Тема 11. Організація офісу туристичного підприємства

11.1. Вимоги до місцезнаходження офісу турпідприємства.

11.2. Організація зони прийому відвідувачів.

11.3. Структурна організація робочих зон туристичного офісу.

11.1. Вимоги до місцезнаходження офісу турпідприємства

Згідно Ліцензійних умов провадження туристичної діяльності в Україні (незважаючи на відміну ліцензування турагентської діяльності, ліцензійні умови ніхто не відміняв) є загальні вимоги до офісу туристичних підприємств. Проте, на першому етапі базовим фактором можна вважати розташування офісу. Бажано, щоб це було людне місце, перший поверх будинку, приміщення вітринного типу. Пояснюється це тим, що клієнт, який подзвонив по рекламному оголошенню й побажав відправитися в подорож, навряд чи буде шукати у завулках спального району туристичне підприємство. Швидше за все, він зайде в іншу компанію яка буде на його шляху, розташовану в будинку першої лінії.

Наявність вивіски є обов’язковим і здатне збільшити клієнтський потік на 20-30%. При цьому найменування підприємства на вивісці має збігатися зі статутними документами, за наявності логотипу – розміщується і він.

При вході в приміщення офісу повинна бути розміщена інформація про режим його роботи.

У випадку планового закриття офісу (ремонт, санітарна обробка, зміна місцезнаходження, призупинення туристичної діяльності тощо) необхідно не пізніше чим за 5 днів вивісити відповідну об'яву при вході в офіс, а також у цей же строк сповістити про це споживачів туристичних послуг, з якими укладені договори про надання туристичних послуг.

У приміщенні офісу на видному для туриста місці повинні бути розміщені наступні документи:

- копія ліцензії органа ліцензування;

- копія свідчення про реєстрації;

- відомості про співробітників (прізвище, ім'я, по батькові керівника (директори), його заступника, головного бухгалтера, менеджерів);

- книга відкликань і пропозицій громадян;

- Ліцензійні умови;

- перелік номерів телефонів суб'єкта туристичної діяльності;

- інформація про тарифи й умови обслуговування туристів за рубежем, рекламні, інформаційні, довідкові матеріали (буклети готелів, інших місць розміщення, розклад рухів і тарифи на перевезення різними видами транспорту).

Оптимальна площа для знову створеної туристичної фірми може бути від 70 до 100 кв. м. Дана площа повинна включати:

зал для обслуговування туристів (необхідно передбачити мінімум 3 робочі місця: як правило, для секретаря, що відповідає на дзвінки, і двох менеджерів по напрямках),

кімнату для переговорів,

кабінет для директора й головного бухгалтера,

службове приміщення (для готування сподіваючись, кава, там же можуть перебувати холодильник і необхідний інвентар для функціонування офісу),

санвузол.

Для нормального функціонування суб'єкта туристичної діяльності необхідно обладнати офісне приміщення комп'ютерної й оргтехнікою, меблями.

11.2. Організація зони прийому відвідувачів

Будь-яка людина, потрапляючи в офіс, починає з огляду його внутрішнього оздоблення. Відповідність інтер'єра завданням фірми особливо важливо для туристичного агентства. Навіть просто приходячи за консультацією, клієнт настроюється на майбутній відпочинок. Тому обробка приміщення турфірми повинна викликати в нього асоціації з відпусткою й набудовувати на позитивні емоції.

При цьому бажано щоб оформлення фасаду офісу і його внутрішній дизайн були з ідентифікацією бренда туристичної компанії.

Створення офісу компанії починається з організації зони рецепції (вхідної зони). Грамотна організація розміщення рецепції у вхідній зоні, споконвічно впливає на партнерів і відвідувачів компанії, а також надає інформацію про статус компанії, про стиль роботи або навіть про моделі поводження на ринку.

Традиційно, приймальня ділиться на дві частини – стійку рецепції й зону очікування. За стійкою працюють секретарі, які зустрічають відвідувачів, відповідають на дзвінки, приймають кореспонденцію й т.п. Тому, на думку дизайнерів по інтер'єру, класичний й єдино вірний, спосіб розміщення стійки рецепції – особою до основного входу. До того ж, таке розташування дозволяє функціонально відокремити приймальню від офісної частини. Виключення становлять зовсім невеликі офіси, де стійку можна розташувати боком до входу (у тому випадку, якщо розміри приміщення не дозволяють розташувати неї інакше). Крім того, приймальня повинна бути зручна для спілкування співробітників компанії з відвідувачами. Як правило, вона максимально наближена до внутрішніх приміщень офісу й до переговірних закритого типу.

Внутрішній простір рецепції являє собою звичайне робоче місце й містить у собі класичний набір елементів: робочий стіл, викатну тумбу, приставний стіл. Сучасні тенденції розвитку ергономіки робочого місця диктують нові умови оснащення робочого місця секретаря, усе більше застосовуються убудовані розетки, підвісні полки, підставки під системний блок і т.п. При виборі стійки потрібно звернути увагу на ширину робочої стільниці, деякі з них розраховані на вузький жидкокристалічнй монітор і не підійдуть для звичайного монітора.

Не можна забувати, що рецепція - це "короткий зміст" того, що бачить відвідувач, просуваючись углиб офісу. Організацію зони рецепції необхідно витримати в єдиному дизайнерському стилі й співвіднести із загальним стилем офісу: класика, ганьбив-тік або авангард, що зустріли відвідувачів у приймальні, повинні залишатися незмінними в кабінетах співробітників компанії. Сучасні колекції оперативних меблів і меблів кабінетів керівників, як правило, містять у собі й модулі для рецепції. Це значно спрощує завдання оформлення всього офісу в єдиному стилі. Ідеальним варіантом є оформлення стійки рецепції в корпоративних кольорах компанії, бажано, щоб вони ж з'являлися й в обробці стін або підлоги, а також у навколишньому декорі – шторах (жалюзі), світильниках. У зоні рецепції прийнято розміщати логотип компанії - на стіні за стійкою. Акцентувати увагу на логотипі можна за допомогою підсвічування.

Не менш важливе питання - оформлення "зони очікування". Захаращувати простір не бажано, у приймальні для відвідувачів досить поставити зручні м'які меблі й кілька крісел для очікування. При цьому, не можна забувати й про те, що м'які меблі, призначені для комфортного відпочинку, навряд чи підійдуть для тривалого очікування.