2.1.4. Пути повышения эффективности материально-технического обеспечения

Деятельность тыловой службы раскрывается в нормативных актах и методических рекомендациях тыловой службы МЧС с учетом передового опыта и новых технологий.

В мировой практике выделяются следующие основные направления повышения эффективности материально-технического обеспечения:

1. Изменение концептуальных принципов деятельности организации, связанное с высокой динамичностью внешней среды, смещение акцентов с управления использованием отдельных природных ресурсов к организации динамических деловых процессов. Переход на процессно-ориентированный подход к организации деятельности, управление деловыми процессами и всеобщее управление качеством (business-process management-BMP, total quality management-TQM) [58–65]

2. Акцент на логистический подход в управлении снабжением и запасами, создание логических систем управления потоками [67–69]. Переход от управления отдельными закупками к управлению интегрированными цепочками поставок (integrated supply chain management (ISCM)) [70–72]

3. Внедрение стандарта планирования потребностей в материалах (MRP) Manufacturing Resource Planning) и концепции корпоративного планирования (MRP II Manufacturing Resource Planning), в деятельности производственных организаций [73].

4. Активную интеграцию открытых информационных технологий, в том числе таких, как системы управления ресурсами предприятиями (enterprise resource planning – ERP), системы электронных закупок (e-procurement – EP) .

Совокупность подходов и методов, перечисленных выше, образуют некоторое поле решений для рационализации процесса материально-технического обеспечения.

Популярность различных концепций процессового управления, таких как: функционально-стоимостной анализ (active-based costing), всеобщее управление качеством (total quality management) [74], реинжениринг деловых процессов (business-process reengineering) [63] есть реализация принципов самоорганизации, в ужесточившихся условиях конкурентной борьбы на корпоративном рынке.

Переплетение различных структур и необходимость тесно взаимодействовать со сторонними организациями в условиях ликвидации ЧС обуславливает трансформацию организационных структур службы тыла МЧС и ориентацию ее подсистем на деловые процессы. Процессному подходу к деятельности организации посвящено множество литературы, в том числе отечественных авторов [75–76]. Рассмотрение организации как набора процессов рассматривалось также в работах С. Л. Оптнера [77] и Дж. Форрестера [78].

При процессном подходе под деятельностью понимают набор работ, удовлетворяющий условиям и ограничениям определенной задачи и сообразующийся с поставленными целями.

Понятие «процесса деятельности» было определено Т. Давенпортом и Шортом [65] как «набор логически связанных задач, выполняемых, с целью достижения определенного делового выхода (результата)». В терминах ISO 9000:2000: «Процесс – совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая «входы» в «выходы». Деловой процесс реализуется для получения делового результата или выхода, имеющего ценность при ликвидации ЧС либо ощутимо влияющего на боеготовность подразделений.

Деятельность может состоять из деловых процессов или может сама являться законченным деловым процессом. Процесс деятельности связанный с поддержкой основного производственного процесса, или с производством услуг, в зарубежной практике часто определяется как поток работ (workflow) [79–80], процесс обслуживания, или административный процесс.

Процессный подход определяет логику организационной деятельности и является концептуальным способом организации работ и распределения ресурсов. Реализация данной концепции может происходить в различных конкретных ЧС с привлечением различных ресурсов.

Основная цель делового процесса организация деятельности. На основании этой цели, организации будут стремиться к достижению дополнительных целей в исполнении и управлении собственной деятельностью.

Обычно дополнительные цели определены четырьмя основными параметрами – стоимостью, качеством, временем и гибкостью (адаптивностью).

Деловой процесс закупки продукции для нужд МЧС – есть совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности системы материально-технического обеспечения, поставщиков и подразделений, потребителей, преобразующая оформление потребности конечных потребителей, в доставленную продукцию к конечным местам потребления товаров, работ и услуг, обеспечиваемые за счет средств федерального (регионального, местного) бюджетов и внебюджетных источников финансирования.

С точки зрения процессного подхода система материально-технического обеспечения представляет собой сложную активную систему, состоящую из определенного количества элементов, связанных определенным количеством взаимоотношений (организующих некоторое количество сетей), реализующих конечное число деловых процессов для удовлетворения нужд структурных подразделений МЧС России и собственных нужд. Деятельность данного класса формальных организаций регламентируется нормативными правилами.

Для поддержания делового процесса необходимы ресурсы, под которыми понимается класс сущностей, предназначенных для реализации делового процесса. Ресурсы как экземпляры класса обладают собственными атрибутами, такими как количество, стоимость, цикл использования.

Научным обоснованием и разработкой повышения эффективности процесса закупки в организациях различной формы собственности, как одной из подсистем логистической системы, занимается прикладная наука- логистика. Теоретической базой логистики, как науки является общая теория организации, которая, в свою очередь является самостоятельным элементом общей теории систем [81].

Как и другие методы прикладной математики (исследование операций, математическая оптимизация, сетевые модели и т. д.), логистика постепенно стала переходить из военной области в сферу бизнеса и более широкую сферу государственного управления.

Всю совокупность определений логистики обычно делят на две группы:

хозяйственная деятельность, заключающаяся в управлении материальными потоками в сферах производства и обращения;

междисциплинарное научное направление, непосредственно связанное с поисками новых возможностей повышения эффективности материальных потоков.

Существует различное выделение потоков в экономической деятельности любой организации [81]. Так, Форрестер выделяет пять потоков: поток финансовых ресурсов, приказов, материалов, оборудования, персонала, связанных единой информационной сетью.

Вопросам управления потоком работ в отечественной науке уделено недостаточно внимания. За рубежом разработкой методов проектирования и управления системами класса workflow (WfMS – Workflow Management System) (управление потоком работ) занимаются на достаточно высоком научном уровне [82].

Основными целями систем класса workflow является поддержка выполнения, регистрация и контроль за исполнением основного делового процесса. На практике WfMS предназначены для информационного мониторинга и управления ресурсами организации и направлены на оптимальное размещение существующих ресурсов в процессе деятельности организации. С точки зрения существующих информационных технологий, WfMS может быть интегрирована с корпоративными базами данных и системами документооборота, учета и отчетности. Системы WfMS не предназначены для выполнения определенных частей или всего основного делового процесса. Основная цель WfMS – поддержка основного процесса за счет оптимизации использования информации о нем.

Преимущества WfMS

Оптимизация основного процесса - использование автоматизированной WfMS позволяет более быстро и эффективнее реализовать основной процесс, за счет достаточных знаний о нем.

Адаптивность основного процесса – позволяет в более короткое время перестраивать основной процесс с учетом потребностей клиентов и под влиянием внешней среды.

Системы поддержки документооборота и системы визуального отображения усиливают эффект от внедрения WfMS.

На основе логистического подхода к управлению закупочным процессом и с учетом активного развития WfMS наиболее современным является управление закупочным процессом как управление интегрированными цепями поставки [83].

Литература по управлению цепями поставок (SCM) предлагает различные определения данного процесса. В [84] SCM определяется как управление системой состоящей из элементов снабжения, производства, дистрибуции, торговли и потребителей, в которой материальный поток движется в одну сторону от снабжения к потребителям, а информационный поток в обе стороны (рис. 47).

Цепь поставки тоже определяется как сеть, состоящая из элементов – средств обслуживания и методов распределения, которая существует для обеспечения производства ресурсами, преобразования ресурсов в полуфабрикаты и изделия и распространения конечного продукта. В зависимости от условий и рынков, на которых работает организация, соответственно некоторые элементы цепи поставок могут отсутствовать. Так, например, в случае с логической системой снабжения федеральной противопожарной службы (ФПС) в целом продукцией, техникой и т.д. могут отсутствовать следующие звенья цепи снабжения: производство (ПТЦ не учитывается), торговля. Переход организации на концепцию цепей поставок является реализацией процессной парадигмы в управлении.

Рис.47. Интегрированная цепь поставок

Интегрированное управление цепями поставок ISCM является процессно-ориентированным подходом к снабжению, производству, и поставки продукции и услуг. Цепи снабжения включают в себя большое количество элементов. Управление цепями поставок происходит через управление различными видами потоков.

С точки зрения мультиагентных информационных систем, сеть цепи поставок есть сеть автономных и полуавтономных деловых сущностей объединенных различными видами потоков в различных процессах и деятельности, которые производят выход для конкретного клиента (для МЧС направленные на предотвращение, спасение и помощь в ЧС в кратчайшие временные промежутки).

Одной из причин развития перечисленных выше концепций, технологий и методов является растущая роль информационных технологий в каждой сфере деятельности.

Технология дает возможность работать по-новому, следовательно, порождает новый подход к организации деятельности. Автоматизация некоторой функции в рамках организации означает, что впредь эта функция не будет выполнена вручную, хотя сама по себе функция остается. Однако если деятельность требует радикального и творческого изменения, часто для этого нужно использовать новые технологии, а не просто проводить автоматизацию. В этом отношении технология играет роль движущей силы преобразования деятельности, выдвигая вперед такие методы работы. Одной из важнейших технологий, используемых при поддержке закупочного процесса, является технология «электронного обмена данными» (Electronic Data Interchange – EDI) [84].

Системы электронного обмена данными позволяют нескольким пользователям работать с одной и той же информацией, хранящейся в базе данных. Наиболее радикальным вариантом преобразования деятельности организаций является размещение производственных графиков посредством открытых информационных технологий в рамках открытых баз данных и подключение к ней поставщиков (например, из реестра поставщиков на конкурсной основе). Поставщики могут просмотреть этот график и отгрузить нужную продукцию, так что клиенту не нужно даже оформлять заказ, что уменьшает транзакционные издержки.

Для системы МЧС такой подход позволил бы сократить время поставки продукции и время на перевод денежных средств.

Активное развитие в настоящее время имеет такой класс информационных технологий, как экспертные системы. Ключевая роль экспертных систем в реорганизации деятельности состоит в том, что они позволяют неспециалистам и специалистам широкого профиля заменить собой экспертов и узких специалистов, уменьшая тем самым количество людей, занятых в процессе, тем самым снижая число задержек и ошибок, возникающих в ходе взаимодействия между людьми. Не менее важное значение имеют сетевые (коммуникационные) технологии, позволяющие организовать единое информационное пространство организации, позволяющее членам организации использовать распределенный информационный ресурс, не покидая рабочего места.

Описанные технологии дают возможность децентрализации без потери преимуществ централизованного контроля. Решения относительно материально-технического обеспечения можно принимать на местном уровне, не упуская при этом выгод от централизованного снабжения, таких как оптовые поставки и скидки.

Важным моментом является развитие прикладных информационных систем по областям управления. Главным требованием при их разработке является необходимость совмещения индивидуальных предпочтений подразделений и оперативных служб МЧС, с учетом возложенных на них задач, с эффективным распределением ресурсов и системой планирования.

На основе концепций управления приведенных технологий создаются законченные программные продукты – корпоративные информационные системы (АИС ГИМС, АИС ГПН и т. д.).

Особый интерес, с точки зрения предметной области – организации процесса материально-технического обеспечения МЧС России, занимают система управления ресурсами предприятий (Enterprise Resource Planning- ERP) и системы электронных закупок (e-procurement- EP) [68, 73, 85]

ERP-системы представляют собой интегрированные системы обработки бизнес - транзакций и выдачи отчетов, ориентированные на бизнес процессы. Данный класс информационных систем предназначен для управления организационными ресурсами (людьми, процессами, технологиями). ERP-системы формируют логику процессов в среде тесно связанных между собой подразделений и позволяют персоналу организаций эффективно взаимодействовать друг с другом. Основным преимуществом внедрения систем класса ERP для МТО МЧС России является возможность внедрения с «чистого лица» в связи с отсутствием «унаследованных систем». Использование ERP-систем позволяет связать деятельность с единой последовательностью операций, что позволяет использовать стандартные шаблоны для ввода информации о транзакциях.

ERP-системы предназначены для интеграции внутренних бизнес-процессов, стандартные модули данного класса систем не предназначены для создания сквозных логистических бизнес-процессов. Использование ERP-систем в качестве одного из модулей концептуальной логистической информационной системы необходимо использовать специальные модули для связывания ERP с цепью поставок.

Одним из модулей является модуль электронных закупок (e-procurement – EP или система электронных закупок – СЭЗ).

Данная технология тесно связана с электронной коммерцией, технологической базой которой являются сетевые технологии (например электронный обмен данными)

Сегодня данная технология успешно развивается и реализуется на уровне внутрикорпоративных сетей и на уровне Интернет (Internet EDI с виртуальными частными сетями (VPN)).