Глава 19

Импорт и экспорт данных

БД Access напоминает тщательно построенный форт. Он берет строго организованную и проверенную на наличие ошибок информацию и умело блокирует ее. Очень немногие про­граммы охраняют свои данные такой броней, как программа управления БД. Текстовые процессоры и программы обработки электронных таблиц принимают почти любое содер­жимое и позволяют на лету формировать структуру документа. БД далеко не так раскованы.

Большую часть времени БД живут в независимом мире. Но время от времени всем при­ходится одним из указанных далее способов преодолевать разрыв:

• вы хотите взять данные из другой программы и импортировать их — в основном заполнить ими вашу БД;

• вы хотите взять какую-то информацию из БД Access и экспортировать ее, чтобы можно было работать с этими данными в другой программе.

Для преобразования данных у программы Access есть несколько разных средств. Можно использовать непритязательный буфер, сложные средства импорта и экспорта или неиз­менно популярный XML-стандарт. В этой главе вы узнаете обо всех имеющихся в вашем распоряжении вариантах, включая один новый и очень искусный метод, позволяющий пользователям послать по электронной почте их обновления для вашей БД. Это уже не та программа Access, с которой работали ваши отцы.

Аргументы в пользу экспорта и импорта

Если вы не слишком задумывались об импорте и экспорте, значит, пока они вам не очень были нужны. Многие БД вполне счастливы, живя тихой уединенной жизнью. Но импорт и экспорт могут пригодиться в некоторых ситуациях. Рано или поздно вы можете оказаться в одной из них.

Что такое экспорт

Экспорт — более легкая составляющая уравнения. Операция экспорта проще операции им­порта, поскольку она включает перенос информации из строго организованного расположе­ния (БД) в менее строгое (документ другого типа).

Примечание

Экспорт — метод передачи ваших данных в другое место. Исходная копия всегда остается в Access. Нет никакого резона изменять экспортированную копию. Если нужны изменения, вне­сите их в БД, а затем выполните операцию экспорта еще раз.

Далее перечислены самые частые причины, заставляющие пользователей экспортиро­вать информацию.

• Вы хотите отправить какие-либо данные вашему другу по электронной почте. Копию БД Access вы отправлять не желаете, потому что у друга нет копии программы Access или вы хотите показать ему только часть данных, а не все.

• Вы создаете презентацию в программе PowerPoint. Самый легкий способ ослепить и убедить ваших пользователей — продемонстрировать им некоторую впечатляющую информацию из вашей БД.

Подсказка

Программа Access хранит огромные объемы информации, и часто другие программы просто не могут их обработать. Вы никогда не сможете скопировать таблицу в презентацию PowerPoint — в лучшем случае слайд сможет вместить лишь горстку записей. Но можно показать результаты сводного запроса (см. разд. "Итоговые данные" главы 7), в котором применяется группировка для получения результатов в виде нескольких промежуточных итогов.

■ Вы хотите анализировать данные в программе Excel. Программа Access отлично подходит для хранения ваших данных и управления ими, но она не предоставляет средств, помогающих понять, что все это значит. Если вы хотите спрессовать данные с помощью тяжеловесных рабочих формул и воспользоваться средствами построения диаграмм, есть смысл перенести данные в программу Excel.

Некоторые программы обладают интеллектом, достаточным для того, чтобы извлечь данные из БД Access самостоятельно. Например, программа Word, у которой есть средство слияния сообщений электронной почты, позволяющее взять список имен и адресов из БД и затем использовать их для создания почтовых наклеек, персонифицированных форм и раз­ного рода групповых документов. Для применения этого средства не нужен экспорт — дос­таточно указать в программе Word на файл вашей БД Access.

Что такое импорт

Импорт всегда нужен, если есть данные за пределами БД, которые являются ее составляю­щей. Допустим, вы создаете самую современную БД электронной коммерции для вашей фермы по разведению бизонов. Но некоторые ваши торговые партнеры все еще заполняют формы с помощью старинной электронной таблицы Excel. Вам понадобятся средства для извлечения данных из электронной таблицы Excel и переноса их в вашу БД.

Подсказка

Ваш торговый персонал вас подвел. Им не следовало вводить данные в документ, предназначенный для другой программы. Они должны были бы использовать форму, которая разработана для регистрации продаж, как описано в главе 12.

Импорт информации связан с двумя ключевыми проблемами. Первая — обеспечение соответствия данных строгим требованиям БД. Как вы узнали в главе 1, БД помешаны на правилах и грубо отбрасывают неподходящие данные (например, текст в поле для даты). Вторая трудность — обработка информации, которая не полностью соответствует, — другими словами, ее представление в БД не соответствует ее представлению во внешнем документе. Эта проблема гораздо распространеннее, чем можно было бы предположить.

В вашей БД могут применяться коды статуса (например, 4302), а в электронной таблице, которую вы хотите импортировать, используются именованные константы (например, High Priority). Или же нужно разделить импортируемую информацию на несколько связанных таблиц, несмотря на то, что она хранится в едином документе. Электронная таблица с зака­зами клиентов для вашей фермы по разведению бизонов могла включать сведения о клиен­тах (которые относятся к таблице Customers) и данные о заказах (для таблицы Orders). К несчастью, нет легких способов решения подобных проблем. Если данные точно не соот­ветствуют представлению в БД, придется исправлять их вручную до или после операции импорта.

Специалисты иногда пытаются решить проблемы, подобные описанным, с помощью программ на Visual Basic, которые читают данные и создают соответствующие записи. (Для этого вам придется использовать объекты DAO, описанные в разд. "Обновление единиц на­личного запаса" главы 17.) Несмотря на то, что программный подход чрезвычайно гибок, написание кода и его сопровождение быстро превращается в кошмар, поэтому старайтесь избегать его применения изо всех сил.