1.3. Види, призначення та класифікація документів

Документ — це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Документи класифікують за видами діяльності, походженням, місцем складання, найменуванням, складністю відображених у них питань, термінами виконання і зберігання, ступенем ав­тентичності, технікою створення, способом фіксації інформації та низкою інших ознак.

Усі документи за відображуваними в них видами діяльності поділяються на дві групи.

Перша група — це документи із за­гальних і адміністративних питань, тобто питань управління виробничою діяльністю організації. Ці документи складають працівники практично всіх структурних підрозділів організації.

Друга група — це документи за функціями управління. Такі документи складають працівники відділів планування, праці та заробітної плати, постачання, збуту, бухгалтерії та інших функ­ціональних підрозділів.

За походженням документи поділяються на службові, особисті та документи особового походження.

Службовий документ — це документ, який створила або отримала установа (чи інший суб'єкт господарювання) в процесі діяльності.

Особовий документ — це документ, що посвідчує особу власника, його права, обов'язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і (або) інші відомості про нього.

Документ особового походження — документ, створений фізичною особою поза службовою діяльністю або який міститься в її приватному зібранні.

За місцем складання документи поділяються на вну­трішні (що їх складають та використовують в самій організації) і зовнішні, тобто вхідні документи, що надійшли до органі­зації, і вихідні документи, які надсилають іншій юридичній або фізичній особі.

За найменуванням виділяють декілька десятків видів і різновидів документів. Видами документів є, наприклад, акти, відомості, договори, інструкції, накази, протоколи, службові листи тощо. Існують різновиди таких документів, як акт (акт приймання-передавання, дефектний акт та ін.); відома також безліч різновидів інструкцій, договорів тощо.

За ступенем складності відображених у них питань до­кументи бувають прості, що містять інформацію з одного питан­ня, і складні, що містять інформацію щодо декількох питань.

За термінами виконання документи бувають:

• термінові, які виконують у терміни, установлені зако­ном, відповідним правовим актом, а також документи з поміткою «Терміново»;

• нетермінові (звичайні), які виконують у терміни, визна­чені керівництвом організації.

За строками зберігання — документи постійного зберігання та документи тимчасового зберігання – це документи зі встановленим строком зберігання, після закінчення якого їх можна знищити. З документів тимчасового зберігання, у свою чергу, виділяють документи до 10 років зберігання (включ­но) і понад 10 років.

За ступенем справжності розрізняють:

чернетку (попередня редакція документа);

оригінал — примірник службового документа, що першим набуває юридичної сили;

копію — документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак. У свою чергу, може бути незасвідчена копія (копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили) і засвідчена копія (копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу).

Іноді для роботи потрібна не копія з оригіналу, а виписка з того чи іншого його розділу. В діловодстві така виписка має назву «витяг».

Витяг (зі службового документа) — це засвідчена копія частини тексту службового документа. При оформленні витягу необхідно зазначати, з якого документа він зроблений.

У разі втрати власником оригіналу документа йому може бути видано відповідним органом або організацією дублікат документа.

Дублікат оригіналу — повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкод­женого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

За технікою створення документи бувають рукописні, друковані.

За способом фіксації інформації розрізняють:

текстовий документ, зміст якого — мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування;

графічний документ — зображувальний документ, зміст якого зафіксовано у вигляді малюнка або кресленика лініями, штрихами, світлотінню;

аудіовізуальний документ — документ, зміст якого пода­но у вигляді зображення та (або) запису звуку, для фіксування і (або) від запису звуку, для фіксування і (або) відтворювання яких застосовують відповідну апаратуру;

відеодокумент — документ, зміст якого зафіксовано засо­бами відеозаписування;

кінодокумент — документ, зміст якого зафіксовано за до­помогою кінематографічних засобів і подано у вигляді послідовно розташованих фотографічних зображень;

фотодокумент — документ, зміст якого зафіксовано за допомогою фотографічних засобів у вигляді окремих фотозображень;

фонодокумент — документ, зміст якого зафіксовано будь-якою системою звукозаписування;

електронний документ — документ, який створюють і ви­користовують тільки в межах комп'ютерної системи.