Часто задаваемый вопрос. Разные способы экспорта данных

Что лучше экспортировать — результирующий отчет илu все содержимое таблицы? Существует несколько способов передачи данных за пределы программы Access. Вы можете взять данные непосредственно из таблицы или экспортировать результаты за­проса или отчета. Какой же подход лучше?

Обычно самый легкий путь — получение данных из соответствующей таблицы (как описано в главе 19). Однако в некоторых случаях гораздо разумнее использовать отчет.

• Вы хотите использовать уникальное расположение столбцов, определенное в отчете. (Например, вы не хотите использовать всю таблицу Products, а отчет ProductCatalog выводит именно то, что нужно.)

• Вы хотите использовать параметры фильтрации, сортировки или группировки, которые уже применили в отчете. (Вы узнаете об этих возможностях в главе 11.)

• Вы хотите воспользоваться форматированием, которое применили в отчете. В зависимости от используемого варианта экспорта у вас может появиться возможность сохранить подробные настройки форматирования, такие как шрифты. Если вы экспортируете в PDF-файл, HTML-докумет или снимок отчета, все форматирование сохраняется. Если отчет экспортируется в приложение Office, например, Word или Excel, лишь некоторые характеристики форматирования сохраняются. Но если вы экспортируете таблицу или запрос, вы получаете только данные, и ваша задача — снова придать им привлекательный внешний вид.

В главе 19 вы познакомитесь поближе с операцией экспорта таблиц и запросов.

Форматирование отчета

Вы уже научились создавать простые отчеты, отображающие всю нужную вам информацию в виде компактной таблицы. Единственная проблема этих отчетов — все они выглядят оди­наково. Если вы работаете для транснациональной страховой компании в фирме, разделен­ной перегородками на рабочие места-кабинки, это унылое однообразие — возможно, хоро­шая вещь. Но более впечатлительным людям, быть может, хочется оживить свои отчеты, добавив в них границы, выразительные шрифты и яркие цветовые штрихи.

Самый быстрый способ форматирования — использование заранее подготовленных автоформатов (показанных на рис. 10.13) из коллекции, представленной на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат (Report Layout Tools | Format­ting → AutoFormat → AutoFormat). Каждый вариант автоформата применяет комбинацию заданных шрифтов, цветов и параметров границы. Автоформат позволяет преобразовать представление отчета за один шаг, но не дает возможности скрупулезного управления, при­менения именно тех установок, которые вам нравятся.

Не все форматирование может сохраниться в HTML-документе. Об этом говорится ранее в описании форматов. — Ред.

Рис. 10.13. Щелкните мышью направленную вниз стрелку (обведена) для того, чтобы увидеть все имеющиеся варианты автоформата. (Если у вас действительно большой монитор, варианты предварительного просмотра автоформатирования отображаются справа на ленте.) Каждая пиктограмма предварительного просмотра отображает цвета и фрагмент фона, применяемого в данном варианте форматирования, но для того чтобы увидеть, как оформление выглядит на самом деле, его нужно применить

Примечание

Напоминаю, для форматирования отчета нужно перейти в Режим макета. Если дважды щелк­нуть название отчета в области переходов, он откроется в режиме Представление отчета. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и выберите команду Режим макета для перехода в этот режим.

С помощью автоформата можно выполнить еще пару действий.

Для применения части параметров автоформатирования выберите на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматирования (Report Layout Tools | Formatting → Auto Format → AutoFormat → AutoFormat Wizard). В диалоговом окне Автоформат (AutoFormat) выделите нужный вари­ант автоформата. Затем щелкните мышью кнопку Параметры (Options) для отображе­ния трех флажков в нижней части диалогового окна: шрифт (Font), цвет (Color) и границы (Border). Сбросьте флажок того атрибута, который не хотите применять, и щелкните мышью кнопку ОК.

Для возврата к стандартному виду отчета без форматирования выберите Работа с маке­тами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматирования для отображения диалогового окна Автоформат. Далее в списке вари­антов автоформата выберите строку Нет (None) и щелкните мышью кнопку ОК.

■ Если вы использовали причудливый формат в вашем отчете и хотите сохранить его как пользовательский вариант автоформата, выберите на ленте Работа с макетами отчетов | Формат → Автоформат → Автоформат → Мастер автоматического форматирования для отображения диалогового окна Автоформат. Далее щелкните мышью кнопку На­стройка и выберите переключатель создание нового стиля па основе стиля объекта (Create a new AutoFormat), задайте название автоформата и щелкните мышью кнопку ОК. Вы увидите созданный вариант в коллекции автоформатов.

Форматирование столбцов и заголовков столбцов

Автоформатирование — великая вещь, удобная для быстрого применения набора парамет­ров форматирования. Но иногда хочется большего личного вмешательства и ручного фор­матирования некоторых частей отчета.

Для применения более узконаправленного форматирования необходим двухшаговый подход. Во-первых, выделите фрагмент отчета, который хотите отформатировать. Во-вторых, щелкните кнопкой мыши команду в группе ленты Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт (Report Layout Tools | Formatting → Font) (рис. 10.14).

Рис. 10.14. Группа Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт включает основные средства форматирования

Группа Работа с макетами отчетов | Формат → Шрифт позволяет настроить все пере­численные далее параметры форматирования;

• шрифт и его размер (шрифт Calibri размером 11 пунктов — стандарт, не утомляющий глаза при чтении);

• выравнивание текста в строке (по левому краю, по центру, по правому краю);

• цвет шрифта и цвет фона.

Несмотря на то, что можно форматировать разделы отчета с заголовком, датой или но­мером страницы, большую часть времени вы будете тратить на форматирование заголовков столбцов и значений в столбцах. Для форматирования заголовка столбца щелкните его кнопкой мыши. Для форматирования значений в столбце щелкните кнопкой мыши любое из них. На рис. 10.15 приведен пример.

Рис. 10.15. Столбец ProductName выделен для задания особого форматирования. Несмотря на то, что выделенным кажется одно значение, программа Access применит изменения формата ко всему столбцу

Изменить форматирование отдельных значений в столбце нельзя. Это означает, что вы можете отформатировать столбец ProductName так, чтобы он выглядел иначе, чем столбец Price, но не сможете задать для значения Chocolate Jasmine Tea формат, отличный от фор­мата значения Prince's Peppermint Patties. Это ограничение не лишено смысла — кроме все­го прочего у вас могут быть тысячи записей, и отслеживание форматирования каждой из них было бы непосильной работой для программы Access.

Подсказка

Это ограничение можно обойти, если воспользоваться условным форматированием (см. разд. "Условное форматирование" далее в этой главе) для того, чтобы сообщить Access, когда сле­дует добавить дополнительное форматирование, зависящее от значения в ячейке.