Сберегающая время подсказка. Копирование из одной бд в другую

Способ копирования, описанный только что, можно применить для копирования дан­ных из одной БД Access в другую БД Access, которая открыта в отдельном окне. Но этот прием сработает, только если копируется вся таблица (или другой объект), а не набор строк.

Для опробования данного способа в области переходов щелкните правой кнопкой мыши нужный вам объект и затем выберите команду Вставить (Paste). Access запросит имя вставляемой таблицы и предложит три варианта вставки.

• Вариант только структура (Structure) создает табличную структуру, но оставляет ее пустой.

• Вариант структура и данные (Structure and Data) создает точный дубликат таблицы со всеми данными.

• Вариант добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table) не создает новую таблицу — он добавляет данные в заданную вами таблицу. Для функционирования этого варианта у таблицы должна быть структура, в точности совпадающая со структурой скопированной вами таблицы.

Описанный прием позволяет создать дубль таблицы (или другого объекта) в той же са­мой базе.

Копирование ячеек из Excel в Access

Скопировать данные из программы Access в другую программу достаточно легко, но вы, ве­роятно, не рассчитываете на то, что можно выполнить и обратный процесс. Помимо всего прочего БД — это жесткая, строго структурированная коллекция данных. Если попытаться скопировать таблицу из программы текстового процессора, вы столкнетесь с отсутствием жизненно важной информации, например типов данных для каждого столбца. По этой при­чине Access не разрешит вставку.

Но для столь любимой всеми программы Excel Access делает исключение. Можно скопи­ровать набор ячеек в Excel и затем вставить их в программу Access для создания новой таб­лицы. Эта процедура действует, потому что Excel различает данные разных типов (хотя она далеко не так придирчива, как Access). Например, Excel по-разному трактует числа, даты, текст и логические значения.

Вот как действует этот метод.

1. В программе Excel выделите ячейки, которые хотите скопировать.

Если у электронной таблицы есть заголовки столбцов, включите их в область выделения. Программа Access сможет использовать их как имена полей.

Примечание

Неважно, какая у вас версия Excel — этот метод действует во всех версиях программы.

2. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<C>, чтобы скопировать выделенную область.

3. Перейдите в программу Access.

4. Щелкните кнопкой мыши где-нибудь в области переходов и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<V>.

Программа Access заметит, что вы пытаетесь вставить группу ячеек Excel, и попытается преобразовать их в таблицу. Сначала она поинтересуется, содержатся ли в первой строке области выделения заголовки столбцов.

5. Если в пункте 1 вы выделили заголовки, щелкните кнопку Да, в противном случае Нет.

Если выбран вариант Да, программе Access не нужно создавать случайные имена полей — она может использовать ваши заголовки.

Access создает новую таблицу для работы с новыми данными. Эта таблица названа так же, как таблица Excel. Если у таблицы имя листа Лист1 (Sheetl) (как у большинства таблиц Excel), теперь у вас есть таблица Лист1.

Когда Access закончит вставку, программа выведет на экран подтверждающее сообще­ние, дающее знать, что все завершилось успешно.

6.Щелкните мышью кнопку ОК.

Теперь можно проверить таблицу, чтобы убедиться в том, что типы данных и имена по­лей такие, как вы хотели.

Операции импорта и экспорта

Несмотря на то, что метод применения буфера с командами вырезания и вставки очень удо­бен, он не всегда решает задачу. Если нужно экспортировать данные в файл, а на вашем

компьютере не установлена соответствующая программа (или вы просто не хотите суетиться и запускать ее), необходим другой способ передачи ваших данных. Подобным образом, если вы загружаете данные из Всемирной паутины или извлекаете информацию из про­граммы, не поддерживающей метод ОС Windows вырезания и вставки, вам потребуется полнофункциональное средство импорта программы Access.

Когда корпорацияMicrosoft разрабатывала программу Access 2007, было потрачено мно­го времени на то, чтобы сделать средства импорта и экспорта яснее и понятнее. Теперь вы можете выполнять все операции импорта и экспорта с помощью одной вкладки ленты, на­званной Внешние данные (External Data) (рис. 19.3).

Рис. 19.3. Группа Импорт вкладки ленты Внешние данные позволяет передать данные в программу Access с помощью разнообразных форматов. Группа Экспорт выполняет обратные действия и экспортирует данные в группу различных форматов

Примечание

В группах Импорт (Import) и Экспорт (Export) есть легко доступные кнопки для большинства наиболее популярных форматов. Если вы не видите нужного формата, щелкните мышью кнопку Дополнительно (More), чтобы вывести на экран расширенный список форматов.

Импортируете вы данные или экспортируете их, процесс один и тот же. Вы отвечаете на несколько вопросов об используемом файле и способе преобразования данных, и затем про грамма Access выполняет ваши распоряжения.

После того как операция импорта или экспорта закончена, Access предоставляет возможность сохранить все шаги этого процесса. Если вы сделаете это, то позже сможете их применить повторно (см. разд. "Повторное применение параметров импорта и экспорт далее в этой главе). Этот метод позволяет сэкономить массу времени, если вам придется по­вторить тот же процесс экспорта или импорта еще раз (например, если нужно импортиро­вать некоторые данные каждый день или экспортировать итог в конце каждого месяца).

Импортируемые типы файлов

Чаще всего вы будете импортировать данные одного из следующих пяти распространенны форматов.

■ Access. Когда используется этот вариант, никакое преобразование не выполняется. Вы берете объект БД из другого файла БД Access и копируете его в текущую БД. Этот вари­ант применялся в главе 18, когда создавалась клиентская БД.

■ Excel. Извлекаются данные из электронной таблицы Excel.

• Список SharePoint. Добываются данные из списка, расположенного на сервере SharePoint. Для работы с данными SharePoint их не нужно импортировать. Редактировать списки SharePoint можно непосредственно в программе Access. В главе 21 вы найдете дополнительную информацию о совместной работе Access и SharePoint.

• Текстовый файл. Извлекаются данные из обычного текстового файла. Как правило, в текстовых файлах для разделения значений полей используются символы определенного типа (например, запятая). Этот всегда понятный формат поддерживают многие программы, включая почти все варианты когда-либо написанных программ электронных таблиц. Когда применяется этот формат, Access просматривает текстовый файл и пытается выяснить его организацию. У вас есть возможность согласиться с предположениями программы на этот счет или откорректировать их, прежде чем импортировать какие-либо данные.

• XML-файл. Получаются данные из структурированного XML-файла (Extensible Markup Language, расширяемая спецификация языка, предназначенного для создания Web-страниц). XML — совместимый с разными платформами формат, используемый для представления информации любого типа. Но вам не удастся успешно импортировать любые XML-файлы — для того чтобы операция импорта могла завершиться успешно, в XML-файле должна применяться структура, подобная табличной.

Если воспользоваться кнопкой Дополнительно (More), можно обнаружить некоторые другие, более экзотические форматы импортирования.

• База данных ODBC (ODBC Database). Получается информация практически из любой БД при условии, что у нее есть драйвер ODBC (Open DataBase Connectivity, открытый интерфейс доступа к базам данных). Этот вариант особенно хорош, если необходимо получить данные из высокопроизводительных серверных БД, например, Oracle, SQL Server или MySQL.

• Документ HTML (HTML Document). Извлекается информация из списка или таблицы, размещенных на Web-странице. Поскольку стандарт HTML (HyperText Markup Language, язык разметки гипертекста) печально известен как слабый (а временами откровенно сырой), лучше избегать его применения. Вполне вероятно, что при импорте вы столкнетесь с проблемами.

• Папка Outlook (Outlook Folder). Добываются данные из папки программ Outlook или Outlook Express.

• Файл dBase (dBase File), Файл Paradox (Paradox File), Файл Lotus 1-2-3 (Lotus 1-2-3 File). Извлекается информация из файла, созданного в одной из этих программ эпохи палеолита.

Импорт данных

Независимо от того, какой тип данных вы хотите импортировать, вам придется выполнить одни и те же действия.

1. В группе ленты Внешние данные → Импорт (External Data → Import) щелкните мышью кнопку, соответствующую типу файла, который вы хотите импортировать.

Когда формат выбран, запускается мастер импорта Внешние данные (рис. 19.4).

Рис. 19.4. Независимо от выбранного формата мастер импорта почти один и тот же, хотя определенные параметры могут быть ограничены. На первом этапе выбирается имя файла-источника и способ вставки информации в вашу БД программой Access

2.Введите имя файла, который хотите импортировать.

Если вы не помните путь к файлу (или не хотите набирать его вручную), щелкните мышью кнопку Обзор... (Browse...) и затем перейдите в нужное место в окне Открытие файла (File Open). После того как файл найден, дважды щелкните его кнопкой мыши.

3. Выберите, куда помещать в вашей БД импортированные данные.

У вас есть три возможных варианта размещения данных. Не для всех файловых форма­тов импорта все они доступны.

• Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных (Import the source data into a new table in the current database). Этот вариант создает новую таблицу для импортируемых данных, что убережет вас от головной боли из-за беспо­койства о конфликтующих записях. Но если имя таблицы совпадает с именем уже существующей в БД Access таблицы, этот вариант стирает последнюю.

• Добавить копию записей в конец таблицы (Append a copy of the records to the table).

Данный вариант добавляет импортируемые вами строки в существующую таблицу, Для успешного действия этого варианта нужно, чтобы структура импортируемых данных совпадала со структурой таблицы, которую вы используете. Например, имена

полей должны точно совпадать. В импортируемых данных могут быть пропущены необязательные поля и значения по умолчанию.

• Создать связанную таблицу для связи с источником данных (Link to the data source by creating a linked table). Если применяется этот вариант, программа Access на самом деле не переносит информацию с вашу БД. Вместо этого при каждом просмотре свя­занной таблицы Access проверяет исходный файл для получения самой свежей ин­формации. Самое замечательное заключается в том, что в связанной таблице всегда отображается новейшая информация. В любом другом варианте импортированная таблица остается нетронутой, если изменяется исходный файл. Но связанные табли­цы тоже опасны, поскольку у вас нет гарантий того, что файл не перекочует в другое место на вашем жестком диске (где программа Access не сможет его найти). Вы при­меняли связанные таблицы для создания разделенной БД в главе 18.

Примечание

Связанные таблицы — хороший способ преодолеть разрыв между разными БД Access или дру­гими БД (например, SQL Server). Но они плохо работают с более ограниченными форматами, такими как текстовый файл.

4. Щелкните мышью кнопку ОК.

Запустится мастер, который соберет оставшуюся информацию, необходимую программе Access. Если импортируется файл Excel, Access запрашивает, какую электронную табли­цу использовать. Если вы импортируете текстовый файл, Access запрашивает, как разде­лены поля в файле.

5. Ответьте на все вопросы в мастере, чтобы сообщить программе Access все необходимые ей сведения о структуре импортируемых данных.

Когда этот этап закончен, Access задает последний вопрос — нужно ли сохранить шаги импорта.

6. Если вы хотите выполнять тот же импорт снова в дальнейшем, установите флажок Сохранить шаги импорта (Save import steps). Затем щелкните мышью кнопку Закрыть (Close).

В разд. "Повторное применение параметров импорта и экспорта" далее в этой главе по­казано, как повторно использовать сохраненную операцию импорта.

Примечание

Если в процессе импорта программа Access обнаруживает какие-то ошибки, она создает еще одну таблицу с тем же именем, что и у таблицы, в которую вы импортируете данные, с присое­диненной в конец имени добавкой _ОшибкиИмпорта (_ImportErrors). Access вставляет в эту таблицу по одной записи на каждую проблему. Если вы пытаетесь импортировать группу дан­ных в таблицу с именем SalesData, и программа Access не может преобразовать значения в данные нужного вам типа (например, в столбце, который должен содержать только числа, при­сутствует текст), вы получаете таблицу, названную SalesData_OшибкuИмпopтa.

В следующих разделах вы познакомитесь с особенностями двух распространенных форматов данных, которым для импорта потребуются дополнительные шаги: рабочих книг Ехсel и текстовых файлов.