Формализация

Мы уже несколько раз упоминали о формализации. В этом разделе будет детально определена точная природа этого важного аспекта организационной структуры. Также будут разобраны предпосылки и результаты формализации. Кроме того, мы проанализируем реакции людей на степень формализации. Формализация часто является ключевой структурной переменной для членов организации, потому что поведение личности во многом определяется степенью формализации. Количество индивидуальных свободных поступков обратно пропорционально количеству обязательных предписаний организации.

Формализация - это не просто абстрактная идея. Фактически степень формализации организации отражает перспективную политику управленческого персонала по отношению к ее членам. Если ее члены считаются способными выносить справедливые суждения и осуществлять самоконтроль, формализация будет низкой; если же их считают неспособными к принятию собственных решений и требуется много правил, чтобы руководить их действиями, тогда формализациябудет высокой. Формализация означает контроль организации над отдельными людьми (Clegg and Dunkerley, 1980) и помимо структурной компоненты имеет этический и политический смысл.

Введение в контекст обсуждения индивидуума не означает отход от анализа на уровне организации. Формализация имеет важные следствия для организации и ее подразделений в отношении таких процессов, как коммуникации и инновации. Правила и процедуры, предназначенные для преодоления чрезвычайных ситуаций, с которыми сталкивается организация, являются частью того, что называется формализацией. Набор правил и процедур может быть различным. Режим и трудовая дисциплина часто бывают совершенно разными в сношениях между организациями и внутри них в зависимости оттого, насколько этот момент формально специфицирован. На верхнем конце шкалы формализации находятся организации, в которых люди должны быть за своими столами или на рабочих местах ровно в 8.00, а в случае малейшего опоздания их "штрафуют", по крайней мере, на получасовую зарплату. На другом конце шкалы находятся организации, у которых нет правил относительно времени пребывания в офисе. Они требуют от членов только четкого исполнения работ. Это характерно для многих академических институтов и организаций, члены которых, работая дома, используют "дистанционное присутствие", например с помощью компьютеров.

Формализация может быть полезна для индивидуумов тем, что формализованные процедуры организуют людей, помогая выполнять свою работу. В то же время она и принудительна, поскольку людей вынуждают подстраиваться под определенные правила (AdIer and Borys, 1996). Так или иначе, идея формализации не является нейтральной.

Максимальная формализация

Правила и процедуры могут варьироваться от исключительно строгих до крайне неопределенных. Эти вариации проявляются во всем диапазоне поведения, охваченного организационными правилами. Примером высокоформализованной процедуры является сборочная линия, где конвейер всегда движется в одном и том же направлении и над определенной деталью выполняется всегда одна и та же работа. Также и в офисе: типовые письма обрабатываются одинаково, и на стандартные запросы существуют стандартные ответы. Большая часть телемаркетинга также является высокоформализованной, поскольку телеторговец работает по сценарию, от которого не может отклониться.