов управления Windows
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как освободиться от привязки к сетке
- •На профессиональном уровне. Насколько велик ваш экран?
- •Глава 14
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов
- •На профессиональном уровне. Кнопочные формы с несколькими страницами
- •За кадром. Меню кнопочных форм сохраняются в бд
- •Часть V
- •На профессиональном уровне. Макросы по сравнению с программным кодом
- •Практические занятия для опытных пользователей. Обработка ошибок макроса
- •На профессиональном уровне. Макрокоманды, которым Access не доверяет
- •На профессиональном уровне. ОтправитьОбъект работает с вашей программой элекронной почты
- •Часто задаваемый вопрос. Внедренный макрос
- •Глава 16
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Справка по Visual Basic
- •Для тех кто понимает. Как код связывается с событиями
- •Малоизвестная или недооцененная возможность Разбиение длинных строк кода
- •На профессиональном уровне. Взаимодействие с другими формами
- •Практические занятия для опытных пользователей. Получение нужного цвета
- •Часто задаваемый вопрос. Ленточные формы и неприсоединенные элементы управления
- •Практические занятия для опытных пользователей. Связывание записей с рисунками
- •Глава 17
- •Практические занятия для опятных пользователей. Применение более сложных переменных
- •Практические занятия для опытных пользователей. Применение пользовательских функций в запросах
- •На профессиональном уровне. Алгоритм Луна (Luhn Algorithm)
- •Часто задаваемый вопрос. Запуск других Windows-программ
- •На профессиональном уровне. Станьте знатоком статистических функции по подмножеству
- •Уголок ностальгии. Dао против аdо
- •Часть VI
- •Для тех, кто понимает. Поиск места в сети для вашей бд
- •На профессиональном уровне Указание местонахождения в сети
- •Часто задаваемый вопрос. Как поведут себя старые версии Aсcess?
- •Аварийная ситуация. Мистическая ошибка “Файл уже используется”
- •Часто задаваемый вопрос. Когда не следует пользоваться форматом accde
- •Уголок ностальгии. Отмирание страниц доступа к данным
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разделение таблиц для более безопасных корректировок
- •Уголок ностальгии. Защита с помощью рабочих групп упразднена
- •Глава 19
- •На профессиональном уровне. Sql Server и SharePoint: два частных случая
- •Сберегающая время подсказка. Копирование из одной бд в другую
- •На профессиональном уровне. Опасность дубликатов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Экспорт отчетов
- •На профессиональном уровне. Более внимательный взгляд на теги
- •Глава 20
- •На профессиональном уровне. Важнейшие причины перехода на sql Server
- •Часто задаваемые вопрос. Можно ли доверять корпорации Microsoft?
- •На профессиональном уровне. Проекты Access по сравнению со связанными таблицами
- •0 Запросах
- •Для тех, кто понимает. Синтаксические различия
- •Глава 21
- •Часто задаваемый вопрос. Путаница, связанная с SharePoint
- •На профессиональном уровне. Установка SharePoint
- •На профессиональном уровне. Пять интересных инструментов программы SharePoint, которые стоит опробовать
- •Малоизвестная или недооцененная возможность.
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Представление таблицы данных Access
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Параметры списков SharePoint
Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно
Если вы выбрали эту книгу, то, вероятно, считаете, что программа Access соответствует вашим потребностям. Если же есть какие-то сомнения, быстрая проверка в режиме реального времени покажет, на верном ли вы пути.
В следующем перечне описывается несколько предупреждающих признаков того, что программа Access не очень вам подходит. Если вы не попадаете в данные категории, поздравляю — вы готовы к использованию в любой области наиболее последовательного и эффективного программного обеспечения для управления базами данных!
Вы должны хранить огромные объемы информации (более 2 Гбайт данных). Вы врядли превысите этот предел, если не будете хранить в базе данных больших изображений или цифрового контента других типов. У большинства баз данных Access размер — несколько мегабайтов (в 1000 раз меньше 2 Гбайт).
Вы собираетесь совместно использовать базу данных в сети, и десяткам людей придется обращаться к ней одновременно. Это ограничение трудно корректно интерпретировать. Базу данных могут спокойно использовать время от времени сотни людей, но проблемы возникнут, когда группа людей настроена вносить изменения в один и тот же файл базы данных точно в один и тот же момент времени. Следует протестировать вашу базу данных, чтобы понять, сможете ли вы преодолеть это ограничение, не создавая проблем, В главе 18 приведена дополнительная информация о совместном использовании программы Access группами пользователей.
Вы должны использовать вашу базу данных для запуска Web-приложения. Web-приложение предоставляет большому числу людей возможность обращаться к базе данных одновременно. Программа Access может не справиться с нагрузкой. В этой ситуации вы выиграете от применения серверной базы данных, такой как SQL Server (и сильной команды программистов, которая выручит вас).
Иногда фанаты программы Access обращаются в гуру программы SQL Server. Можно начать с современной базы данных Access и затем перейти к SQL Server, когда ваши потребности превысят то, что может предложить программа Access. Этот процесс не всегда бывает гладким, но он возможен. Вы даже можете продолжать использовать Access как клиента для управления вашей базой данных, созданной SQL Server. Этот метод описан в главе 20.
Новый облик программы Access 2007
С тех самых нор, когда пакет Office корпорации Microsoft завоевал мир (в давних 1990 гг.), программы Word, Excel и Access не слишком изменились. Несмотря на то, что время от времени появляется действительно полезная новая функциональная возможность, Microsoft тратит больше времени на втискивание причудливых трюков вроде говорящей канцелярской скрепки.
Программа Access 2007 нарушает эту традицию и вводит ряд изменений, наиболее значительных из известных поклонникам программы со времен Office 95. Наиболее очевидное изменение — полностью исправленный пользовательский интерфейс (окна, панели инструментов, меню и ускоряющие сочетания клавиш, которые применяются для взаимодействия с программой Access). Потратив слишком много времени на упрощение бессистемного, засоренного панелями инструментов интерфейса, в конце концов, корпорация Microsoft набралась смелости и переработала его весь с нуля.
Лента
Лента программы Access 2007 — это инструментальная суперпанель, заменившая разнообразные панели инструментов и меню предыдущих версии.
Примечание
Программа не выводит на экран ленту до тех пор, пока вы не создадите базу данных. Если больше нет сил оставаться в неведенье и вы очень хотите увидеть ленту на вашем мониторе, выполните действия, описанные в разд. "Создание новой базы данных" главы 1, для создания пустой базы данных.
Лента разделена на зависящие от выполняемых задач вкладки — Главная (Ноmе), Создание (Create), Внешние данные (External Data) и т. д. Запускается программа Access с выводом на экран четырех вкладок (другие вкладки появятся, когда вы начнете решать конкретные задачи). Программа начинает работу на вкладке Главная (Ноmе). Щелкните кнопкой мыши вкладку Создание (Create) (как показано на рис. В2) и вы получите доступ к множеству мощных команд, позволяющих вставлять новые компоненты базы данных.
Рис. В2. Лента наполнена высокопрофессиональными средствами. Когда вы перемещаете указатель мыши над кнопкой ленты, вместо привычного скудного двух-трехсловного описания в желтом поле вы увидите привлекательное раскрывающееся поле с осмысленным кратким описанием. На рисунке мышь перемещается над командой Таблица
Подсказка
Хотите использовать пространство экрана, занятое лентой? Просто щелкните дважды кнопкой мыши текущую вкладку, и лента свернется, оставив видимой только строку с заголовками вкладок. Снова дважды щелкните мышью вкладку для того, чтобы вернуть кнопки на всеобщее обозрение. Это свойство более подробно описано в примечании "Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты" (см. разд. "Просмотр таблиц с помощью области переходов" в главе 1).
Далее приведен краткий обзор четырех основных вкладок ленты.
На вкладке Главная (Ноmе) собраны вместе разнообразные общие команды, включая хорошо известные инструменты копирования и вставки и команды форматирования для выбора шрифтов и цветов оформления. Здесь же можно найти удобные средства, такие как сортировка, поиск и фильтрация, с которыми вы познакомитесь в главе 3.
На вкладке Создание (Create) находятся команды вставки всевозможных объектов баз данных, о которых вы узнаете в этой книге (более подробную информацию см. в разд. "Что такое базы данных Access" главы 1). К ним относятся таблицы, хранящие данные,
запросы, исследующие данные, формы, облегчающие редактирование данных, и отчеты, выводящие данные на печатное устройство.
Вкладка Внешние данные (External Data) включает команды импорта данных в программу Access и экспорта их в другие программы. Вы также найдете здесь инструменты для интеграции с Microsoft SharePoint Server. Все эти команды будут применяться в части VI.
На вкладке Работа с базами данных (Database Tools) собраны профессиональные средства, которые применяются для анализа базы данных, связывания таблиц, расширения базы данных до возможностей SQL Server. Здесь также можно найти команды для вставки кода на языке Visual Basic, подробному изучению которого посвящена часть V.
Имеет смысл потратить немного времени на освоение ленты и ее вкладок. Попытайтесь поочередно щелкнуть кнопкой мыши каждую из них, переходя вперед и назад по четырем разделам, чтобы увидеть их содержимое. В процессе чтения книги вы лучше познакомитесь со всеми этими командами.
Подсказка
Если у вас мышь со скроллером, вы сможете еще легче переходить от вкладки к вкладке, перемещая указатель мыши вдоль ленты и двигая колесико скроллера вперед и назад.
Одно из замечательных свойств ленты заключается в ее неизменности — другими словами, вы не увидите команд, таинственно перемещающихся или исчезающих с мгновение ока. Корпорация Microsoft решила разработать предсказуемую ленту, поэтому ее команды всегда остаются на одном и том же месте. Они лишь слегка изменяют компоновку при изменении окна программы Access, так чтобы оптимально использовать доступное пространство (рис. В3).
Рис. В3. В этом очень узком окне программы Access не слишком много места для кнопок ленты. Все команды, отображенные на рис. В2, по-прежнему остаются на ленте, но вы видите теперь только маленькие пиктограммы без какого-либо текста. Если вы сомневаетесь в назначении кнопки, проведите указателем мыши поверх нее, чтобы увидеть название