7.3.4. Подотчет в отчете

По аналогии с составными формами, содержащими подчиненные формы, можно предположить, что составные отчеты тоже используются для печати данных таблиц, связанных отношением «один-ко-многим». Однако это не совсем так. Основное достоинство подчиненных отчетов в том, что с их помощью можно разместить на странице отчета самую разнообразную информацию в удобной форме, чего невозможно добиться, если прямо создать сложный запрос, включив в него данные многих таблиц. Например, главный отчет может представлять собой контейнер, в который включаются один или несколько подчиненных отчетов из несвязанных таблиц. В этом случае главный отчет может содержать только надписи и вычисляемые элементы, а не базироваться на какой-либо таблице.

Иногда итоговые данные в документе требуется представить в виде отдельной таблицы наряду с детальными данными. В этом случае группировки записей с итоговыми данными недостаточно, нужно создать подчиненный отчет, который выведет итоговые данные в требуемом виде.

Только при использовании подчиненных отчетов можно создать группы, которые содержат две и более группы данных, т.е. отчеты Access допускают два уровня вложенности подчиненных отчетов.

Создайте составной отчет на базе таблиц Поставщики и Товары и отобразите в нем товары, поставки которых ожидаются в скором времени. Здесь Главный отчет базируется на таблице Поставщики, а для подчиненного необходимо создать запрос. Бланк этого запроса в режиме конструктора представлен на рисунке 7.18.

Рис. 7.18. Бланк запроса-источника для подчиненного отчета

Создайте запрос самостоятельно и назовите его Поставки.

Создайте главный отчет с помощью мастера, выбрав для отчета из таблицы Поставщики поля Название, ОбращатьсяК и Телефон. Задайте порядок сортировки по полю Название, макет отчета – Табличный, стиль – Деловой. На последнем шаге задайте имя отчета Поставщики и установите переключатель Изменить макет отчета. Отчет откроется в режиме конструктора (рис. 7.19).

Рис. 7.19. Главный отчет в режиме конструктора

Удалите все элементы управления из раздела Верхний колонтитул и уменьшите его высоту до 0.

Выделите все элементы в разделе Область данных, увеличьте для них размер шрифта до 12 и сделайте его полужирным. Подгоните высоту элементов под новый размер шрифта двойным щелчком на нижней границе элементов. Переместите нижнюю границу области данных так, чтобы в ней можно было поместить подчиненный отчет (рис. 7.20).

Рис. 7.20. Добавление подчиненного отчета в область данных

Для создания подчиненного отчета выберите на панели элементов управления Подчиненная форма/Отчет и, поместив указатель в раздел Область данных ниже полей, содержащих данные о поставщике, очертите им прямоугольную область для подчиненного запроса (кнопка мастера элементов должна быть нажата).

В первом диалоговом окне мастера выберите переключатель Использовать имеющиеся таблицы и запросы (рис. 7.21)

Рис. 7.21. Задание источника для подчиненного отчета

Нажмите кнопку . Во втором диалогом окне нужно определить, какие поля требуется включить в подчиненный отчет. При этом поля в общем случае можно выбирать из нескольких таблиц и запросов. В данном случае нужно в полеТаблицы/Запросы выбрать в списке запрос Поставки, а затем включить в отчет все поля запроса, поместив поле КодПоставщика последним (рис. 7.22). Нажмите кнопку .

Рис. 7.22. Выбор полей для подчиненного отчета

В следующем окне мастера нужно определить поля связи между главным и подчиненным отчетами. Поскольку связи у нас определены по всем правилам, мастер самостоятельно определяет эти поля, поэтому нужно просто принять предложенное по умолчанию значение в списке (рис. 7.23) и перейти к следующему шагу.

Рис. 7.23. Определение полей связи между отчетами

На последнем шаге указывается имя отчета «подчиненный отчет Поставки» и нажимается кнопка . Поле подчиненный отчет создается в главном отчете.

Выделите присоединенную к этому полю надпись и удалите ее. Выделите само поле подчиненный отчет и найдите в окне Свойства свойство Тип границы и установите значение для этого свойства Сплошная.

Удалите из подчиненного отчета поле КодПоставщика и заголовок соответствующего столбца. Протестируйте отчет и убедитесь, что он работает правильно (рис. 7.24).

Рис. 7.24. Отчет по поставкам

Отчет должен содержать: тему и цель работы, задание к работе с подробным описанием действий, необходимых для выполнения каждого пункта задания и распечатку созданных отчетов.