На профессиональном уровне. Создание списка подстановки, использующего другую таблицу

В предыдущем примере (см. начало данного раздела) был создан список подстановок, сохранявшийся как один из параметров поля. Это хороший подход, но не лучшее реше­ние. Гораздо эффективнее хранить список подстановок в отдельной таблице.

Далее приведено несколько доводов в пользу применения отдельной таблицы.

• Можно вставлять, редактировать и удалять элементы, просто корректируя таблицу подстановок. Даже если вам кажется, что у вас фиксированный неизменный набор значений, есть смысл подумать об отдельной таблице. Например, набор сокращенных названий штатов в предыдущем разделе, казалось бы, не требует изменений, но что, если служба знакомств выйдет на международный уровень и вам придется добавить канадские провинции в список?

• Можно многократно использовать один и тот же список подстановок в нескольких разных полях (как в одной таблице, так и в разных). Такой подход устраняет бесконечные операции копирования и вставки.

• Можно хранить дополнительную информацию. Например, вы можете хранить сокращенные названия штатов (для почтовых адресов), а отображать полные названия (для облегчения ввода данных). В разд. "Поиск в связанных таблицах" главы 5 вы узнаете, как это сделать.

Списки подстановок в виде таблиц немного сложнее, поскольку они включают связь таблицы — ссылку, объединяющую две таблицы вместе и (иногда) порождающую новые ограничения. Глава 5 полностью посвящена связям таблиц, служащих ключевым ком­понентом любой применяемой на практике БД.

Добавление новых значений в ваш список подстановок

Когда создается подстановка, использующая константы, список предоставляет лишь пере­чень предложений. Вы можете игнорировать список подстановок и ввести совершенно дру­гое значение (например, префикс штата ZI), даже если его нет в списке. Такой подход по­зволяет применять список подстановок как удобное экономящее время средство, которое при этом не ограничивает ваш выбор.

В большинстве случаев такая гибкость даже мешает. В таблице Bachelors вы, возможно, хотите помешать людям вводить в поле State что-либо, отличное от предлагаемого списка. В этой ситуации хотелось бы, чтобы список подстановок был так же средством проверки ошибок и верификации, препятствующим вводу посторонних значений.

К счастью, несмотря на то, что в Мастере создания подстановки такая возможность по непонятным причинам отсутствует, достаточно легко ее добавить после создания списка. Выполните следующие действия.

1. В Конструкторе перейдите в поле, содержащее список подстановок.

2. В области Свойства поля щелкните кнопкой мыши вкладку Подстановка.

На вкладке Подстановка представлены параметры для тонкой настройки вашего списка подстановки, большинство из которых легче задать в Мастере создания подстановки. В поле Источник строк (Row Source), например, можно откорректировать список пред­лагаемых вами значений. (Все значения расположены в одной строке, заключены в ка­вычки и отделяются друг от друга точкой с запятой.)

3. Задайте значение Да в поле Ограничиться списком (Limit to List). Это действие защитит вас от ввода значений, не включенных в список.

1. Можете выбрать значениеДа в поле Разрешить изменение списка значений (Value List Edits).

Это действие позволит корректировать значения списка в любое время. Если в списке подстановок что-то пропущено, вы можете вставить новое значение на лету (рис. 4.20).

Рис. 4.20. Если задать значение поля Разрешить изменение списка значений, равным Да, во время применения списка подстановок появится пиктограмма (слева). Щелкните ее кнопкой мыши, и на экране откроется диалоговое окно Изменение элементов списков (справа), в котором можно откорректировать значения из списка подстановок и изменить значение по умолчанию