5.3.2. Итоговые запросы

Предположим, вам необходимо знать выручку от реализации за один месяц, например за январь 1997 г. Вы можете получить эти данные из таблиц Заказы и Заказано учебной базы Борей.

На вкладке Запросы щелкните дважды на ярлычке Создание запроса в режиме конструктора и добавьте таблицы Заказы и Заказано в появившееся окно запроса (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Задание вычисляемого поля

Добавьте в бланк запроса из таблицы Заказы поле ДатаРазмещения, щелкнув на нем дважды мышью. В строке Сортировка установите По возрастанию. В строке Условие отбора введите: Between 01.01.97 And 31.01.97.

Для подсчета выручки необходимо ввести вычисляемое поле, в котором будет вычислено произведение значений, содержащихся в полях Количество и Цена таблицы Заказано. Вычисляемое поле можно ввести сразу в бланке запроса. Для этого в строку Поле первого пустого столбца в бланке запроса справа от столбца ДатаРазмещения введите:

Сумма:Цена*Количество

Отметьте флажком вывод на экран вычисляемого поля, а также установите Свойства: денежный формат и 2 десятичных знака после запятой.

Если имена полей введены правильно, Access преобразует автоматически введенное выражение к следующему виду:

Сумма: [Цена]*[Количество]

Окно запроса будет выглядеть, как показано на рисунке 5.9.

Переключитесь в режим таблицы . Ваша выборка будет выглядеть, как изображено на рисунке 5.10.

Рис. 5.10. Результат запроса на выборку с вычисляемым полем

Для того чтобы получить общую сумму за каждый день, вам необходимо сгруппировать заказы по дням. Переключитесь в окно конструктора и нажмите на кнопку Групповые операции, расположенную на панели инструментов.

В бланке запроса под строкой Имя таблицы появится новая строка – Группировка. Щелкните в ячейке Группировка столбца Сумма, а затем на появившейся стрелке вниз.

Выберите в раскрывшемся списке функцию Sum. Окно конструктора запроса должно выглядеть так, как показано на рисунке 5.11.

Рис. 5.11. Задание групповых операций в бланке запроса

Переключитесь в режим таблицы . Ваша выборка будет выглядеть так, как показано на рисунке 5.12. Закройте запрос и сохраните его.

Рис. 5.12. Результат выполнения запроса с групповыми операциями

5.3.3. Сводные таблицы7

Предположим, вы хотите узнать, на какую сумму каждый сотрудник фирмы за каждый месяц в течение первого квартала 1997 г., оформил заказы.

В нашем примере понадобятся фамилии сотрудников из таблицы Сотрудники, ДатаРазмещения из таблицы Заказы и вычисляемое поле Сумма, посчитанное как произведение полей Количество и Цена из таблицы Заказано.

В окне базы данных выберите и нажмите кнопку Создать в режиме конструктора.

Рис. 5.13. Подготовка таблицы

В окне диалога Добавление таблицы на вкладке Таблицы дважды щелкните Сотрудники, Заказы и Заказано и нажмите кнопку .

Добавьте поля в строку Поле в бланке запроса:

• дважды щелкните на поле Фамилия в таблице Сотрудники;

• дважды щелкните на полеДатаРазмещения в таблице Заказы;

• в пустой ячейке бланка запроса справа от столбца ДатаРазмещения введите вычисляемое поле Сумма:Цена*Количество

Щелкните на стрелке на кнопке Вид и выберите в раскрывающемся списке элементСводная таблица. На экране появится окно с макетом сводной таблицы с четырьмя областями:

• самая верхняя горизонтальная полоса называется областью фильтра, здесь будут находиться поля, по которым вы сможете фильтровать данные;

• вторая горизонтальная полоса – прообраз заголовков столбцов таблицы;

• вертикальная полоса слева будет содержать заголовки строк;

• средняя большая область – область данных, будет содержать собственно данные.

Справа вы должны увидеть отдельное окно – Список полей сводной таблицы с перечнем полей запроса. Для отображения окна Список полей сводной таблицы нажмите на панели инструментов кнопку Поля.

Рис. 5.14. Макет сводной таблицы

В верхней части диалогового окна Access появилась специальная панель инструментов Сводные таблицы с кнопками выполнения действий со сводной таблицей, с которыми мы познакомимся по мере освоения этих действий.

Сначала определим строки таблицы. Найдите в списке полей запроса в окне Список полей сводной таблицы поле ФИО и перетащите его мышью в область заголовков строк – вертикальную область у левого края формы. В этой области появится столбец ФИО со списком всех сотрудников фирмы.

Рис. 5.15. Определение строк сводной таблицы

Определим столбцы таблицы. Найдите в списке полей запроса в окне Список полей сводной таблицы поле Дата размещения по месяцам и перетащите его в область заголовков столбцов. Появится три столбца, которые будут содержать сгруппированные по годам данные и один столбец итоговый по строке (рис. 5.16).

Рис. 5.16. Определение строк сводной таблицы

Строки и столбцы определены, нужно установить, что будет отображаться в самой таблице. Найдите в списке полей запроса в окне Список полей сводной таблицы поле Сумма и переместите в центральную область (область данных).

Рис. 5.17. Сводная таблица для запроса продажи

В этой таблице не хватает итоговых значений. Щелкните на заголовке любого столбца с надписью Сумма. Все столбцы, кроме последнего, итогового, окажутся выделенными. Нажмите на панели инструментов кнопку Автовычисления и выберите в раскрывающемся списке функцию Сумма.

Появится по одной дополнительной строке для каждого сотрудника, в которой будут суммироваться данные по всем Сотрудникам, и в итоговом столбце – итоговая сумма по всем продажам за все годы по каждому сотруднику. Теперь в таблице одновременно отображаются и детальные и итоговые данные. Для этого на панели инструментов нажмите кнопку Скрыть подробности. Итоговая таблица представлена на рисунке 5.18.

Рис. 5.18. Сводная таблица – итоговые данные