50. Трудовий процес і його раціоналізація. Організація відбору, підготовка підвищення кваліфікації документознавців

Трудовий процес — це матеріально і технічно обумовлений, організований процес прикладання людиною розумових та фізичних зусиль для одержання корисного результату, процес перетворення наявних ресурсів в потрібні (суспільно корисні) цінності та блага, що здійснюється і керується людиною.Трудові процеси розрізняються за такими ознаками: за характером предмета і продукту праці, за функціями працівників, за мірою механізації праці, за мірою тяжкості і шкідливості умов праці та ін.

За характером предмета і продукту праці розрізняють матеріально-енергетичні та інформаційні трудові процеси. Матеріально-енергетичні трудові процеси характерні для робітників, оскільки предметом та продуктом праці для них є матеріальні речі (сировина, матеріали, деталі, машини тощо) або енергія. Для працівників розумової праці (спеціалістів, керівників, технічних виконавців) характерні інформаційні трудові процеси, в яких основним предметом і продуктом праці є інформація.За функціями трудові процеси класифікуються відповідно до функціонального поділу праці між різними категоріями працівників підприємства залежно від характеру виконуваних ними функцій і участі у виробничому процесі на: а) трудові процеси робітників, технічних виконавців, спеціалістів, керівників; б) основні трудові процеси (що безпосередньо виробляють основну продукцію) і допоміжні (які створюють необхідні умови для ефективного здійснення основних).

Ефективність будь-якого трудового процесу, більша або менша економія матеріальних і трудових витрат, значною мірою якість продукції і послуг залежать від прийомів і методів праці, що застосовуються на підприємстві. Тому для підтримання організації праці на належному рівні велике значення має виявлення і використання раціональних прийомів та методів праці, вивчення передового досвіду, його науковий аналіз і узагальнення, розробка і проектування оптимальних способів виконання виробничих завдань.

Прийоми і методи праці слід вважати раціональними, якщо їх застосування дає ефективні результати праці (її високу продуктивність) при забезпеченні високої якості продукції, дотриманні вимог щодо правил використання обладнання, норм витрат матеріалів та енергії, інтенсивності праці виконавців.

Неодмінною ознакою сьогодення є виконання значного обсягу технічних та логічних операцій зі створення та використання документованої інформації. Спеціалісти державних і комерційних підприємств, установ, організацій при використанні та аналізі документованої інформації зустрічаються з проблемами, що перешкоджають ефективній діяльності, а саме: низький рівень класифікації і кодування документів, їх стандартизації та уніфікації, нераціональні способи складання, обробки та зберігання документів. Визначенні недоліки організації документообігу дають змогу виокремити такі основні напрями (етапи) його вдосконалення: організація системи та процесів керування документації; організація повного і точного документування діяльності підприємства, впровадження уніфікованих систем управлінської документації; організація раціональної робот

Підвищення кваліфікації (розширення профілю)- це набуття здібностей виконувати додаткові завдання та обов’язки в межах спеціальності; це процес удосконалювання теоретичних знань і практичних навичок з метою підвищення професійної майстерності працівників, освоєння нової техніки і технології, орієнтації праці та управління. Підвищувати кваліфікацію необхідно не менше 1 разу на 5 років. Питання підвищення кваліфікації працюючих в діловодних службах повинні вирішуватись за рахунок організації відповідних курсів, тренінгів, інформаційно-консультативних та науково-практичних семінарів. Курси підвищення кваліфікації як коротко-так і довготермінові для працівників канцелярій та загальних відділів своїх підвідомчих підприємств мусять регулярно проводити відомства і міністерства. Перепідготовка документознавців з отриманням диплому про другу вищу освіту може здійснюватись ВНЗ відповідного рівня акредитації(напр., КНУКіМ,ДАКККіМ) як самостійно, так і через державні служби зайнятості для осіб, які тимчасово не працюють.