7.3.3. Группировка и подсчет итогов в отчете

Создайте отчет, который выводит данные о продажах за каждый месяц. Данный отчет будет строиться на данных из запроса Промежуточная сумма заказа и таблиц Заказы и Клиенты.

В запросе Промежуточная сумма заказа присутствует следующее выражение для нахождения суммарной стоимости заказов товаров за каждый день: Sum(CCur([Цена]*[Количество]*(1-[Скидка])/100)*100)

Затем запрос группирует записи при помощи этого выражения. Выражение указывает Access: перемножить значение полей Количество, Цена и Скидка для каждой записи в запросе и затем просуммировать полученные произведения для каждого заказа. Бланк запроса показан на рисунке 7.12.

В отчете выражение поля Промежуточная сумма покажет сумму для каждого заказа клиента в течение месяца.

Рис. 7.12. Бланк запроса Промежуточная сумма заказа

Теперь необходимо создать еще один запрос, в котором присутствовали поля ДатаЗаказа из таблицы Заказы, Название из таблицы Клиенты и ПромежуточнаяСумма из запроса Промежуточная сумма заказа. Бланк запроса Отчет по продажам показан на рисунке 7.13.

Рис. 7.13. Бланк запроса – источник для отчета

Начнем создавать отчет. Нажмите на вкладке Отчеты кнопку . На первом шаге мастера отчетов нажмите стрелку вниз в полеТаблицыЗапросы и выберите запрос Отчет по продажам. Нажмите кнопку с изображением двойной стрелки вправо, чтобы переместить все три поля в списокВыбранные поля; затем нажмите кнопку .

На втором шаге следует сгруппировать записи по дате заказа, чтобы их можно было разделить на группы по месяцам. Для этого в левой части дважды щелкните на надписи ДатаРазмещения. В правой части окна макет изменится при выделении «ДатаРазмещения – по месяцам» в качестве уровня группировки (рис. 7.14). Нажмите .

Рис. 7.14. Добавление уровней группировки

На третьем шаге работы мастера появится окно, на котором необходимо установить параметры сортировки как показано на рисунке 7.15.

Рис. 7.15. Задание порядка сортировки в отчете

Для подведения итогов по группам нажмите кнопку и в появив-шемся диалогом окне устано-вите флажокSum и нажмите кнопку – вы верне-тесь в окноМастера отчетов, в котором нажмите кнопку .

В окне четвертого шага работы мастера оставьте установленным переключатели Ступенчатый группы Макет и книжная группы Ориентация; нажмите кнопку .

В окне пятого шага работы мастера выберите стиль Строгий; нажмите кнопку.

В окне шестого шага работы мастера введите имя отчета Отчет по продажам и нажмите кнопку .

Ваш отчет должен выглядеть так, как показано на рисунке 7.17.

Рис. 7.16. Отчет по продажам, сгруппированный по датам

Следует сказать несколько слов о задании уровней группировки. Для задания интервала группировки на втором шаге мастера необходимо нажать кнопку и выбрать нужное значение в полеИнтервалы группировок. Access позволяет группировать записи по текстовым, числовым или денежным и по значениям даты или времени (рис. 7.18).

Рис. 7.17. Задание уровней группировки