Глава 2

АНАЛИЗ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Сущность и роль анализа. Особенности анализа в управленческой деятельности. Методы анализа. Анализ и эффективность управления Сущность и роль анализа

В современном обществе возникает острая конкурентная борь­ба между производителями, продавцами и покупателями товаров, а также между отдельными политическими группировками, вы­ражающими свои интересы. Успех или поражение одной из кон­курирующих сторон в современной обстановке предопределяют­ся соотношением их коллективного интеллекта, качеством инфор­мации и эффективностью управления.

Чтобы победить в противоборстве умов, нужно хорошо знать и правильно прогнозировать развитие социально-экономической обстановки, понимать интересы людей, трезво оценивать преиму­щества и слабые стороны всех конкурирующих сторон. Кратко эти требования можно сформулировать следующим образом: ус­пех прямо пропорционален степени познания.

Отсюда следует, что целенаправленно воздействовать на глу­бинные причинно-следственные связи в системе управляемого объекта можно, только зная механизм его функционирования, движущие силы и трудности развития.

Для решения таких задач в управлении используется анализ - особый вид умственной, познавательной деятельности руководи­телей и специалистов.

Анализ - необходимая и исходная предпосылка принятия обо­снованного решения и последующих действий по его выполнению.

Особенности анализа в управленческой деятельности

Аналитическая деятельность руководителей и специалистов в государственной службе имеет ряд особенностей по сравнению с другими сферами управления. Прежде всего следует отметить, что она сориентирована на выполнение основной функции государ­ственных органов - создание наиболее благоприятных условий для жизнедеятельности населения данного региона или всей страны в целом. Поэтому главная задача аналитической деятельности ра­ботников государственной службы состоит в том, чтобы искать и находить дополнительные источники для удовлетворения раз­нообразных потребностей населения данной территории, а так­же следить за тем, чтобы имеющиеся ресурсы использовались с наибольшей социальной отдачей.

Поскольку достигнуть заметных социальных результатов без существенных финансовых и материальных затрат практически невозможно, органы государственной службы призваны прово­дить долгосрочную политику, рассчитанную на повышение эко­номической и финансовой эффективности предприятий реально­го сектора и коммерческих фирм, занятых в сфере услуг. Это те корни, которые реально обеспечивают решение социальных про­блем. Бесспорно, социальная эффективность является конечным показателем полезных результатов деятельности государствен­ной службы. В этом смысле ей следует отдать приоритет. Однако наличие финансовых и материальных ресурсов является необхо­димой предпосылкой решения большинства социальных вопро­сов. В этой связи экономическую эффективность работы произ­водственного сектора следует считать исходным показателем для оценки деятельности государственной службы.

Такой вывод в полной мере относится к региональным и мес­тным органам власти. На них в последние годы возложили ос­новную ответственность за развитие народного образования, здравоохранения, культуры, коммунального хозяйства и др., но соответствующих финансовых ресурсов не предоставили. Поэто­му на местах постоянно возникают напряженные ситуации и кон­фликты. К сожалению, в обозримой перспективе (ближайшие 5 10 лет) не приходится рассчитывать на то, что помощь из центра 70 заметно возрастет. Деньги нужно искать в собственном регионе с помощью хорошо поставленного учета и анализа финансовых и денежных потоков.

Другая особенность аналитической деятельности в органах государственной службы состоит в том, что она исследует объект как целостность, состоящую из многих взаимодействующих друг с другом частей и подразделений. Все они объединены в общую систему единой целью, а также прямыми и обратными связями, по которым постоянно проходят информационные и регулирую­щие сигналы. В зависимости от характера и результатов воздей­ствия одних элементов системы на другие их группируют на при­чины и следствия. В конкретной ситуации причина и следствие, прямая и обратная связь могут меняться местами, что в свою оче­редь влияет на те или иные изменения во всей системе. Задача анализа состоит в том, чтобы раскрыть структуру управляемого объекта, его частей и взаимосвязей в постоянном движении и из­менении. Так, постоянного внимания требуют к себе соотноше­ние роста средней зарплаты и производительности труда, про­порции доходной и расходной частей бюджета, показатели рен­табельности и ликвидности, среднего уровня доходов отдельных категорий населения и прожиточного минимума и др.

Третья особенность аналитической деятельности государ­ственной службы состоит в том, что в процессе анализа необхо­димо постоянно отслеживать взаимодействие противоречивых общегосударственных, местных, групповых и личных интересов, своевременно вскрывать назревающие конфликты и факторы, которые их вызывают. Это очень сложный и вместе с тем весьма важный аспект социального анализа. Он позволяет на ранней ста­дии предупредить о вспышке массового недовольства населения, вызванной конкретными причинами, и заранее принять меры, чтобы развязать узел противоречий до того, как он затянется до предела и его придется разрубать.

Методы анализа

Особенности конкретной аналитической деятельности пре­допределяют специфику методов ее осуществления. Так, целост­ную характеристику состояния и изменения социально-экономи­ческой обстановки в регионе можно получить относительно быс­тро и просто методом сопоставления его основных макроэкономи­ческих параметров:

• во времени - сравнивается сегодняшнее положение с про­шлым периодом и прогнозом на будущее;

• с параметрами соседних регионов, находящихся примерно в равном положении по ресурсам и природным условиям;

• со средними, выравненными показателями в масштабе всей страны;

• с параметрами зарубежных государств;

• с лучшими показателями отдельных регионов и стран.

Метод сопоставления позволяет с небольшими затратами труда

и времени получить довольно объективную количественную и ка­чественную характеристику данного региона: насколько близко он держится к среднему уровню или ниже (выше) его; по каким показа­телям отстает от соседних и наиболее развитых регионов. Времен­ные ряды позволяют судить о динамике развития, структурных сдви­гах и др. Например, резкое падение продолжительности жизни, рост смертности (в том числе детской и лиц трудоспособного возраста) в обобщающем виде свидетельствуют о снижении качества жизни в стране, а значит, и социальной эффективности.

Американские специалисты считают, что уровень безработи­цы не должен выходить за рамки 3-7% от общего числа экономи­чески активного населения. Если эта доля ниже 3%, то рынок труда "перегрет", а если выше 7%, то социальная напряженность в сфе­ре занятости достигает верхнего предела. В России этот показа­тель в 1996 г. превысил 9%, что кратко, но достаточно полно ха­рактеризует возникшую потенциальную опасность на новом эта­пе общественных отношений.

Метод сопоставления, безусловно, имеет ряд преимуществ благодаря своей простоте и наглядности. Однако обобщающих оценок достигнутого уровня и скорости (темпов) развития недо­статочно, чтобы ответить на вопрос: почему тот или иной регион имеет более высокие или, наоборот, низкие макроэкономические параметры по сравнению, скажем, со средними показателями? Для управления важно выявить причинно-следственные связи, то есть определить, каким образом складывается именно такая, а не иная ситуация, какие обстоятельства повлияли на конкретные итоги за определенный период, когда один регион вырывается вперед, а дру­гой, находящийся примерно в таких же условиях, отстает.

Чтобы наиболее полно ответить на подобные вопросы, ис­пользуется факторный анализ, в ходе которого выявляются, клас­сифицируются по качеству и оцениваются количественно причи­ны, повлиявшие на тот или иной конечный результат в течение определенного времени. Структуру таких факторов сначала обо­сновывают теоретически, а конкретные параметры просчитыва­ют с помощью экономико-математических моделей.

Как уже отмечалось, исходным фактором, который в наиболь­шей степени определяет качество жизни, объем и структуру потреб­ления населения, выступает экономика: производство материальных и нематериальных благ, в том числе различных услуг. Поэтому фак­торный анализ целесообразно начать с изучения ситуации, сложив­шейся в производстве. За период с 1990 по 1996 г. объем валового внутреннего продукта (ВВП) России сократился примерно в 2 раза. Закономерно, что и реальное потребление населения за тот же пери­од снижалось примерно с такой же скоростью. Некоторое отстава­ние потребления от отрицательной динамики производства объяс­няется тем, что в истекшие годы происходил интенсивный процесс "проедания" основных фондов, которые были накоплены предыду­щими поколениями. Следует учитывать также, что "теневая" эко­номика присваивает примерно 40-50% произведенного ВВП. По­этому средств для инвестиций не хватает, в доходную часть бюдже­тов не поступают десятки триллионов рублей, растет задолженность по заработной плате, а более 30 млн человек по-настоящему бед­ствуют - живут ниже уровня прожиточного минимума.

Из факторного анализа ситуации в стране следует, в частно­сти, что преодолеть кризис и создать действительно социально ориентированный рынок возможно, только восстановив и рас­ширив производство, в том числе и, пожалуй, в первую очередь сельское хозяйство. Для этого потребуется уже в ближайшие годы в 3-5 раз увеличить объем производственных инвестиций.

Анализ и эффективность управления

При разработке долгосрочной стратегии следует учитывать, что главным фактором будущего экономического и социально­го подъема может быть только рост эффективности управления, инвестиций и производства.

Сама эффективность в этих трех ключевых сферах в свою оче­редь зависит от действия следующих факторов:

• качества кадров, включая такие его компоненты, как уро­вень профессионализма работников (т.е. объем полученных тео­ретических знаний, накопленного опыта, практических знаний, умения творчески применять знания и опыт в повседневной жиз­ни), общая культура, коллективная и индивидуальная система ценностей и жизненных установок, вытекающее из них отноше­ние к себе, к окружающим людям, к делу, к деньгам, к природе и т.д.;

• масштаба и прочности соединения достижений науки и твор­ческой мысли (научных открытий, изобретений, патентов, лицен­зий, других форм новых идей и концепций) с производством, стро­ительством, управлением и образованием;

• создания во многом нового, более квалифицированного и действенного хозяйственного и управленческого механизма;

• формирования и воспитания рассчитанной на условия XXI в. новой системы национальных идей, целей и ценностей, а также мотивации жизни и трудовой деятельности.

Эффективность выражается в соотношении полученных по­лезных результатов и объема использованных ресурсов, в том чис­ле финансовых (как частный, но широко распространенный слу­чай - текущих издержек). Общая формула эффективности:

Полезные результаты

Э =

Использованные ресурсы

Социальная эффективность отличается от экономической прежде всего спецификой числителя: здесь используются показа­тели, с разных сторон характеризующие изменение качества жиз­ни людей, - показатели смертности и рождаемости, реальных до­ходов населения, количества студентов и т.д. Для оценки эконо­мической эффективности в числителе используются показатели ВВП, т.е. добавленной стоимости во всех отраслях народного хозяйства, включая стоимость амортизации основных фондов, прибыли (чистого дохода) на уровне предприятия, фирмы, реги­она. Прибыль как обобщающий показатель качественных и ко- 74 личественных изменений в производственной и коммерческой деятельности имеет многие преимущества: в ней отражаются ди­намика объемов производства, повышение качества, лучшее ис­пользование производственных фондов, экономия сырья и энер­гоносителей, соотношение роста производительности труда и средней зарплаты и др.

Вместе с тем прибыль включает в себя и доход, полученный за счет искусственного повышения цен. Поэтому ее анализ должен быть факторным, с четким выделением источников роста и сни­жения.

Повысить эффективность можно двумя способами: увеличи­вая полезные результаты опережающими темпами по сравнению с ростом затрат и экономя ресурсы (снижая издержки). В про­шлом главный упор делался на снижении издержек. Магистраль­ный путь на будущее - улучшение качественных параметров выпускаемых товаров и услуг (повышение их потребительской ценности и тем самым верхнего предела рыночной цены) за счет материализации успехов науки и других достижений человечес­кой мысли.

Могут использоваться различные формулы оценки экономичес­кой эффективности, например:

ВВП Пр чд

э = э = , э = ,

' С + ЕнФ ' ² С + ЕнФ ' ' С + Енф'

гдеЭ,,Э₂, Э₃— экономическая эффективность;

ВВП — внутренний валовой продукт региона или страны, т.е. сумма добавленной стоимости, включая амортизацию, во всех отраслях народного хозяйства;

Пр — прибыль;

ЧД — чистый доход;

С — себестоимость продукции за год;

Ен — норматив эффективности основных фондов (капитала), увязанный со ставкой банковского кредита в твердой ва­люте;

Ф — основные фонды.

Числитель первой формулы выражает в денежной форме сум­му валовой прибыли и других валовых доходов, полученных в процессе производства и реализации материальных благ и услуг.

Числитель второй и третьей формулы — это прибыль или чи­стый доход. Третья формула отличается от второй тем, что часть денежных доходов реализуется или поступает со стороны, минуя форму прибыли.

Среди ключевых показателей хозяйственного анализа одно из важных мест занимает показатель эффективности инвестиций. При этом в народном хозяйстве, регионах, фирмах и на предпри­ятиях в качестве экономического результата используются дан­ные о приросте ВВП, чистого дохода и прибыли в расчете на год:

ОБЩИЙ 1

и 1

ПРЕДИСЛОВИЕ 3