Тема 7 Организационная деятельность как основная функция менеджмента План темы:

1. Концепция основной функции «Организация».

2. Делегирование полномочий, их классификация.

3. Понятие централизации и децентрализации.

4. Сущность организационной структуры управления. Факторы, влияющие на формирование организационных структур. Единоначалие. Норма управляемости.

5. Классификация организационных структур в управлении.

6. Принципы проектирования организационных структур управления.

1. Концепция функции организации

Необходимость организационных взаимоотношений обусловлена следующими аспектами:

Во-первых, для достижения своих целей люди вынуждены объединяться;

во-вторых, любая совместная деятельность будет эффективной, если для каждого члена любого коллектива определено, что он должен делать, за что несет ответственность и кто контролирует его деятельность.

Ответ на эти вопросы определяет организационную роль члена любого коллектива. Совокупность и взаимосвязи организационных ролей и образуют организационную структуру предприятия.

В организационной деятельности выделяют три основных направления:

1) определение норм управляемости, т.е. того количества работников, которым эффективно будет управлять руководитель;

2) установление взаимоотношений, полномочий и ответственности, которые связывают руководителей разных уровней и их подчиненных;

3) формирование организационной структуры предприятия, т.е. его деление на подразделения и установление функциональных связей между ними.

2.Сущность делегирования полномочий

Юридическое оформление вступления в должность присваивает человеку статус должностного лица, наделенного определенными полномочиями.

Должностные полномочия - это совокупность официально предоставленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах организации.

Конечно же, самым большим количеством полномочий (и ответственности) обладает руководитель. Но ни один руководитель не сможет самостоятельно выполнить весь объем работы подразделения. Именно поэтому для эффективного решения задач ему необходимо делегировать часть обязанностей (а, соответственно, и полномочий) своим подчиненным.

Зачем нужно делегирование?

Для разгрузки руководителя от выполнения мелких задач. При этом высвобождается время для решения приоритетных задач, для управления коллективом, для повышения управленческой квалификации и т. д.

Для развития подчиненных. Дополнительная ответственность стимулирует к приобретению новых знаний и умений, обеспечивает взаимозаменяемость сотрудников, позволяет обогащать профессиональную деятельность подчиненных, расширяя круг их функциональных обязанностей.

Для стимулирования сотрудников. Передача полномочий, возложение ответственности, привлечение к участию в управлении вызывает у подчиненного гордость, повышает самооценку, что, в свою очередь, благоприятно сказывается на результатах труда. Кроме того, работник может найти нестандартный, эффективный подход к решению задачи (что немаловажно).

Для улучшения межличностных отношений в коллективе. Делегирование полномочий укрепляет взаимное доверие между руководителем и подчиненными, повышает профессиональную активность всего подразделения, лояльность персонала к компании, укрепляет корпоративные связи.

Всегда делегируются:

- задачи, требующие узкой специализации;

- сбор информации и данных;

- подготовительные, организационные мероприятия;

- рутинные, ежедневные обязанности.

Никогда не делегируются:

- стратегические задачи;

- долгосрочное планирование;

- оценка эффективности;

- решения о поощрениях и взысканиях;

- особо важные, срочные, конфиденциальные вопросы.

Правила делегирования

Прежде, чем делегировать полномочия, ответьте на вопросы: «Зачем? Кому? Каким образом? Какие выгоды это принесет? Какие могут возникнуть сложности и препятствия?»

1. Делегируя ответственность за выполнение задания, не забудьте делегировать полномочия для его выполнения.

2. Обеспечьте право доступа подчиненных к необходимым ресурсам.

3. Осуществляйте общее руководство и контроль выполнения задания.

4. Делегируйте всегда, когда для этого есть возможность.

5. Вовлекайте в процесс делегирования максимальное количество сотрудников.

6. Поощряйте инициативу подчиненных брать на себя ответственность за выполнение задания.

Классификация полномочий:

Линейные полномочия — это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным.

Линейные полномочия предоставляют руководителю установленную власть для направления своих прямых подчиненных на достижение поставленных целей.

Руководитель, обладающий линейными полномочиями, имеет право принимать определенные решения и действовать в определенных вопросах без согласования с другими руководителями в пределах, которые установлены организацией, законом или обычаем.

Например, директор завода, обладающий линейными полномочиями по распоряжению ресурсами, может использовать средства завода на покупку любого товара путем простого распоряжения бухгалтеру произвести платеж. Он имеет право принимать решения, каких работников следует принять на работу, какой оклад должен устанавливаться для каждой должности.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления в организации. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Поскольку в иерархически построенных организациях полномочия распоряжаться людьми обычно передаются посредством скалярного процесса, результирующая иерархия называется скалярной цепью, или цепью команд. Наглядный пример цепи команд -— иерархия в армии.

Типы аппаратов (штабов)

В связи с изменчивостью внешней среды концепция штаба была расширена, модифицирована и перенесена в различные организации. В настоящее время существует множество типов административных аппаратов — штабов и вариантов штабных полномочий.

Административный, т. е. штабной аппарат, выполняет множество функций. Обычно штабной аппарат классифицируют по двум или трем основным типам с учетом этих функций: