- •Часть I. Хранение данных в таблицах 34
- •Глава 1. Создание вашей первой базы данных 35
- •Глава 2. Создание более сложных таблиц 66
- •Глава 3. Обработка листа данных: сортировка, поиск,
- •Глава 4. Блокировка неправильных данных 136
- •Глава 5. Связывание таблиц с помощью отношений 168
- •Часть II. Обработка данных с помощью запросов 206
- •Глава 6. Запросы, выбирающие записи 207
- •Глава 7. Основные хитрости, применяемые в запросах 241
- •Глава 8. Запросы, обновляющие записи ..272
- •Глава 9. Анализ данных с помощью перекрестных запросов и
- •Часть III. Отчеты 323
- •Глава 10. Создание отчетов 324
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов 356
- •Часть IV. Разработка пользовательского интерфейса
- •Глава 12. Создание простых форм 392
- •Глава 13. Проектирование сложных форм 426
- •Глава 14. Создание системы переходов 465
- •Часть V. Программирование в access 496
- •Глава 15. Автоматизация задач с помощью макросов 497
- •Глава 16. Автоматизация выполнения задач средствами языка
- •Глава 17. Написание кода с более развитой логикой 571
- •Часть VI. Совместное использование access 615
- •Глава 18. Совместное использование бд несколькими пользователями 616
- •Глава 19. Импорт и экспорт данных 650
- •Глава 20. Подключение Access к sql Server 692
- •Глава 21. Подключение Access к SharePoint 724
- •На профессиональном уровне. Преимущества хорошо спроектированной базы данных
- •Для тех, кто понимает. Когда программы Access недостаточно
- •Уголок ностальгии. Зачем опять изобретать колесо?
- •Уголок ностальгии. Сочетания клавиш в Access 2003
- •Часть I
- •Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд
- •На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей
- •На профессиональном уровне. Работа Access в интерактивном режиме
- •Для тех, кто понимает. Использование Access бд, созданных в более ранних версиях программы
- •На профессиональном уровне. Проектирование бд для начинающих
- •На профессиональном уровне. Вставка больших значений в узкие столбцы
- •Для тех. Кто понимает. Если сомневаетесь, не удаляйте
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Копирование записи целиком за один шаг
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сжатие бд
- •Часто задаваемый вопрос. У какого файла расширение laccdb?
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение папки, которую Access использует для хранения бд
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Сворачивание ленты
- •Экономящая время подсказка. Создание ярлыка для таблицы
- •Глава 2
- •Для тех, кто понимает. Изменение типа данных может привести к потере информации
- •На профессиональном уровне. Нормативы максимальной длины
- •На профессиональном уровне. Как Access предотвращает дублирование записей
- •На профессиональном уровне. Почему так важна уникальность
- •Глава 3
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Настройка всех листов данных
- •На профессиональном уровне. Числа и специальные символы в текстовых полях
- •Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Поиск и замена
- •Глава 4
- •Для тех, кто понимает. Не требуйте слишком многого
- •На профессиональном уровне. Как работают индексы
- •Часто задаваемый вопрос. Индексы и производительность
- •Практические занятия для опытных пользователей. Вставка вашей маски в список масок программы
- •На профессиональном уровне. Создание списка подстановки, использующего другую таблицу
- •Глава 5
- •Часто задаваемый вопрос. Отключение обеспечения целостности данных
- •Для тех, кто понимает. Пользуйтесь каскадным удалением с осторожностью
- •Практические занятия для опытных пользователей. Изменение параметров подтаблицы
- •Часто задаваемый вопрос. Обновление списка
- •Для тех, кто понимает. Применяйте связи "один-к-одному" с осторожностью
- •Часто задаваемый вопрос. Работа со связями "многие-ко-многим"
- •Часто задаваемый вопрос. Печать ваших отношений
- •Часть II
- •Для тех, кто понимает. Не бойтесь подстановок
- •На профессиональном уровне. Синтаксис фильтра
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как индексы ускоряют поиск
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Запросы на базе запросов
- •Для тех, кто понимает. Подумайте дважды, прежде чем изменять структуру таблиц
- •На профессиональном уровне. Сравнение: отношения и объединения
- •На профессиональном уровне. Изменение данных при использовании запроса с объединением
- •Глава 7
- •На профессиональном уровне. Синхронизация запросов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Переименование поля в запросе
- •Часто задаваемый вопрос Банковское округление
- •Практические занятия для опытных пользователей. Улучшенные числовые форматы
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Использование случайных чисел для сортировки в случайном порядке
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как извлечь первое слово из текстовой строки
- •Для тех, кто понимает. Вычисления для дат и времени
- •Глава 8
- •Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Скрытие запроса
- •Глава 9
- •Часто задаваемый вопрос. Итоговый проигрыш; итоговый запрос против перекрестного
- •Для тех, кто понимает. Создание запроса с объединением для лучшей группировки
- •На профессиональном уровне. Правильный выбор групп
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы
- •Часть III
- •Глава 10. Создание отчетов
- •Глава 11. Проектирование сложных отчетов
- •Глава 10
- •На профессиональном уровне. Выполнение тяжелой работы с помощью запроса
- •Часто задаваемый вопрос. Добавление изображений в отчеты.
- •На профессиональном уровне. Учитесь любить pdf-файлы
- •Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Формат по образцу.
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разные линии сетки
- •Глава 11
- •Часто задаваемый вопрос. Ошибки выражений
- •Часть IV
- •На профессиональном уровне. Поля типа Счетчик в формах
- •На профессиональном уровне. Разные люди — разные формы
- •Малоизвестная или, недооцененная возможность. Вывод на экран изображений из бд
- •На профессиональном уровне. Семейство форм Access
- •Глава 13
- •На профессиональном уровне. Присоединенные элементы управления
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Повторное применение ваших любимых настроек стиля границ
- •Часто задаваемые вопросы. Осовременивание элементов управления Windows
- •Практические занятия для опытных пользователей. Как освободиться от привязки к сетке
- •На профессиональном уровне. Насколько велик ваш экран?
- •Глава 14
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Варианты сортировки и просмотра в области переходов
- •На профессиональном уровне. Кнопочные формы с несколькими страницами
- •За кадром. Меню кнопочных форм сохраняются в бд
- •Часть V
- •На профессиональном уровне. Макросы по сравнению с программным кодом
- •Практические занятия для опытных пользователей. Обработка ошибок макроса
- •На профессиональном уровне. Макрокоманды, которым Access не доверяет
- •На профессиональном уровне. ОтправитьОбъект работает с вашей программой элекронной почты
- •Часто задаваемый вопрос. Внедренный макрос
- •Глава 16
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Справка по Visual Basic
- •Для тех кто понимает. Как код связывается с событиями
- •Малоизвестная или недооцененная возможность Разбиение длинных строк кода
- •На профессиональном уровне. Взаимодействие с другими формами
- •Практические занятия для опытных пользователей. Получение нужного цвета
- •Часто задаваемый вопрос. Ленточные формы и неприсоединенные элементы управления
- •Практические занятия для опытных пользователей. Связывание записей с рисунками
- •Глава 17
- •Практические занятия для опятных пользователей. Применение более сложных переменных
- •Практические занятия для опытных пользователей. Применение пользовательских функций в запросах
- •На профессиональном уровне. Алгоритм Луна (Luhn Algorithm)
- •Часто задаваемый вопрос. Запуск других Windows-программ
- •На профессиональном уровне. Станьте знатоком статистических функции по подмножеству
- •Уголок ностальгии. Dао против аdо
- •Часть VI
- •Для тех, кто понимает. Поиск места в сети для вашей бд
- •На профессиональном уровне Указание местонахождения в сети
- •Часто задаваемый вопрос. Как поведут себя старые версии Aсcess?
- •Аварийная ситуация. Мистическая ошибка “Файл уже используется”
- •Часто задаваемый вопрос. Когда не следует пользоваться форматом accde
- •Уголок ностальгии. Отмирание страниц доступа к данным
- •Практические занятия для опытных пользователей. Разделение таблиц для более безопасных корректировок
- •Уголок ностальгии. Защита с помощью рабочих групп упразднена
- •Глава 19
- •На профессиональном уровне. Sql Server и SharePoint: два частных случая
- •Сберегающая время подсказка. Копирование из одной бд в другую
- •На профессиональном уровне. Опасность дубликатов
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Экспорт отчетов
- •На профессиональном уровне. Более внимательный взгляд на теги
- •Глава 20
- •На профессиональном уровне. Важнейшие причины перехода на sql Server
- •Часто задаваемые вопрос. Можно ли доверять корпорации Microsoft?
- •На профессиональном уровне. Проекты Access по сравнению со связанными таблицами
- •0 Запросах
- •Для тех, кто понимает. Синтаксические различия
- •Глава 21
- •Часто задаваемый вопрос. Путаница, связанная с SharePoint
- •На профессиональном уровне. Установка SharePoint
- •На профессиональном уровне. Пять интересных инструментов программы SharePoint, которые стоит опробовать
- •Малоизвестная или недооцененная возможность.
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Представление таблицы данных Access
- •Малоизвестная или недооцененная возможность. Параметры списков SharePoint
Малоизвестная или недооцененная возможность. Помещение сводных таблиц в их собственные формы
Как вы уже поняли, сводная таблица — это режим необычного представления таблицы (или запроса). Когда вы закрываете окно после построения сводной таблицы, программа Access предлагает сохранить сделанные вами "изменения макета" (layout changes). В этот момент у вас есть два варианта: выбрать Да для сохранения структуры сводной таблицы с основной таблицей или запросом для просмотра в дальнейшем или выбрать Нет для того, чтобы отбросить все сделанное. Если вы выбрали Нет, то при переключении в режим Сводная таблица в следующий раз вы начнете снова с чистого листа и придется собирать сводную таблицу с пуля.
Рис. 9.17.В представленной сводной таблице группы стран подразделяются на штаты, а группы категорий товаров — на отдельные изделия. В сводной таблице также отображаются два итоговых поля: общий доход (TotalRevenu) и общее количество проданных товаров (OrderQty Sum)
Если вы истинный ценитель сводных таблиц, то, возможно, вам захочется сохранить для одной и той же таблицы или запроса два разных варианта сводной таблицы. В этом случае вы смогли бы легко взглянуть на ваши данные под разными углами. К сожалению, каждая таблица или запрос могут вмещать только одну сводную таблицу. Что же делать предприимчивому разработчику БД?
Ответ — создать отдельную форму для вашей сводной таблицы. Формы — это настраиваемые окна, которые создаются для облегчения ввода и просмотра данных. Вы изучите их подробно в части IV. Но сейчас важно понять, что можно взять единственную таблицу и создать для нее бесконечное число форм сводной таблицы. Если вы планируете работать со сводными таблицами долго, отделение сводной таблицы от ваших данных — бесценная возможность.
Для создания формы сводной таблицы выполните следующие действия.
1. Выберите в области переходов таблицу или запрос, данные которых вы хотите использовать в сводной таблице.
2. Выберите на ленте Создание → Формы → Другие формы → Сводная таблица
(Create → Forms → More Forms → PivotTable).
На экране появится стандартное окно конструктора сводной таблицы.
Перетащите поля для создания сводной таблицы.
Выберите кнопку Office → Сохранить, когда будете готовы сохранить вашу сводную таблицу (или просто закройте форму, а программа Access предложит сохранить ее). В любом случае вы должны задать имя формы.
Выбирайте такое имя, которое ясно показывает, что форма — сводная таблица, например, SalesPivotTable. Позже ее можно открыть в области переходов, дважды щелкнув форму кнопкой мыши.
Скрытие и отображение подробностей
Как вы уже видели, сводные таблицы — весьма полезное средство для создания подробных итоговых таблиц. Единственная проблема состоит в том, что порой сводные таблицы перегружены подробностями, даже их итоги почти также детальны, как и исходная таблица.
Рассмотрим сводную таблицу, показанную на рис. 9.17. Когда создается сводная таблица, вы видите информацию о каждом товаре и каждом географическом регионе. Но, что если вы хотите отобразить только конкретный товар, товар в определенной категории или товары в конкретной стране или штате? В данном случае хитрость заключается в скрытии всех категорий, которые вы не хотите видеть, с помощью свертывания таблицы.
Самый легкий способ раскрыть или свернуть данные — использование кнопок +/-, которые выводятся рядом с заголовками строк и столбцов (рис. 9.18). Этот метод позволяет раскрыть или свернуть все группы в конкретной строке или столбце.
Если вы хотите сосредоточиться на конкретных данных, можно раскрыть единственную ячейку. В данном случае просто щелкните ячейку правой кнопкой мыши и выберите команду С подробностями (Show Details). Например, используя этот метод, можно раскрыть ячейку, в которой отображаются продажи одежды в Австралии (вместо объема продаж одежды во всех странах или объема всех продаж в Австралии).
Фильтрация в сводных таблицах
Другой способ упрощения сводных таблиц — исключение некоторых данных, участвовавших в их формировании. Для этого применяется фильтрация сводной таблицы, во многом похожая на фильтрацию на листе данных, — вы сообщаете программе Access о том, какие записи вы хотите использовать, а какие вас не интересуют.
Существует несколько способов фильтрации. Два самых быстрых варианта фильтрации — выбор элементов, которые вы хотите видеть, из списка. Далее перечислены эти варианты.
■ Можно отобрать записи, используя поля, которые группируют строки и столбцы вашей сводной таблицы. Например, с помощью такого варианта фильтрации можно скрыть страны или категории товаров, которые вас не интересуют. Для применения фильтрации просто щелкните мышью стрелку раскрывающегося списка справа от заголовка соответствующего поля (рис. 9.19). Далее сбросьте флажок, расположенный рядом с каждым элементом, который вы не хотите включать в сводную таблицу. Это похоже на сворачивание частей сводной таблицы, с одной лишь разницей — вся отфильтрованная информация исчезает бесследно, не остается даже итогов.
Рис. 9.18. Используйте кнопку со знаком "плюс" (+) для отображения подробностей свернутой группы и кнопку со знаком "минус" (-) для свертывания развернутой группы. В данной сводной таблице все группы товаров свернуты за исключением группы Accessories. Также свернута страна Австралия, поэтому отображаются только итоги (а не распределение по регионам)
Рис. 9.19. Вариант быстрой фильтрации позволяет скрыть определенные элементы, не желательные в вашей сводной таблице. Когда применяется этот сорт фильтрации, стрелка раскрывающегося списка для соответствующего поля меняет цвет с черного на синий
■ Можно отбирать записи, используя другие поля в исходной таблице. Просто перетащите их из списка полей сводной таблицы в область над сводной таблицей Перетащите сюда поля фильтра (Drop Filter Fields Here). После того как поле фильтра вставлено, рядом с его заголовком появляется раскрывающийся список. Щелкните кнопкой мыши стрелку для отображения списка всех значений и сбросьте флажок, расположенный рядом со значениями, которые вы не хотите видеть.
Программа Access позволяет отобрать максимальные и минимальные значения вычисляемых величин в любой группе. Например, можно применить этот метод для того, чтобы скрыть плохо продаваемые товары. Для этого щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля ProductName и выберите вариант из подменю Показать верхние и нижние элементы (Show Top/Bottom Items). Возможно, вы хотите увидеть конкретное число товаров (наилучшие или наихудшие 1, 10, 25 и т. д.) или процентное выражение (наилучший 1%, наилучшие 10% и т. д.). На рис. 9.20 показан пример.
Примечание
Когда задана фильтрация верхних/нижних элементов, справа от заголовка поля появляется пиктограмма Автофильтр (AutoFilter) (она выглядит как воронка). Переместите указатель мыши над пиктограммой, чтобы установить, какая фильтрация задана. Для удаления установленной фильтрации щелкните мышью пиктограмму и выберите команду Автофильтр. Для восстановления фильтрации в любой момент выберите эту команду еще раз.
Фильтрацию верхних/нижних элементов легко применять, но если у вас несколько уровней группировки, нужно тщательно выбирать место применения фильтрации. Например, рассмотрим сводную таблицу, показанную на рис. 9.20, в которой продажи разделены по категориям и названиям товаров. Если применить фильтр "верхние/нижние" к полю
ProductName, вы увидите 1% наилучших товаров из всех изделий. Но если однопроцентный фильтр применить к полю ProductCategory, вы увидите наилучший 1% из всех категорий. Другими словами, вы сосредоточитесь на категориях, имеющих максимальные объемы продаж, а не на самых ходовых товарах.
Рис. 9.20. Сводная таблица сокращена до пяти процентов самых популярных товаров. Если есть категории, не содержащие товары из этого диапазона, эти категории не будут отображаться вообще
Для того чтобы понять разницу, представьте, что произойдет, если в категорию Components входит большое количество медленно продаваемых изделий, которые, будучи просуммированы, представляют внушительную величину. Когда вы примените фильтр к полю ProductCategory, то увидите все товары в этой категории с высокой торговой эффективностью. Если же применить фильтр к полю ProductName, вы сосредоточитесь на самых популярных товарах и категориях, их содержащих. В данном случае центром внимания станет категория Clothing с несколькими самыми ходовыми товарами.
Подсказка
Есть опасность затянуть на себе узел, применив слишком много условий фильтрации одновременно. Если вы забыли, какие условия отбора задали, их можно отключить все сразу, выбрав на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Фильтр и сортировка → Автофильтр (PivotTable Tools | Design → Filter & Sort → AutoFilter).
Сводные диаграммы
ПрограммаAccess позволяет создавать диаграммы, основанные на данных сводной таблицы. На самом деле с каждым представлением сводной таблицы связано представление сводной диаграммы. Для переключения из режима сводной таблицы на диаграмму, отображающую ваши результаты в графической форме, выберите на лепте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Режим → Сводная диаграмма (PivotTable Tools | Design → View → PivotChart View) или воспользуйтесь кнопками режимов в правом нижнем углу окна программы.
Рис. 9.21. На этой сводной диаграмме показана сводная таблица, разделенная по категориям товаров в строках и на страны в столбцах. Каждая категория строк отображается как группа расположенных рядом столбцов. Можно переместить указатель мыши над столбцом и увидеть всплывающую подсказку с дополнительными сведениями о нем. В этом примере выбранный в данный момент столбец (самый высокий), отображающий объем продаж велосипедов в США, превышает объемы продаж во всех группах
В случае сводной таблицы товаров из примера, описанного ранее в этой главе, сводная диаграмма позволяет легко увидеть группы, выделяющиеся объемами продаж. Нужно просто найти самые высокие столбцы на диаграмме, показанной на рис. 9.21.
Подсказка
Выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Показать или скрыть → Легенда (PivotChart Tools | Design → Show/Hide → Legend) для вывода на экран блока с условными обозначениями ваших групп (legend box).
Сводные диаграммы интерактивны, как и сводные таблицы. Если посмотреть внимательно на сводную диаграмму, то можно увидеть заголовки полей, выбранные для элементов строк, столбцов и данных, которые отображаются непосредственно на диаграмме. Вы можете использовать заголовки полей для изменения данных, которые выводятся на экран, реорганизации уровней группировок или применения фильтрации без выхода из режима сводной диаграммы. Например, на рис. 9.21, если нужно отобразить меньше стран, просто щелкните кнопкой мыши заголовок поля Country в правой части диаграммы. На экране появится список стран с установленными флажками рядом с каждой страной, которая выбрана для вывода на экран. Если сбросить флажок, страна исчезнет из сводной диаграммы и лежащей в основе сводной таблицы.
Сводные диаграммы не так полезны, как кажется на первый взгляд. Одна из проблем состоит в том, что подробные сводные данные не всегда можно эффективно отобразить на чертеже. Если у вас большое число групп (например, данные сгруппированы по названию товара или по городу клиента, как в приведенных ранее примерах), то в результате вы получите десятки столбцов, тесно прижатых друг к другу, и не сможете прочесть блок условных обозначений, чтобы понять, какой столбец какую группу представляет.
Подсказка
Перед созданием сводной диаграммы часто полезно ограничить количество информации в сводной таблице. Слишком большое количество данных может привести к большой загруженности диаграммы и трудности ее восприятия. Легче всего скрыть данные, если не применять слишком много уровней группировок и ограничиться только интересующими вас группами с помощью фильтрации, как описано в предыдущем разделе.
Выбор типа диаграммы
Еще одно ограничение, связанное со сводными диаграммами, — малое число вариантов визуализации данных. Изменить тип диаграммы можно, щелкнув диаграмму правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить тип диаграммы (Change Chart Type). На экране появляется коллекция разных вариантов. Но большинство диаграмм в этой коллекции, начиная от круговых и заканчивая графиками, не могут сформировать приличного отображения ваших данных с большим количеством групп. В действительности стоит опробовать только три приемлемых варианта.
Гистограмма с накоплением (stacked bar or column chart) формирует столбец для каждой группы и затем делит его для представления подгрупп (рис. 9.22).
Нормированная гистограмма с накоплением очень похожа на обычную гистограмму с накоплением, за исключением того, что каждый прямоугольник растянут на всю высоту диаграммы. В этом случае вы действительно сможете сравнивать подгруппы (рис. 9.23).
Рис. 9.22. В гистограмме с накоплением группа каждой строки — отдельный прямоугольник. Затем прямоугольник делится на группы столбцов таблицы. В данном примере это означает, что у вас есть один прямоугольник для каждой страны и отдельные области прямоугольника представляют объемы продаж в разных категориях товаров для этой страны. Гистограмма с накоплением облегчает сравнение разных категорий. Очевидно, что велосипеды лучше всего продаются во всех странах
Рис. 9.23. В нормированной гистограмме с накоплением нельзя определить страну с максимальным объемом продаж, но можно сравнить распределение продаж по категориям. Например, можно установить, в какой стране максимальная выручка от продаж велосипедов. (В данном примере, такой страной оказывается Австралия, но, как ни странно, в других странах похожая картина)
■
Объемная
гистограмма в основном
похожа на обычную гистограмму. Она
просто позволяет
расположить столбцы по ширине и глубине
более логично (рис. 9.24).
Рис. 9.24. На объемной гистограмме страны упорядочены слева направо, а все категории товаровпомещаются от переднего края диаграммы к заднему. К сожалению, нельзя выбрать, какую категорию поместить на переднем плане, а какой закончить на заднем плане — порядок расположения алфавитный
Подсказка
Для поворота объемной диаграммы щелкните кнопкой мыши в свободном месте диаграммы. Затем выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Сервис → Страница свойств для отображения окна Свойства (Properties). Перейдите на вкладку Объем (3D View), содержащую множество ползунков, которые можно передвигать для получения разных ракурсов представления данных.
Печать сводной диаграммы
Если вы хотите напечатать сводную диаграмму, используйте последовательность команд Office → Печать (или кнопка Office → Предварительный просмотр для того, чтобы сначала внимательно посмотреть на то, как будут выглядеть ваши результаты).
Если у вас нет цветного принтера, визуальное разделение групп может оказаться трудной задачей. Можно выбрать определенные цвета для всех групп, но это потребует дополнительных усилий. Вот как это делается.
Щелкните кнопкой мыши конкретную группу где-нибудь на диаграмме (например, группу Bikes в столбце Australia).
Сделайте паузу и снова щелкните мышью эту группу для того, чтобы выделить ее во всех столбцах гистограммы. Например, если дважды щелкнуть кнопкой мыши группу Bikes в
столбце Australia (Австралия), группа Bikes будет выделена во всех странах, а именно ее вы и хотите изменить.
Выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Сервис → Страница свойств (PivotChart Tools | Design → Tools → Property Sheet) для вывода на экран окна Свойства.
Выберите вкладку Границы и заливка (Border/Fill). На ней вы найдете параметры, позволяющие задать толщину и цвет границ вокруг столбца и цвет (или узор) для заполнения внутренней области столбца.
Повторите этот процесс для каждой группы, которую хотите изменить, пока не получите приемлемый набор подходящих для вывода на печать цветов.