7.3. Пример выполнения задания

7.3.1. Создание автоотчета

Для создания автоотчета, для вывода данных на печать справочной информации о способах доставки товара нажмите на вкладке Формы кнопку . В диалоговом окнеНовый отчет выберите одного из следующих мастеров .

Автоотчет: в столбец — каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля. На рисунке 7.1 приведен автоотчет: в столбец, построенный на основе таблицы Доставка.

Рис. 7.1. Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный — поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы. На рисунке 7.2 приведен ленточный автоотчет, построенный на основе таблицы Доставка.

Рис. 7.2. Автоотчет ленточный

Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет и нажмите кнопку .

Microsoft Access применяет последний автоформат, использовавшийся для создания отчета. Если до этого отчет с помощью мастера не создавался (или использовалась команда ФорматАвтоформат), то будет применен стандартный автоформат.

7.3.2. Нумерация и сортировка данных в отчете

Для получения пронумерованного и отсортированного в алфавитном порядке списка клиентов и их телефонов необходимо воспользоваться Мастером отчетов, а затем модифицировать его в режиме Конструктора.

Нажмите на вкладке Отчеты кнопку . На экране появится первое окноМастера отчетов. Выбор источника для создания отчета аналогичен созданию формы.

Выберите в списке Таблицы и запросы в качестве источника данных ту таблицу, информацию из которой вы хотите вывести в отчет. В нашем примере это таблица Клиенты (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Выбор источника и полей для отчета

Затем выберите поля, которые будут присутствовать в отчете. Для этого выделите требуемое поле в окне Доступные поля и нажмите одинарную стрелку влево, чтобы переместить поле в списокВыбранные поля. Переместите поля Название, Телефон и ОбращатьсяК, затем нажмите кнопку .

На втором шаге следует указать способы группировки в отчете. Так как в нашем примере группировка не требуется, нажмите кнопку .

На третьем шаге вы можете выбрать порядок сортировки записей, например в алфавитном порядке по названию клиентов. Для этого нажмите в поле 1 стрелку вниз и щелкните на имени Название (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Задание порядка сортировки

Кнопка сортировки рядом с полем1. показывает предлагаемый по умолчанию возрастающий порядок (А-Я). Если необходимо установить убывающий порядок (Я-А), нажмите на кнопку сортировки. Для перехода к следующему шагу нажмите кнопку .

Рис. 7.5. Выбор макета для отчета

На четвертом шаге мастера предлагается выбрать макет отчета. Макет по умолчанию (табличный, книжная ориентация) подходит для этого отчета (рис. 7.5).

На пятом шаге работы мастера выберите стиль отчета, который влияет на шрифт его элементов. Вы можете представить, как выглядит отчет с использованием данного стиля, щелкнув по имени стиля и просмотрев появившейся образец в левой части окна. Выберите Строгий стиль (рис. 7.6) и нажмите кнопку .

Рис. 7.6. Выбор стиля отчета

На последнем шаге мастера задайте имя отчета. Имейте в виду, что это название появится не только в заголовке окна отчета, но и будет вверху напечатанного отчета. Назовите отчет Телефоны клиентов и нажмите кнопку . Мастер создаст отчет, представленный на рисунке 7.7.

Рис. 7.7. Табличный отчет, созданный с помощью Мастера

Теперь необходимо дополнить созданный отчет полем, в котором будет выводиться порядковая нумерация. Для этого необходимо переключить созданный отчет в режим Конструктора, нажав на панели инструментов кнопку Вид. Отчет в режиме конструктора будет выглядеть так, как показано на рисунке 7.8.

Необходимо перед полем Название добавить свободное текстовое поле, в котором будет выводиться порядковая нумерация.

Для этого сначала следует сместить вправо имеющиеся поля отчета. Удерживая нажатой правую кнопку мыши, выделите прямоугольную область, включающую надписи в верхнем колонтитуле, и поля в области данных.

Рис. 7.8. Отчет в режиме конструктора

Наведите указатель мыши на выделенные поля (указатель превратится в – стилизованное изображение руки) и переместите выделенныеэлементы вправо, освобождая место для поля вывода нумерации по порядку.

НаПанели элементов нажмите кнопку Поле и щелкните на освободившемся месте в области данных отчета – появится новое текстовое поле и его надпись. Щелкните Надпись и выполните команду ПравкаВырезать. Затем щелкните по области Верхний колонтитул и выполните команду ПравкаВставить. Разместите Надпись в области Верхний колонтитул так, как показано на рисунке 7.9.

Рис. 7.9. Редактирование размещения свободного элемента

Измените Надпись свободного текстового поля Поле13 на «№ п/п».

Щелкните правой кнопкой в текстовом поле Поле13 и выберите Свойства в появившемся меню. Перейдите на вкладку Данные и введите в поле Данные выражение =1. В поле Сумма с накоплением выберите из раскрывающегося списка значение Для всего. Окно свойств показано на рисунке 7.10.

Рис. 7.10. Задание свойств для свободного элемента

Закройте окно свойств, сохраните и закройте отчет Телефоны клиентов. Теперь при просмотре отчет будет выглядеть так, как показано на рисунке 7.11.

Рис. 7.11. Отчет с добавленной порядковой нумерацией