Изменение структуры сводной таблицы

Преимущество использования сводных таблиц заключается в простоте трансформации. Простым перетаскиванием полей из области в область можно получать разные виды таблиц, меняя местами столбцы и строки, фильтры и столбцы, добавляя и удаляя поля любой области. При этом вы будете получать различные виды представления данных, что и обеспечит всесторонний анализ.

Фильтрация

Получившаяся таблица – двумерная, т.к. показывает данные в двух разрезах: ФИО сотрудников и время (годы). Можно добавить еще одно измерение, например, посмотреть продажу в разрезе получателей заказов.

Для того чтобы добавить поле Получатель в окно Список полей, вернитесь в окно Конструктора запросов (нажмите кнопку Вид).

В окне бланка конструктора запросов из таблицы Заказы добавьте поле НазваниеПолучателя и вернитесь в режим Сводная Таблица.

Найдите в списке полей запроса в окне Список полей сводной таблицы поле НазваниеПолучателя и переместите его в область фильтра – в самый верх таблицы, в область, которая пока не определена. Теперь вы можете просматривать и анализировать продажи по получателям. Для этого нужно научиться фильтровать данные в сводной таблице. Начнем с фильтрации данных по получателям. По умолчанию в таблице отображаются данные сразу по всем получателям. Щелкните по стрелке справа от названия фильтра Получатель.

Появится окно со списком всех получателей, которым были отгружены товары. Слева в каждой строке стоит флажок.

Сбросьте флажок Все в первой строке, после чего будут сброшены все флажки. Установите флажок только у одного получателя, например Blondel pere et fils, и нажмите кнопку . Данные в сводной таблице изменятся, а под наименованием фильтра появилось имя выбранного получателя.

Рис. 5.19. Установка фильтра в сводной таблице

Окно со списком получателей позволяет сделать множественный выбор, то есть выбрать сразу несколько получателей. Так, чтобы добавить еще одного получателя, например Bon app', снова щелкните по стрелке справа от названия фильтра Получатели и в появившемся окне со списком всех получателей установите флажок у Bon app' и нажмите .

Хотя верхняя область таблицы называется областью фильтров, фильтры можно устанавливать не только описанным способом. Вы могли заметить, что стрелки рядом с названиями находятся и в области заголовка строк, и в области заголовков столбцов.

Щелкните на стрелке справа от заголовка столбца Фамилии. Появится окно, аналогичное использовавшемуся в предыдущем примере. Сбросьте все флажки и установите их заново только у тех сотрудников, которых вы хотите видеть в таблице.

Данные сводной таблице сортируются как и в Excel. Сейчас они отсортированы по сотрудникам, но если выделить область данных таблицы (щелкнув по заголовку Сумма “Сумма”), а затем щелкнуть кнопку или, таблица будет отсортирована по объемам продаж.

Другой способ фильтрации данных в таблице – по первому столбцу. Сначала удалите все установленные фильтры, нажав на панели инструментов кнопку Автофильтр. Затем выделите столбец Сотрудники, щелкнув на его заголовке. На панели инструментов нажмите кнопку Показать верхние и нижние элементы. Затем выберите в списке элемент Показать только верхний элемент и далее 5. В результате будут отобраны только пять сотрудников с наибольшим значением в столбце общие итоги. В заголовке столбца ФИО появился значок фильтра.

Рис. 5.20. Установка фильтра по максимальному объему продаж