2.1. Рабочая среда Access

Интегрированная среда Access предназначена для простого, логичного представления на экране информации базы данных и иных объектов, используемых при разработке приложения, а также для работы с имеющимися приложениями.

После запуска Access из Windows (меню Пуск Программы Microsoft Access) и открытия базы данных пользователь видит интерфейс интегрированной среды. На рисунке 2.1 представлены элементы интегрированной среды Access, которые непосредственно после запуска не все видны.

Рис. 2.1. Интерфейс в режиме конструктора форм

Концепция базы данных

Части базы данных располагаются не по отдельности, а все вместе. Данные хранятся в таблицах и могут вводиться в них непосредственно или с использованием форм. Таблицы могут быть связаны одна с другой, а для извлечения нужных данных из одной или нескольких таблиц применяются запросы. Формы и отчеты основываются на запросах, которые позволяют как формам, так и отчетам отображать данные из двух или более таблиц.

Концепция взаимосвязи объектов приведена на рисунке 2.2.

Рис. 2.2. Взаимосвязи основных объектов в MicrosoftAccess[8, с. 77]

Таблицы являются основным хранилищем данных. Данные состоят из записей (строк) и полей (столбцов). Поле – это категория информации, такая как имя или адрес, а запись – набор полей, характеризующих некоторый объект, например, данные о сотруднике.

Форма является удобным средством для ввода и поиска информации в таблицах.

Запрос получает требуемую информацию из одной и более таблиц. Это механизм выборки, обновления, удаления и добавления данных, создания новых таблиц на основании одной или нескольких таблиц.

Отчет является организованным представлением данных из таблицы или запроса и предназначен для печати. В отчетах могут подводиться итоги, при этом выполняется обработка по заданному алгоритму.

Макрос представляет собой способ структурированного описания одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное действие.

Модуль – это программы на языке Visual Basic, с помощью которых определенный процесс разбивается на несколько небольших процедур.

Страницы доступа к данным – это файлы HTML и вспомогательные файлы для доступа к данным из MS Internet Explorer к данным базы данных.

Знакомство с информационной средой

1. Загрузить Access.

2. Открыть учебную базу Борей, которая входит в стандартную поставку Access и располагается

C:\Programs Files\Microsoft Office\Office\Samples\Борей.mdb

3. Изучить основные элементы интегрированной среды:

• система меню;

• панели инструментов;

• окно базы данных;

• окно конструктора объектов базы данных;

• окно свойств;

• окно редактора кода.

4. Знакомство с объектами базы данных.

Таблицы

В этом упражнении откройте таблицу базы данных Борей и ознакомьтесь с ее основными элементами. Для этого в окне базы данных перейдите на вкладку Таблицы и дважды щелкните на имени таблицы Поставщики. Таблица Поставщики откроется в режиме таблицы, как показано на рисунке 2.3.

Рис. 2.3. Окно таблицы Поставщикив режиме «таблица»

Обозначения:

1. Поля.

2. Поле кода (поле первичного ключа).

3. Записи.

4. Текущая запись.

5. Элемент развертывания, чтобы развернуть или свернуть подтаблицу.

6. Подтаблица, в которой можно просматривать и редактировать связанные или объединенные данные таблицы, запроса, формы или подчиненной формы. Например, в базе данных Борей таблица Поставщики связана отношением «один-ко-многим» с таблицей Товары; поэтому для каждой строки таблицы Поставщики в режиме таблицы можно просматривать и редактировать в подтаблице связанную строку таблицы Товары.

7. Первая запись.

8. Предыдущая запись.

9. Выбранная (текущая) запись.

10. Следующая запись.

11. Последняя запись.

12. Новая запись.

13. Общее число записей.

Далее выполните следующую последовательность действий.

В поле кода щелкните на сером квадратике слева от номера 5. Теперь запись с номером 5 выбрана.

Нажмите на элементе развертывания , чтобы развернуть подтаблицуТовары (сведения о товарах, которые поставляет данный поставщик). Обратите внимание, что таблица Товары также имеет свою подтаблицу – Заказы (сведения о всех заказах данного товара). Разверните подтаблицу таблицы Товары. Затем последовательно сверните все развернутые подтаблицы .

В области управления таблицей нажмите кнопку (Последняя запись). Будет выбрана последняя запись таблицы. По аналогии нажмите кнопку (Первая запись).

Нажмите кнопку (Новая запись). Новая запись будет выбрана и готова к вводу данных.

На панели инструментов нажмите кнопку Вид. Установится режим конструктора таблицы, приведенный на рисунке 2.4.

Рис. 2.4. Таблица Поставщики в режиме конструктора

Обратите внимание, что каждый раз при смене режима изменяется изображение на кнопке Вид, отображая следующий доступный для выбора режим. Например, при работе в режиме конструктора кнопка Вид содержит условное изображение режима таблица, сообщая тем самым о возможности переключения в этот режим.

Нажмите снова кнопку Вид и таблица переключится обратно в режим таблицы.

Нажмите кнопку закрытия таблицы. ТаблицаПоставщики закрыта.

Самостоятельно откройте и просмотрите таблицы Клиенты, Заказы, Заказано.