Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных

Программа Access разрешает форматировать таблицы поочередно. Поэтому, если вы обнаружили настройку, которая вам действительно нравится, вам придется применять ее по очереди в каждой таблице вашей БД.

Но, настроив программу Access, вы можете установить параметры форматирования та­ким образом, что они автоматически будут применяться к каждой таблице всех БД. Для того чтобы воспользоваться этим приемом, выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Office, а затем кнопку Параметры Access (Access Options) для вывода на экран одноименного окна.

2. В списке слева выберите Таблица (Datasheet).

3. Справа появятся стандартный шрифт, цвет, сетка и ширина колонки — параметры, которые можно менять, как вам захочется.

Когда вы корректируете установочные параметры форматирования в окне Параметры Access (Access Options), меняются значения по умолчанию, используемые программой Access. Эти установки определяют форматирование, используемое программой в новых таблицах и в любых таблицах, которые не переформатированы пользователем. Когда вы изменяете параметры форматирования, вы переопределяете установки по умолчанию, независимо от их конкретных значений.

Если вы задали в программе Access использование шрифта красного цвета, но перефор­матировали конкретную таблицу для вывода текста зеленого цвета, у зеленого цвета бо­лее высокий приоритет. Но если вы установили желтый фон в окне Параметры Access и не изменяли эту характеристику в вашей таблице, она автоматически получает стан­дартный желтый фон.

Реорганизация столбцов

Поля на листе данных располагаются слева направо в том порядке, в каком вы их создали. Часто выясняется, что этот порядок следования столбцов не самый удобный для ввода данных.

Предположим, что вы создали таблицу Customers (Клиенты) для компании по произ­водству новинок макаронных изделий. Когда на вашей стойке завершается регистрация но­вого заказчика, выясняется, что регистрационная форма начинается с имени и адреса, а за­тем уже идут вкусы заказчика, касающиеся пасты. К сожалению, поля на листе данных следуют в совершенно другом порядке. Слева направо они расположены таким образом: ID (код), FreshPastaPreference (предпочитаемый сорт новой пасты), DriedPastaPreference (предпочитаемый сорт сухой пасты), FirstName (имя), LastName (фамилия), Street (улица), City (город), State (штат), Country (страна). (Подобная организация не так глупа, как кажется, — она помогает людям, выполняющим заказы на пасту, быстро находить нуж­ную информацию.) Но из-за такой организации вы вынуждены перемещаться вперед и на­зад для того, чтобы ввести данные одной регистрации.

.К счастью, вы можете решить эту проблему без перепроектирования таблицы. Перемес­тите столбцы, которые вы хотите передвинуть, на новые позиции, как показано на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Для переноса столбца щелкните один раз кнопкой мыши его заголовок, чтобы выбрать столбец. Затем с нажатой кнопкой мыши передвиньте столбец на новое место. В данном примере поле FirstName предполагается переместить так, чтобы оно располагалось слева от поля FreshPastaPreference

Лучшее в таком подходе — отсутствие необходимости изменять реальную структуру БД. Если после перемещения нескольких столбцов вы перейдете в Конструктор, то увидите, что порядок полей не изменился. Другими словами, у вас есть возможность, сохраняя физиче­ский порядок следования полей (в файле вашей БД), реорганизовать порядок их отображе­ния в Режиме таблицы.

Совет

Реорганизация столбцов — довольно незначительное изменение. Смело передвигайте столб­цы для того, чтобы удобнее было редактировать, и затем возвращайте их обратно после вне­сения изменений. Ваши действия не повлияют на данные в БД. Если определенный порядок следования столбцов нужен для одноразовой работы, просто не сохраняйте этот порядок, ко­гда будете закрывать лист данных.

Изменение размеров столбцов и строк

По мере заполнения таблицы данными ваш лист данных становится все шире и шире. Часто вас будет огорчать то, что одни столбцы съедают больше пространства, чем им нужно, а дру­гие невозможно узки.

Как вы догадываетесь, программа Access позволяет изменять ширину столбцов. Но, воз­можно, вы не знаете, что для этого существует множество различных способов.

• Изменение ширины одного столбца. Поместите указатель мыши на правый край столбца. Передвиньте мышь с нажатой левой кнопкой влево (для сжатия столбца) или вправо (для его расширения).

• Изменение ширины столбца в соответствии с объемом содержащихся в нем данных. Щелкните дважды кнопкой мыши край столбца. Программа Access увеличит ширину столбца настолько, чтобы в него поместилось имя поля или самое большое значение (в зависимости от того, что длиннее). Но при этом столбец не выйдет за границы окна программы.

• Изменение ширины нескольких смежных столбцов.Переместите мышь с нажатой лесой кнопкой вдоль заголовков нужных столбцов, чтобы выделить их все. Затем, не отпуская левой кнопки мыши, переместите ее влево или вправо. Все выделенные столбцы сожмутся или расширятся, используя равные доли имеющегося свободного пространства.

• Точное задание ширины столбца. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите команду Ширина столбца (Column Width). Вы увидите одноименное диалоговое окно, в котором можно задать точное числовое значение ширины (рис. 3.3).

Рис. 3.3. В окне Ширина столбца можно задать точное числовое значение ширины. (У числа в действительности нет конкретного значения — предполагается, что это ширина в символах, но поскольку современная программа Access использует пропорциональные шрифты, у разных символов разная ширина.) Вы также можете установить флажок Стандартная для того, чтобы вернуть стандартную ширину столбцу, или щелкнуть мышью кнопку По ширине данных для расширения столбца в соответствии с его содержимым (аналогично двойному щелчку мышью края столбца)

Примечание

Имейте в виду, что столбец не должен быть широк настолько, чтобы отобразить все содержа­щиеся в нем данные сразу. Вы можете прокрутить длинное текстовое поле с помощью клавиш со стрелками, а если это слишком утомительно, использовать сочетание клавиш <Shift>+<F2> для отображения всей информации текущего поля в окне Область ввода (Zoom).

Также как ширину столбцов, можно менять и высоту строк. Отличие заключается в том, что программа Access формирует все строки одного размера. Поэтому когда вы делаете одну строку выше или ниже, Access изменяет все остальные строки до соответствующей высоты.

Сжать строки хочется главным образом для того, чтобы вывести больше строк на экран. Увеличивают высоту строк чаще всего для того, чтобы вывести несколько строк текста в каждом текстовом поле (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Если высота строки достаточна, программа Access разбивает текст внутри поля на несколько строк, как показано в столбце Description

Скрытие столбцов

У большинства таблиц так много столбцов, что вы не можете все их вывести на экран одно­временно. Это один из недостатков листа данных, и зачастую вы вынуждены прокручивать

страницу туда-сюда.

Но иногда вам не нужно видеть все столбцы сразу. В этом случае можно скрыть на время столбцы, которые вас не интересуют, чтобы сосредоточиться на важных для вас подробно­стях, не отвлекая внимания. Первоначально все вставленные вами поля отображаются на экране открытыми.

Для того чтобы скрыть столбец, выделите его, щелкнув кнопкой мыши по заголовку. (Можно выбрать несколько смежных столбцов, щелкнув кнопкой мыши первый заголовок и с нажатой кнопкой проведя мышью по заголовкам всех остальных.) Затем щелкните правой кнопкой выделенные столбцы и выберите команду меню Скрыть столбцы (Hide Columns). Столбец тут же исчезнет с листа данных. (Это внезапное исчезновение может слегка обес­куражить новичков.)

К счастью, с полем и его данными ничего не случится. Для того чтобы вернуть столбец на экран, щелкните правой кнопкой мыши заголовок любого столбца и выберите команду Отобразить столбцы (Unhide Columns). Программа Access выведет на экран диалоговое окно Отображение столбцов (Unhide Columns) — рис. 3.5.

Примечание

Под списком полей есть элемент, названный Добавить поле (Add New Field). На самом деле это не настоящее поле, а заполнитель, появляющийся справа от последнего поля на листе данных, который можно использовать для вставки новых полей (см. разд. "Организация и опи­сание ваших полей" главы 2). Если вы привыкли вставлять поля в Конструкторе (см. разд. "Создание простой таблицы" главы 1), то можете скрыть этот заполнитель и получить дополни­тельное свободное пространство.

Если вы вставляете новую запись, когда столбцы скрыты, то не можете вставить значе­ния в такие поля. Значение остается пустым или заданным по умолчанию (если вы опреде­лили такое для данного поля, как описано в разд. "Задание значений по умолчанию" главы 4). Если вы скрыли обязательное поле (см. разд. "Запрет незаполненных полей" главы 4), при

попытке вставить запись выводится сообщение об ошибке. Вам ничего не остается, как ото­бразить соответствующий столбец, а затем заполнить его пропущенными данными.

Рис.3.5. С помощью этого окна можно вернуть скрытые столбцы и (как не удивительно) скрыть те, что отображаются в настоящий момент. Все столбцы с установленным флажком, расположенным рядом, видимы, а все со сброшенным флажком скрыты. Как только вы измените видимость столбцов, программа Access обновит внешний вид листа данных. Добившись удовлетворяющего вас результата, щелкните мышью кнопку Закрыть для того, чтобы вернуться на лист данных

Закрепленные столбцы

Даже имея возможность скрывать столбцы или изменять их ширину, в типичной таблице вы иногда вынуждены пользоваться прокруткой. В такой ситуации легко потерять ориентацию. Вы можете прокрутить таблицу Contacts (Контакты), чтобы увидеть дополнительную ин­формацию и забыть, какого именно человека вы проверяете. У программы Access есть еще одно средство, помогающее обеспечить постоянное отображение важной информации, — закрепленные столбцы.

Закрепленный столбец всегда остается зафиксированным в левой части окна Access. Да­же если вы прокручиваете таблицу вправо, все закрепленные столбцы остаются видимыми (рис. 3.6). Для того чтобы закрепить столбец (или столбцы), выделите их, щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите команду Закрепить столбцы (Freeze Columns).

Совет

Если вы хотите закрепить несколько несмежных столбцов, начинайте с самого левого. Затем повторите процесс закрепления для столбца, расположенного справа от первого, и т. д.

Закрепленные столбцы всегда должны располагаться с левой стороны таблицы. Если вы закрепляете столбец, размещенный в произвольном месте таблицы, программа Access пере­носит его к левому краю и закрепляет. Вы можете вернуть его на место после снятия закре­пления, используя метод реорганизации столбцов, описанный в разд. "Реорганизация столб­цов" ранее в этой главе. Помните о том, что пока столбец закреплен, вы не можете с помощью мыши переместить его в другое место.

Для освобождения столбцов щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выбе­рите команду Освободить все столбцы (Unfreeze All Columns).

Рис.3.6. Вверху: в данном примере поля FirstName и LastName закреплены. Они отображаются в исходном положении слева. (На этом рисунке для получения дополнительного свободного пространства лента свернута.) Внизу: когда вы прокручиваете таблицу в горизонтальном направлении, чтобы увидеть больше информации, столбцы FirstName и LastName сохраняют свое положение

Примечание

В конце концов, вы обнаружите, что предлагаемых настроек листа данных недостаточно или что вам необходимо настроить одну и ту же таблицу по-разному для разных людей. Это значит, что надо переходить к формам, более совершенному варианту отображения, описанному в части IV.

Перемещение в таблице

В главе 1 вы познакомились с основными способами перемещения в таблице. С помощью мыши и нескольких клавиш выделения можно многого добиться (см. табл. 1.1, в которой

представлен список клавиш, которые можно использовать для перехода с места на место и выполнения корректировок).

Но несколько приемов вы все еще не видели. Один из них — сберегающие время кнопки переходов от записи к записи, расположенные в нижней части листа данных (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Эти малозаметные кнопки помогают переходить к началу и концу таблицы или, что гораздо интереснее, прямо к записи с заданной позицией. Для этого введите номер записи (например 4) в поле (в котором в данном примере стоит строка "3 из 6") и затем нажмите клавишу <Enter>. Конечно, этот прием работает, только если вы представляете, где а вашей таблице находится запись

Несколько дополнительных средств помогут вам ориентироваться при обработке боль­ших объемов данных. К ним относятся сортировка (которая упорядочивает записи так, что вы можете видеть нужную информацию), фильтрация (которая ограничивает вывод на эк­ран данных, отображая только интересующие вас записи) и поиск (который извлекает толь­ко определенные записи из огромной массы данных). Вы опробуете все эти средства в сле­дующих разделах.

Сортировка

В некоторых случаях легче составить представление о большом объеме данных, если их упорядочить. Можно систематизировать список клиентов в соответствии с их фамилиями, каталог изделий в зависимости от их цены, а список свадебных гостей по возрасту и т. д.

Для сортировки записей выберите столбец, который хотите использовать для упорядочи­вания записей. Щелкните кнопкой мыши стрелку, направленную вниз, у правого края заго­ловка столбца и выберите один из вариантов сортировки в верхней части меню (рис. 3.8).

Как объясняется в табл. 3.1, предлагаемые варианты сортировки зависят от типа данных поля. (Вы также можете применить те же самые варианты сортировки, используя команды на вкладке лепты Главная (Ноmе) в группе Сортировка и фильтр (Sort & Filter).)

Рис. 3.8. Это текстовое поле можно отсортировать в алфавитном порядке от начала к концу алфавита (от А до Я) или от конца к началу (от Я до А). В меню также есть варианты фильтрации, которые описаны далее

Таблица 3.1. варианты сортировки для различных типов данных

Тип данных	Варианты сортировки	Описание
Текстовый, Поле MEMO и Гиперссылка	Сортировка от А до Я, сортировка от Я до А	Выполняет сортировку в алфавитном порядке (как в словаре), упорядочивая букву за буквой. Сортировка не зави­сит от регистра, поэтому "чепуха" и "Чепуха" считаются одинаковыми сло­вами
Числовой, Денежный и Счетчик	Сортировка по возрастанию, от самого маленького значения к са­мому большому. Сортировка по убыванию, от само­го большого значения к самому маленькому	Выполняется числовая сортировка, помещающая меньшие числа в начало или в конец
Дата/время	Сортировка по возрастанию от са­мой ранней даты к самой поздней. Сортировка по убыванию от самой поздней даты к самой ранней	Выполняется временная сортировка, разделяющая более ранние даты (которые наступили первыми) от более поздних
Логический	Сортировка от установленных к сброшенным. Сортировка от сброшенных к уста­новленным	Отделяет установленные флажки от сброшенных

В неотсортированной таблице записи упорядочены в соответствии со временем их соз­дания, поэтому самые старые записи находятся в верхней части листа данных, а самые но­вые — в нижней его части. Сортировка не влияет на способ хранения записей программой Access, но действительно изменяет способ их отображения.

Совет

Для того чтобы вернуть таблицу к первоначальному неотсортированному состоянию, восполь­зуйтесь последовательностью Главная → Сортировка и фильтр → Очистить все сортировки (Home → Sort & Filter → Clear All Sorts).

Сортировка — это одноразовое действие. Если вы редактируете отсортированный стол­бец, программа Access не выполняет повторную сортировку. Представьте себе, что вы сор­тируете список по имени. Если затем вы исправите имя в одной из записей, например Фрэнки на Чен, Access не переместит запись в группу записей с именами, начинающимися с буквы "Ч". Измененная строка останется на своем исходном месте до тех пор, пока вы не пересортируете таблицу. Аналогичным образом любые новые записи, которые вы вставляе­те, остаются в конце таблицы до следующей сортировки (или следующего открытия табли­цы). В таком поведении есть смысл. Если бы программа Access изменяла местоположение строки, как только вы внесли в нее изменения, это очень быстро нас дезориентировало бы.

Примечание

Порядок сортировки — одна из подробностей, которую программа Access сохраняет в файле БД. Когда вы в следующий раз откроете таблицу в Режиме таблицы, Access автоматически применяет заданные вами параметры сортировки.