Типы данных и задание связей в базе данных

Для создания таблицы в Access следует описать ее структуру в режиме конструктора. Из представленной на рисунке 2.4 таблицы Поставщики (в режиме конструктора) видно, что описание каждого поля включает:

• Имя поля.

• Тип данных поля.

• Словесное описание.

• Свойства поля (в частности, размер и формат поля, маску ввода для упорядочивания заполнения поля, начальное значение, условие на вводимые значения, сообщения об ошибке при нарушении наложенного условия, индексированное или ключевое поле и т.д.

Поля в таблицах могут принадлежать к одному из следующих десяти типов, приведенных в таблице3.1.

Таблица3.1

Типы данных, обрабатываемых в Access [8, с. 45]

Тип данных	Применение
1	2
Текстовый	Для записи текста длиной до 255 символов
Поле МЕМО	Это поле примечания, текст длиной до 65 535 символов
Числовой	Для записи чисел одного из следующих форматов: короткое целое размером 1 байт, диапазон хранимых значений от –128 до +127; целое, 2 байта, диапазон от –32768 до +32767; длинное целое, 4 байта, диапазон от –2147483648 до +2147483647; с плавающей точкой, 4 байта; длинное с плавающей точкой, 8 байт
Дата/Время	Поля для записи 100 до 9999 года, 8 байт
Денежный	Числовые значения с точностью до 15 знаков целой части и 4 знака в дробной, 8 байт
Счетчик	Последовательно возрастающие на +1 значения, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи
Логический	Содержит одно из двух значений типа Да/Нет, Вкл/Выкл, Истина/Ложь
Окончание табл. 3.1
1	2
Поле объекта OLE	Для присоединенных объектов (рисунков, звука, электронных таблиц и т.д.)
Гиперссылка	Адрес ссылки (путь) на документ или файл, находящийся в WWW, интрасети, LAN или на локальном компьютере
Мастер подстановок	Создается поле, которое позволяет выбрать значение из другой таблицы или списка значений, 4 байта

При описании полей следует придерживаться следующих рекомендаций:

• если имя состоит из двух или более строк, то следует его записывать слитно, сделав первые буквы заглавными, например дата поставки заменить на ДатаПоставки и т.д.;

• при установке типа данных свойства поля устанавливаются автоматически; любое изменение свойств следует проводить осмысленно;

• следует сразу установить маску ввода, обеспечивающую соответствие текстовых данных и дат определенному формату, а также заданному типу значений, вводимую в каждую позицию. Например, для поля Фамилия требуется, чтобы первая буква была заглавной. Подробнее о масках смотрите в приложении 2.

• установите поля подстановки, используя Мастер подстановок – это облегчит потом работу с настройкой связей между таблицами в схеме данных. Подробнее о типах связей смотри в приложении 1.

После создания всех таблиц базы данных следует задать Схему данных, т.е. связи между таблицами. Схема данных обеспечивает ссылочную целостность базы. Процесс создания связей таблиц состоит из двух частей: добавления таблиц в схему данных и собственно установление связей.

Для добавления таблиц в схему данных следует, находясь в главном окне базы данных Access, нажать кнопку Схема данных на Панели инструментов.

Если при создании таблиц вы воспользовались Мастером подстановок, то перед вами откроется окно Схема данных со связанными таблицами. Вам осталось лишь добавить в готовую схему недостающие таблицы и установить параметры связи.

Для добавления таблицы следует нажать кнопку Добавление таблиц и в появившемся окне выбрать и добавить таблицу.

Установка связи между полями двух таблиц предполагает следующие действия:

1. Если таблицы не связаны между собой:

• щелкните по связываемому полю одной таблицы и «перетащите» его на связываемое поле другой таблицы;

• в появившемся окне установите параметры связи, в частности флажок «Обеспечение целостности данных»; после нажатия кнопки Создать связь будет создана и отображена на схеме данных.

2. Если у связанных между собой таблиц не установлены параметры связи, следует дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на связи и в появившемся окне Связи отметить флажком «Обеспечение целостности данных» и нажать ОК.

После создания связей таблицы можно заполнять данными и выполнять простые операции, используя следующие кнопки на Панели инструментов:

• сортировку по возрастанию или убыванию значений поля;

• фильтрацию, т.е. отбор данных, в частности можно выделять значения и применять фильтр, изменить и удалить фильтр;

• поиск значений в выделенном поле.

Данный режим работы с таблицами обеспечивает простой просмотр, отбор и анализ данных. Для разработки же законченной информационной системы потребуется создать еще множество других необходимых объектов.