Часто задаваемый вопрос. Использование чужой бд

Могу ли я использовать БД Access, которую проектировал кто-то другой?

Несмотря на то, что все БД — это всегда результат двухэтапного процесса (сначала кто-то создаст их, а потом люди заполняют их данными), необязательно, чтобы один и тот же человек выполнял обе задачи. В реальном деловом мире часто разные люди работают над их выполнением.

Например, смышленый студент, проводящий летние каникулы на пивном складе, может создать БД для отслеживания заказов (задача № 1). Затем отдел продаж может исполь­зовать БД для ввода новых заказов (задача № 2), в то время как другие служащие будут искать заказы и заполнять их (тоже задача № 2). Сотрудники склада могут проверять достаточность уровня запасов (снова задача № 2), а штатный бухгалтер (resident accountant) может следить за общим объемом продаж (задача № 2).

Если задача № 1 (создание БД) выполнена хорошо, выполнение задачи № 2 (исполь­зование БД) может быть очень легким. На самом деле, если БД хорошо спроектирована, люди, немного знающие программу Access, могут спокойно использовать ее для ввода, обновления и поиска информации. Поразительно, но им даже совсем не надо знать, что они работают в программе Access.

О групповом использовании Access вы узнаете больше и главе 18.

Рис. 1.1. Страница Приступая к работе с Microsoft Office Access — это гибрид окна Windows-программы и Web-страницы. Используйте ссылки слева для просмотра разных категорий шаблонов (готовые к применению БД, которые вы можете загрузить и заполнить своими данными). Или проверьте ссылки внизу, которые указывают на последние новости и советы, касающиеся программы Access

На первый взгляд страница Приступая к работе с Microsoft Office Access немного сби­вает с толку, но на самом деле она служит следующим трем целям.

■ Знакомит вас с новейшей информацией Web-сайта Microsoft's Office Online. Например, вы можете прочесть полезные статьи о программе Access, найти экономящие время

подсказки или загрузить обновления. Все ссылки открываются в отдельном окне Web-обозревателя.

• Она позволяет вам открыть БД, которую вы использовали недавно. Найдите справа раздел Открыть последнюю базу данных (Open Recent Database), в котором отображается список БД.

• На этой странице можно создать новую БД. Вы можете начать с пустой БД (используя пиктограмму Новая база данных (Blank Database)) или попытаться найти готовый к использованию шаблон, отвечающий вашим требованиям.

На профессиональном уровне. Шаблоны, подходящие для разных целей

Шаблоны — это заранее сформированные БД. Они избавляют вас от необходимости создавать свою БД и позволяют перейти сразу к ее тонкой настройке и вводу данных,

Как вы уже догадались, за это удобство приходится платить. Даже если вы найдете шаб­лон, хранящий данные, которые вы хотите отслеживать, может оказаться, что заранее определенная схема не вполне правильная. Например, если вы решили использовать шаблон Home Inventory (домашний склад) для учета всего хлама с вашем подвале, мо­жет оказаться что в шаблоне пропущены кое-какие данные, которые вы бы хотели ис­пользовать (например, планируемая стоимость перепродажи вашего хлама на сайте eBay), и содержатся другие подробности, которые для вас не важны (такие как дата при­обретения вами каждого предмета). Для того чтобы заставить шаблон работать, вам придется изменить проект вашей таблицы и применить те же средства программы Access, что при ее создании.

Эта книга научит вас создавать собственные БД с нуля и подгонять в них каждый дюйм. Став знатоком программы Access, вы сможете проводить много доставляющих удоволь­ствие часов в попытках переделать шаблоны и адаптировать их в соответствии с вашими потребностями.

Возможно, вам захочется настроить страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access. Программа Access предоставляет вам и такую возможность, но это не простая задача и рекомендуется только учреждениям, желающим стандартизировать страницу Приступая к работе с Microsoft Office Access для облегчения условий работы их сотрудников. Предпри­ятие может добавить ссылки на Web-сайт компании или часто используемый шаблон БД. Если вас интересует эта функциональная возможность, вам необходимо другое программ­ное средство: свободно распространяемый пакет Access Developer'sToolkit, который можно найти на сайте http://msdn.microsoft.com. (Во время написания этой книги он все еще не был выпущен.)

Страница Приступая к работе с Microsoft Office Access — это лишь входная дверь в программу Access, в этом хранилище можно найти гораздо больше, если начать прокручи­вать его содержимое. Но вы не можете опробовать другие возможности Access, пока не соз­дадите новую БД, в следующем разделе показано, как это сделать.

Создание новой базы данных

В этой главе вы создадите на скорую руку довольно простую БД. Пример разработан для хранения списка кукол-болванчиков (bobblehead dolls). (Для тех, кто не знает,

кукла-болванчик — это игрушечная фигурка с необычно большой головой на пружине, создающей причудливые покачивания головы при легком касании. Куклы-болванчики обычно похожи на известных звезд, политиков, спортсменов или вымышленных персонажей.)